FRANZI Management Dieses Buch dient als zentrale Dokumentation des jeweiligen Kunden. Es dokumentiert die Infrastruktur, Ansprechpartner, Systeme, Cloud-Dienste, Netzwerke, Verträge, Zugänge, Backups und Besonderheiten des Kunden. Ziel ist die schnelle Verfügbarkeit aller relevanten Informationen für Support, Wartung, Störungsbehebung und Weiterentwicklung der Kundenumgebung. Kapitel 1 – Kundenübersicht Allgemeine Kundendaten Diese Seite enthält die wichtigsten Stammdaten des Kunden und dient als zentrale Übersicht für Support, Wartung, Planung und Verwaltung. Sie soll einen schnellen Überblick über den Kunden, die betreuten Systeme und die organisatorischen Rahmenbedingungen ermöglichen. Unternehmensdaten Feld Wert Firmenname Kundennummer Branche Rechtsform Mitarbeiter Arbeitsplätze Kunde seit Anschrift Feld Wert Straße PLZ Ort Bundesland Land Kontaktdaten Feld Wert Telefon E-Mail Webseite Öffnungszeiten Tag Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Vertragsinformationen Feld Wert Vertragsbeginn SLA Paket Vertragsstatus Aktiv / Inaktiv Kündigungsfrist Wartungsfenster Notfallkontakte Ansprechpartner Kunde Feld Wert Name Funktion Mobilnummer E-Mail Stellvertretung Feld Wert Name Funktion Mobilnummer E-Mail Priorisierung Feld Wert Kundenpriorität A / B / C Kritische Systeme Notfallbetrieb erforderlich Ja / Nein Betreute Lösungen Bitte markieren: ☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Terra Cloud Backup☐ Monitoring☐ WatchGuard Firewall☐ UniFi Netzwerk☐ VPN☐ NAS☐ Server☐ Arbeitsplatz-SLA Standorte Hauptstandort Feld Wert Bezeichnung Adresse Arbeitsplätze Außenstellen Standort Beschreibung IT-Systeme Glaser Betreuung Feld Wert Zuständiger Techniker David Glaser Letzte Dokumentationsprüfung Letzte Wartung Letzte Recovery-Prüfung Wichtige Hinweise Besonderheiten des Kunden:---Wichtige Anwendungen:---Besondere Anforderungen:--- Verweise → Ansprechpartner→ Verträge / SLA→ Netzwerk→ Cloud & Dienste→ Backup→ Monitoring→ Besonderheiten Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite sollte bei jeder Kundenumgebung vollständig ausgefüllt werden und als erste Anlaufstelle für Support, Wartung und Störungen dienen. Änderungen an Ansprechpartnern, Verträgen oder Standorten sind unmittelbar nach Bekanntwerden zu aktualisieren. Ansprechpartner Diese Seite dokumentiert alle relevanten Ansprechpartner des Kunden sowie externe Dienstleister und wichtige Kontakte. Sie dient als zentrale Kontaktübersicht für Support, Wartung, Störungen und Projekte. Hauptansprechpartner Geschäftsführung Feld Wert Name   Funktion Geschäftsführung Telefon   Mobil   E-Mail   IT-Ansprechpartner Feld Wert Name   Funktion IT-Verantwortlicher Telefon   Mobil   E-Mail   Stellvertretung Feld Wert Name   Funktion Stellvertretung Telefon   Mobil   E-Mail   Buchhaltung Feld Wert Name   Funktion Buchhaltung Telefon   E-Mail   Personalabteilung Feld Wert Name   Funktion Personal Telefon   E-Mail   Notfallkontakte Technischer Notfall Feld Wert Name   Funktion   Mobilnummer   Erreichbarkeit   Geschäftsführung Notfall Feld Wert Name   Mobilnummer   E-Mail   Externe Dienstleister Steuerberater Feld Wert Unternehmen   Ansprechpartner   Telefon   E-Mail   Telefonanbieter Feld Wert Anbieter   