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TeamBusinessDocs

Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessDocs-Umgebung des Kunden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Dokumentenmanagement-Plattform, den verwendeten Funktionen, Benutzern, Speichergrößen, E-Rechnungsverarbeitung und Besonderheiten der Kundenumgebung.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Updates, Erweiterungen und Fehlerbehebungen.

Plattformübersicht

Feld Wert
Plattform TeamBusinessDocs
Status Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn  
Kundenserver  
Plattformbasis Paperless-ngx
Gebuchter Speicher  

Erreichbarkeit

Dienst URL
TeamBusinessDocs  
E-Rechnungs-XML  
Statusmonitor  

Beispiel

Dienst URL
TeamBusinessDocs https://docs.kundendomain.de
E-Rechnungs-XML über TeamBusinessDocs
Statusmonitor https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor

Benutzer

Feld Wert
Benutzeranzahl  
Aktive Benutzer  
Administratorkonten  
Technischer Administrator IT-Systeme Glaser

Benutzergruppen und Berechtigungen

Gruppe / Benutzer Berechtigung Beschreibung
     
     
     

Beispiel

Gruppe / Benutzer Berechtigung Beschreibung
Geschäftsführung Lesen / Bearbeiten Zugriff auf Geschäftsunterlagen
Buchhaltung Lesen / Bearbeiten Zugriff auf Rechnungen
Mitarbeiter Lesen / Bearbeiten Allgemeine Dokumente
ITSG-Admin Administration Technische Administration

Speicher

Feld Wert
Gesamtvolumen  
Belegt  
Frei  
Erweiterungen  

Beispiel

Feld Wert
Gesamtvolumen 100 GB
Belegt 25 GB
Frei 75 GB
Erweiterungen Storage Add-On

Dokumentenimport

Bitte markieren:

☐ Weboberfläche
☐ Importordner
☐ TeamBusinessCloud / Nextcloud
☐ E-Mail-Import
☐ Sonstiger Import

Feld Wert
Importordner  
Nextcloud-Anbindung Aktiv / Inaktiv
E-Mail-Import Aktiv / Inaktiv
Import getestet Ja / Nein
Letzter Funktionstest  

OCR und Volltextsuche

Feld Wert
OCR aktiv Ja / Nein
OCR Deutsch Ja / Nein
OCR Englisch Ja / Nein
Volltextsuche aktiv Ja / Nein
Funktionstest durchgeführt Ja / Nein
Letzter Funktionstest  

Dokumenttypen

Dokumenttyp Verwendung Automatische Zuordnung
Rechnung Rechnungen E-Rechnungsverarbeitung
     
     

Tags

Tag Verwendung Automatisch
E-Rechnung Factur-X-/ZUGFeRD-Rechnung Ja
     
     

E-Rechnungsverarbeitung

Feld Wert
E-Rechnungsverarbeitung aktiv Ja / Nein
Factur-X-Erkennung Ja / Nein
ZUGFeRD-Erkennung Ja / Nein
Post-Consume aktiv Ja / Nein
XML-Viewer aktiv Ja / Nein
Rechnungsanhänge Ja / Nein
Positivtest durchgeführt Ja / Nein
Negativtest durchgeführt Ja / Nein
Letzte Prüfung  

E-Rechnungsfelder

Feld Aktiv
Rechnungsnummer Ja / Nein
Rechnungsdatum Ja / Nein
Nettobetrag Ja / Nein
Steuerbetrag Ja / Nein
Bruttobetrag Ja / Nein
E-Rechnungs-XML Ja / Nein
E-Rechnungs-Anhänge Ja / Nein

TeamBusinessCloud-Anbindung

Feld Wert
TeamBusinessCloud vorhanden Ja / Nein
Anbindung aktiv Ja / Nein
Importordner  
Zielordner nach Verarbeitung  
Letzte Prüfung  

E-Mail-Anbindung

Feld Wert
E-Mail-Import aktiv Ja / Nein
Postfach  
Anhänge importieren Ja / Nein
Letzte Prüfung  
Besonderheiten  

Backup

Feld Wert
Backup vorhanden Ja / Nein
Lösung Terra Cloud Backup
Sicherungsintervall täglich
Aufbewahrung 30 täglich + 12 monatlich
Letzte Kontrolle  
Letzter erfolgreicher Lauf  
Restore getestet Ja / Nein

Die ausführliche Backup-Konfiguration wird auf der Seite Backup dokumentiert.