Kundenummer   Hotline   Bemerkung   Internetanbieter Feld Wert Anbieter   Vertragsnummer   Hotline   Bemerkung   Softwarepartner Feld Wert Hersteller   Ansprechpartner   Telefon   E-Mail   Wichtige Lieferanten Unternehmen Ansprechpartner Telefon                   IT-Systeme Glaser Zuständiger Betreuer Feld Wert Unternehmen IT-Systeme Glaser Ansprechpartner David Glaser Telefon   E-Mail info@its-glaser.de Webseite www.its-glaser.de Eskalationsreihenfolge 1. IT-Ansprechpartner 2. Stellvertretung 3. Geschäftsführung 4. Notfallkontakt Kommunikationshinweise Bevorzugter Kontaktweg: ☐ Telefon ☐ E-Mail ☐ Teams ☐ Nextcloud Talk Besondere Hinweise: - - - Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am   Zuletzt aktualisiert   Aktualisiert durch   Empfehlung von IT-Systeme Glaser Ansprechpartner ändern sich häufig und sollten mindestens einmal jährlich überprüft werden. Besonders wichtig sind aktuelle Notfallkontakte sowie die Erreichbarkeit der Geschäftsführung bei kritischen Störungen. Externe Dienstleister wie Steuerberater, Telefonanbieter oder Softwarepartner können bei Supportfällen viel Zeit sparen und sollten vollständig dokumentiert sein. Sabine Beispiel Tel.: 07581 / 12346 E-Mail: it@musterfirma.de Verträge / SLA Diese Seite dokumentiert alle aktiven Verträge, Servicevereinbarungen (SLA), Managed Services und wiederkehrenden Leistungen zwischen dem Kunden und IT-Systeme Glaser. Sie dient als zentrale Übersicht für Vertragslaufzeiten, Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Abrechnungsmodelle. Kundenstatus Feld Wert Kunde seit Vertragsstatus Aktiv / Inaktiv Betreuungsmodell Managed Service Vertragsbeginn Nächste Vertragsprüfung SLA Übersicht Aktives SLA Feld Wert SLA Paket Vertragsbeginn Laufzeit Kündigungsfrist Status Aktiv Servicezeiten Tag Zeitraum Montag 08:00 – 17:00 Dienstag 08:00 – 17:00 Mittwoch 08:00 – 17:00 Donnerstag 08:00 – 17:00 Freitag 08:00 – 17:00 Reaktionszeiten Priorität Reaktionszeit Kritisch (P1) Hoch (P2) Normal (P3) Niedrig (P4) Managed Services TeamBusinessCloud Feld Wert Tarif Benutzer Speicherplatz Vertragsbeginn Status Aktiv / Inaktiv TeamBusinessMail Feld Wert Domains Postfächer Vertragsbeginn Status Aktiv / Inaktiv Monitoring Feld Wert Betreiber-Monitoring Ja / Nein Kunden-Statusmonitor Ja / Nein Alarmierung Ja / Nein Terra Cloud Backup Feld Wert Backupumfang Speicherplatz Backupintervall Status Aktiv / Inaktiv Arbeitsplatzbetreuung Arbeitsplatz-SLA Feld Wert Tarif Anzahl Arbeitsplätze Enthaltene Leistungen Status Aktiv / Inaktiv Enthaltene Leistungen ☐ Fernwartung☐ Patchmanagement☐ Virenschutz☐ Full Disk Encryption☐ Benutzerverwaltung☐ Dokumentation Serverbetreuung Server-SLA Feld Wert Tarif Anzahl Server Monitoring Ja / Nein Backupkontrolle Ja / Nein Status Aktiv / Inaktiv Netzwerkbetreuung Netzwerk-SLA Feld Wert Firewall Management Ja / Nein WLAN Management Ja / Nein VPN Betreuung Ja / Nein Status Aktiv / Inaktiv Zusatzleistungen Leistung Status Microsoft 365 Betreuung WatchGuard AuthPoint VPN Betreuung Cloud Migration Projektbetreuung Abrechnung Feld Wert Abrechnungsmodell Monatlich / Jährlich Zahlungsweise Letzte Anpassung Vertragsdokumente Ablage AngebotAuftragsbestätigungSLA VertragZusatzvereinbarungenAbnahmeprotokoll Besondere Vereinbarungen --- Vertragsprüfung Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von Ergebnis Nächste Prüfung Feld Wert Datum Verantwortlich David Glaser Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite sollte mindestens einmal jährlich überprüft werden. Änderungen an SLA-Paketen, Benutzerzahlen, Speicherplatz oder Vertragslaufzeiten sind unmittelbar nach der Anpassung zu dokumentieren. Die Vertragsübersicht dient als Grundlage für Support, Abrechnung, Kapazitätsplanung und Kundenentwicklung. Externe Zugänge Telekom Geschäftskundenportal Feld Wert Anbieter Telekom Portal Geschäftskundenportal Verwendung Internetanschluss Ansprechpartner Kunde Max Mustermann Zugangsdaten Vaultwarden Status Aktiv Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite dient ausschließlich der Übersicht über vorhandene Portale und Dienste. Zugangsdaten werden niemals direkt in der Kundendokumentation gespeichert, sondern ausschließlich in der entsprechenden Kundenorganisation in Vaultwarden. Nach der Kundenübergabe sollte geprüft werden, ob IT-Systeme Glaser über die notwendigen Administrationszugänge verfügt und diese dokumentiert sind. Kapitel 2 – Netzwerk Netzwerkübersicht iese Seite dient als zentrale Übersicht über die Netzwerkstruktur des Kunden. Sie dokumentiert den Aufbau des Netzwerks, die verwendeten Komponenten, die Netzsegmente sowie die wichtigsten Verbindungen innerhalb der Infrastruktur. Die Netzwerkübersicht bildet die Grundlage für Support, Erweiterungen, Fehleranalysen und Wartungsarbeiten. Standortübersicht Hauptstandort Feld Wert Standort Adresse Arbeitsplätze Server vorhanden Ja / Nein Firewall vorhanden Ja / Nein Außenstellen Standort Verbindung Besonderheit Netzwerkdiagramm Übersicht Internet│Firewall / Router│Switch├── Server├── NAS├── Drucker├── WLAN└── Clients Anlagen Netzwerkplan.pdfVisio Netzwerkplan.vsdxDraw.io Netzwerkplan.drawio Internetanschluss Feld Wert Provider Anschlussart Bandbreite Öffentliche IP Vertragsnummer Router / Firewall Feld Wert Hersteller Modell Firmware Management-IP Standort Switches Gerät Modell IP-Adresse Standort Access Points Gerät Modell Standort VLAN Übersicht VLAN Bezeichnung Netzwerk Beispiel VLAN Bezeichnung Netzwerk 10 Server 192.168.10.0/24 20 Clients 192.168.20.0/24 30 WLAN 192.168.30.0/24 40 Gäste 192.168.40.0/24 WLAN Übersicht WLAN VLAN Zweck Beispiel WLAN VLAN Zweck Intern 30 Mitarbeiter Gast 40 Besucher VPN Verbindungen Typ Standort Status Beispiel Typ Standort Status SSL-VPN Geschäftsführung Aktiv Site-to-Site Außenstelle Aktiv Drucker & Scanner Gerät IP-Adresse Standort Netzwerkschränke Standort Inhalt Beispiel Serverschrank Büro:- Firewall- Switch- NAS- USV- Patchpanel Besondere Konfigurationen VPN Tunnel vorhandenSonderroutingPortweiterleitungenExterne DienstleisterBesondere Firewallregeln Dokumentationsverweise → Router / Firewall→ Switches→ WLAN→ Server→ VPN→ Internetanschluss Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Netzwerkübersicht sollte immer aktuell gehalten werden und die tatsächliche Infrastruktur widerspiegeln. Änderungen an VLANs, Firewalls, VPN-Verbindungen oder Netzwerkkomponenten sind unmittelbar zu dokumentieren. Ein aktueller Netzwerkplan spart im Störungsfall oft