Monitoring

Feld Wert
Monitoring aktiv Ja / Nein
HTTPS-Überwachung Ja / Nein
Speicherüberwachung Ja / Nein
Statusseite vorhanden Ja / Nein
Letzte Kontrolle  

Softwarestand

Diese Tabelle würde ich unbedingt aufnehmen. Damit kannst du nach jedem Update sofort sehen, welchen Stand die Kundeninstanz hat.

Komponente Version Letztes Update Bemerkung
Ubuntu Server      
Docker Engine      
Docker Compose      
Paperless-ngx      
PostgreSQL      
Valkey      
Tika      
Gotenberg      
Caddy      
XML-Viewer ITSG    
E-Rechnungs-Parser ITSG    

Bei deiner aktuellen Referenzinstallation wäre beispielsweise Paperless-ngx 5.2.16. Bei der Kundenvorlage würde ich die Versionsfelder aber leer lassen, damit du immer den tatsächlichen Kundenstand einträgst.

Update- und Wartungsprotokoll

Das würde ich ebenfalls fest auf jeder TeamBusinessDocs-Kundenseite vorsehen.

Datum Komponente Alt Neu Tätigkeit / Änderung Ergebnis Durchgeführt von
             
             
             

Beispiel

Datum Komponente Alt Neu Tätigkeit / Änderung Ergebnis Durchgeführt von
01.10.2026 Paperless-ngx 5.x.x 5.x.x Update durchgeführt Erfolgreich David Glaser
01.10.2026 E-Rechnung – – Positiv- und Negativtest Erfolgreich David Glaser

Damit kannst du später sehr schnell nachvollziehen: Wann wurde aktualisiert? Was wurde aktualisiert? Von welcher auf welche Version? Wurde danach getestet?

Funktionsprüfung nach Update

Prüfung Ergebnis Datum
TeamBusinessDocs erreichbar OK / Fehler  
Anmeldung möglich OK / Fehler  
Dokumentenupload OK / Fehler  
OCR OK / Fehler  
Volltextsuche OK / Fehler  
E-Rechnung erkannt OK / Fehler  
Custom Fields gesetzt OK / Fehler  
XML-Viewer OK / Fehler  
Rechnungsanhänge OK / Fehler  
Normales PDF ohne Fehlklassifizierung OK / Fehler  
Backup OK / Fehler  
Monitoring OK / Fehler  

Das finde ich für TeamBusinessDocs besonders wichtig, weil ein Update von Paperless durchaus funktionieren kann, während beispielsweise Post-Consume oder die E-Rechnungsverarbeitung anschließend ein Problem hat.

Bekannte Besonderheiten

Datum Bereich Beschreibung
     
     

Beispiele:

  • kundenspezifische Dokumenttypen
  • spezielle Workflows
  • besondere Berechtigungen
  • Nextcloud-Anbindung
  • E-Mail-Import
  • individuelle E-Rechnungsverarbeitung

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.

Organisation: [Kundenname]
Kategorie: TeamBusinessDocs

Zugangsdaten, Kennwörter, API-Token und andere Geheimnisse werden nicht direkt in dieser Dokumentation gespeichert.

Dokumentationsverweise

→ TeamBusinessCloud
→ TeamBusinessMail
→ Benutzer
→ Backup
→ Monitoring
→ Externe Zugänge

Letzte Prüfung

Feld Wert
Datum  
Durchgeführt von David Glaser
Ergebnis  
Nächste Prüfung  

Dokumentenstatus

Feld Wert
Erstellt am  
Zuletzt aktualisiert  
Aktualisiert durch  
Dokumentationsstand Aktuell / Prüfung erforderlich

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Für jede TeamBusinessDocs-Umgebung sollten mindestens URL, Benutzer, Berechtigungen, Speichergröße, Dokumenttypen, Importwege und E-Rechnungsverarbeitung dokumentiert werden.

Besonders wichtig ist die Dokumentation des Softwarestands. Nach Updates von Paperless-ngx oder den abhängigen Komponenten sollte zusätzlich eine Funktionsprüfung durchgeführt werden.

Änderungen an Versionen, Dokumenttypen, Tags, Custom Fields, Importwegen, E-Rechnungsverarbeitung oder Berechtigungen sollten im Update- und Wartungsprotokoll dokumentiert werden.


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