mehrere Stunden Analyseaufwand und gehört zu den wichtigsten Dokumenten einer Kundendokumentation. Internetanschluss Diese Seite dokumentiert alle Informationen zum Internetanschluss des Kunden. Sie dient als zentrale Übersicht für Support, Störungsmeldungen, Providerkontakte, Routertausch, Bandbreitenprüfungen und Vertragsverwaltung. Anschlussübersicht Feld Wert Provider Anschlussart Bandbreite Download Bandbreite Upload Vertragsnummer Kundenummer Vertragsbeginn Vertragslaufzeit Anschlussdetails Feld Wert Öffentliche IP Statisch / Dynamisch IPv4 Adresse IPv6 Ja / Nein Reverse DNS Business Tarif Ja / Nein Router Feld Wert Hersteller Modell Seriennummer Firmware Standort Zugangsdaten Die Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Internetanschluss Providerkontakte Störungsannahme Feld Wert Provider Hotline Kundenportal E-Mail Technischer Ansprechpartner Feld Wert Name Telefon Bemerkung Leitungsinformationen Feld Wert Anschlusskennung Rufnummernblock SIP-Trunk Ja / Nein Anzahl Rufnummern Entstörung Feld Wert Entstörzeit laut Vertrag Priorität Business Support Ja / Nein Verwendete Dienste Bitte markieren: ☐ Internet☐ Telefonie☐ SIP-Trunk☐ VPN☐ Standortvernetzung☐ Cloud-Anwendungen Bandbreitentest Letzte Messung Feld Wert Datum Download Upload Ergebnis Ausfallhistorie Beispiel 15.06.2026 Internetstörung TelekomBeginn:08:15 UhrEnde:09:42 UhrUrsache:Regionaler NetzausfallTicketnummer:123456789 Besonderheiten FritzBox arbeitet nur als Modem.WatchGuard übernimmt Routing.Feste öffentliche IPv4 vorhanden.SIP-Trunk über Telekom Business. Dokumentationsverweise → Router / Firewall→ Telefonie→ VPN→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Neben dem Provider sollten immer auch die Vertragsnummer, Kundennummer und die Störungshotline dokumentiert werden. Im Störungsfall spart dies wertvolle Zeit bei der Meldung an den Provider. Besonderheiten wie feste IP-Adressen, SIP-Trunks, vorgeschaltete Firewalls oder Standortvernetzungen sind ebenfalls zu dokumentieren. Router / Firewall Diese Seite dokumentiert die zentrale Netzwerkkomponente des Kunden. Sie dient als Übersicht über Router, Firewall, VPN-Verbindungen, WAN-Anbindungen und sicherheitsrelevante Konfigurationen. Die Dokumentation erleichtert Support, Fehleranalysen, Firmwareupdates und den Austausch von Geräten. Geräteübersicht Feld Wert Hersteller Modell Seriennummer Firmware-Version Standort Installationsdatum Management Feld Wert Management-IP Management-Port Webinterface Cloudverwaltung Ja / Nein Cloudportal WAN Konfiguration Feld Wert WAN Typ DHCP / PPPoE / Statisch Provider Öffentliche IP Backup WAN vorhanden Ja / Nein Backup WAN Typ LAN Konfiguration Feld Wert LAN Netzwerk DHCP Server Ja / Nein DNS Server Gateway VLAN Übersicht VLAN Bezeichnung Netzwerk Beispiel VLAN Bezeichnung Netzwerk 10 Server 192.168.10.0/24 20 Clients 192.168.20.0/24 30 WLAN 192.168.30.0/24 40 Gäste 192.168.40.0/24 VPN Verbindungen SSL VPN Feld Wert Aktiv Ja / Nein Benutzeranzahl Authentifizierung Passwort / MFA Besonderheiten Site-to-Site VPN Standort Gegenstelle Status Portfreigaben Dienst Port Zielsystem Bemerkung Beispiel Dienst Port Zielsystem Bemerkung HTTPS 443 Webserver Kundenportal VPN 10443 WatchGuard SSL VPN Sicherheitsfunktionen Bitte markieren: ☐ Firewall aktiv☐ Intrusion Prevention☐ Gateway Antivirus☐ DNS Protection☐ Webfilter☐ Geo Blocking☐ MFA aktiviert WatchGuard Cloud Feld Wert Gerät registriert Ja / Nein Cloudverwaltung Ja / Nein AuthPoint aktiv Ja / Nein Total Security aktiv Ja / Nein Konfigurationsbackup Feld Wert Letztes Backup Speicherort Vaultwarden / Kunde Automatische Sicherung Ja / Nein Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Firewall / Router Bekannte Besonderheiten FritzBox arbeitet nur als Modem.WatchGuard übernimmt Routing.VPN für Homeoffice eingerichtet.Außenstelle per Site-to-Site VPN angebunden. Dokumentationsverweise → Netzwerkübersicht→ Internetanschluss→ VPN→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Besonders wichtig sind Firmware-Version, Management-IP, VPN-Konfigurationen und vorhandene Portfreigaben. Bei WatchGuard-Systemen sollten zusätzlich WatchGuard Cloud, AuthPoint und die Lizenzlaufzeiten dokumentiert werden. Änderungen an Firewallregeln, VLANs oder VPN-Verbindungen sind immer zusätzlich im Änderungsprotokoll festzuhalten. Switches Diese Seite dokumentiert alle im Kundennetzwerk eingesetzten Switches einschließlich Management-Zugängen, VLAN-Konfigurationen, Standorten und Besonderheiten. Die Dokumentation dient als Grundlage für Erweiterungen, Fehleranalysen, Firmwareupdates und den Austausch von Netzwerkkomponenten. Switchübersicht Gerät Hersteller Modell Standort Beispiel Gerät Hersteller Modell Standort SW-01 Ubiquiti USW-24-PoE Serverschrank Büro SW-02 Ubiquiti USW-Lite-8-PoE Besprechungsraum Switch Details Hauptswitch Feld Wert Gerätename Hersteller Modell Seriennummer Firmware Management-IP Standort Ports Feld Wert Gesamtports PoE Ports SFP Ports Uplink Port VLAN Konfiguration Zugewiesene VLANs VLAN Bezeichnung Verwendet Beispiel VLAN Bezeichnung Verwendet 10 Server Ja 20 Clients Ja 30 WLAN Ja 40 Gäste Ja Uplink Verbindungen Von Nach Port Beispiel Von Nach Port SW-01 WatchGuard T45 Port 24 SW-01 SW-02 SFP 1 Access Points Über diesen Switch versorgt: Gerät Standort PoE Geräte Gerät Port Beispiel Gerät Port UniFi U7 Pro 5 UniFi U7 Pro 6 Yealink W70B 7 Management Feld Wert Verwaltung UniFi Controller / Lokal Controller URL Cloudzugriff Ja / Nein Monitoring Ja / Nein Firmwarestand Gerät Firmware Letzte Prüfung Ersatzgerät vorhanden Feld Wert Ersatzswitch vorhanden Ja / Nein Lagerort Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Netzwerk / Switches Besonderheiten Port 24 = Uplink zur FirewallPort 1–8 = ClientsPort 9–12 = DruckerPort 13–16 = Access PointsPort 17–20 = TelefonanlagePort 21–24 = Infrastruktur Dokumentationsverweise → Netzwerkübersicht→ Router / Firewall→ WLAN→ Access Points→ Externe Zugänge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Bei UniFi-Umgebungen sollten mindestens Modell, Management-IP, Firmwarestand und die wichtigsten Uplink-Verbindungen dokumentiert werden. Besonders hilfreich ist die Dokumentation der Portbelegung, da dies bei Erweiterungen und Störungen viel Zeit spart. Änderungen an VLANs, Portprofilen oder Uplink-Konfigurationen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll festgehalten werden. WLAN Diese Seite dokumentiert die WLAN-Infrastruktur des Kunden. Sie enthält Informationen zu Access Points, WLAN-Netzen, VLAN-Zuordnungen, Gastzugängen und Besonderheiten der Funknetzplanung. Die Dokumentation dient als Grundlage für Erweiterungen, Fehleranalysen, Optimierungen und Supportfälle. WLAN Übersicht WLAN Zweck VLAN Beispiel WLAN Zweck VLAN Firma Mitarbeiter 20 Gäste Besucher 40 IoT Geräte 50 WLAN Controller Feld Wert Hersteller System Controller URL Cloudverwaltung Ja / Nein Standort Beispiel Feld Wert Hersteller Ubiquiti System UniFi Controller URL https://unifi.kundendomain.de Cloudverwaltung Ja Standort Cloud Controller Access Points Name Modell Standort Beispiel Name Modell Standort AP-01 UniFi U7 Pro Flur EG AP-02 UniFi U7 Pro Besprechungsraum OG AP-03 UniFi U7 Pro Lagerhalle WLAN Konfiguration Mitarbeiter WLAN Feld Wert SSID VLAN Verschlüsselung Passwort Vaultwarden Gast WLAN Feld Wert SSID VLAN Internetzugriff Ja / Nein Zugriff auf Firmennetz Ja / Nein IoT WLAN Feld Wert SSID VLAN Verwendet für Frequenzbänder Bitte markieren: ☐ 2,4 GHz☐ 5 GHz☐ 6 GHz (WiFi 6E / WiFi 7) VLAN Zuordnung WLAN VLAN Netzwerk Beispiel WLAN VLAN Netzwerk Firma 20 192.168.20.0/24 Gäste 40 192.168.40.0/24 IoT 50 192.168.50.0/24 Gastnetz Konfiguration Feld Wert Aktiv Ja / Nein VLAN Passwort Vaultwarden Captive Portal Ja / Nein WLAN Abdeckung Bereiche ☐ Büro☐ Besprechungsraum☐ Lager☐ Werkstatt☐ Außenbereich☐ Empfang Bekannte Probleme --- Beispiel Lagerhalle:Signalstärke teilweise schwach.Langfristig zusätzlicher Access Point empfohlen. Besonderheiten Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Access Points werden über PoE versorgt.Controller wird zentral durch IT-Systeme Glaser verwaltet. Zugangsdaten Passwörter befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:WLAN Dokumentationsverweise → Netzwerkübersicht→ Switches→ Router / Firewall→ Externe Zugänge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Neben den WLAN-Namen (SSID) sollten insbesondere die VLAN-Zuordnungen und die Standorte der Access Points dokumentiert werden. Gastnetze müssen grundsätzlich vom Firmennetz getrennt sein. Änderungen an SSIDs, VLANs oder Access Points sind zusätzlich im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Bei größeren Standorten empfiehlt sich die Ablage eines WLAN-Ausleuchtungsplans im Kapitel Dokumente & Pläne. Drucker / Scanner Diese Seite dokumentiert alle Drucker, Multifunktionsgeräte und Scanner des Kunden. Die Dokumentation dient als zentrale Übersicht für Support, Wartung, Treiberverwaltung, Netzwerkänderungen und den Austausch von Geräten. Geräteübersicht Gerät Typ Standort IP-Adresse Beispiel Gerät Typ Standort IP-Adresse HP LaserJet M479fdw Multifunktionsgerät Büro EG 192.168.20.50 Brother MFC-L8690CDW Multifunktionsgerät Sekretariat 192.168.20.51 Epson DS-530 II Scanner Verwaltung USB Gerätedetails Drucker 1 Feld Wert Hersteller Modell Seriennummer Standort IP-Adresse MAC-Adresse Kaufdatum Funktionen Bitte markieren: ☐ Drucken☐ Scannen☐ Kopieren☐ Fax☐ Netzwerkdrucker☐ WLAN Netzwerk Feld Wert VLAN DHCP Ja / Nein DHCP Reservierung Ja / Nein Feste IP Ja / Nein Scan-Ziele E-Mail Feld Wert SMTP Server Absenderadresse Authentifizierung Ja / Nein Netzwerkordner Feld Wert Zielpfad Server Benutzer Vaultwarden TeamBusinessCloud Feld Wert Zielordner Benutzerkonto Besonderheiten Treiber Feld Wert Treibername Version Downloadlink Verbrauchsmaterial Feld Wert Toner Trommel Wartungskit Ersatzmaterial ☐ Ersatztoner vorhanden☐ Ersatztrommel vorhanden☐ Wartungskit vorhanden Wartungsvertrag Feld Wert Vertrag vorhanden Ja / Nein Anbieter Vertragsnummer Hotline Bekannte Probleme --- Beispiel HP Drucker Lagerhalle verliert gelegentlich die WLAN Verbindung.Neustart behebt das Problem temporär.Langfristig Netzwerkkabel empfohlen. Besonderheiten Standarddrucker für Buchhaltung.Scan-to-Mail verwendet App-Passwort.Gerät wird täglich für Eingangsrechnungen genutzt. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Drucker / Scanner Dokumentationsverweise → Netzwerkübersicht→ Server→ Cloud & Dienste→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Besonders wichtig sind die IP-Adresse, der Standort und die verwendeten Scan-Ziele. Bei Multifunktionsgeräten sollten Scan-to-Mail-Konfigurationen und Netzwerkfreigaben dokumentiert werden. Zugangsdaten für SMTP, Netzwerkfreigaben oder Weboberflächen gehören ausschließlich nach Vaultwarden. Änderungen an IP-Adressen, Scan-Zielen oder Druckerkonfigurationen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll dokumentiert werden. Kapitel 3 – Systeme & Infrastruktur Serverliste Diese Seite dokumentiert alle physischen und virtuellen Server der Kundenumgebung. Sie dient als zentrale Übersicht für Betrieb, Wartung, Backup, Monitoring und Fehlerbehebung. Physische Server Übersicht Servername Funktion Betriebssystem Standort Beispiel Servername Funktion Betriebssystem Standort HOST-HV01 Hyper-V Host Windows Server 2025 Standard Serverschrank NAS-01 Backup NAS QNAP QTS Serverschrank Physischer Server – Detailansicht HOST-HV01 Feld Wert Hostname HOST-HV01 Hersteller HPE Modell ProLiant ML350 Seriennummer Betriebssystem Windows Server 2025 Standard Standort Serverschrank Büro IP-Adresse 192.168.10.5 Hardware Feld Wert CPU Intel Xeon Arbeitsspeicher 64 GB Datenspeicher 2 × 1 TB SSD RAID1 Netzteile Redundant Aufgaben Hyper-V HostVM BetriebDateiserver InfrastrukturBackupziel Virtuelle Server Übersicht VM Name Funktion Betriebssystem Host Beispiel VM Name Funktion Betriebssystem Host DC01 Active Directory Windows Server 2025 HOST-HV01 FILE01 Dateiserver Windows Server 2025 HOST-HV01 VEEAM01 Backupserver Windows Server 2025 HOST-HV01 NEXTCLOUD01 TeamBusinessCloud Ubuntu Server HOST-HV01 Virtuelle Maschine – Detailansicht DC01 Feld Wert Hostname DC01 Funktion Domänencontroller Betriebssystem Windows Server 2025 IP-Adresse 192.168.10.10 Hostsystem HOST-HV01 Dienste Active DirectoryDNSDHCP Ressourcen Feld Wert vCPU 4 RAM 8 GB Festplatte 150 GB Linux Server Übersicht Servername Funktion Betriebssystem Beispiel Servername Funktion Betriebssystem CLOUD01 Nextcloud Ubuntu Server 24.04 MAIL01 Mailcow Ubuntu Server 24.04 Docker Dienste Server: CLOUD01 Dienst Container Nextcloud nextcloud PostgreSQL postgres Redis redis OnlyOffice onlyoffice Talk signaling Backup System Backup vorhanden HOST-HV01 Ja DC01 Ja FILE01 Ja CLOUD01 Ja Monitoring System Monitoring HOST-HV01 Aktiv DC01 Aktiv FILE01 Aktiv CLOUD01 Aktiv Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Server Besonderheiten HOST-HV01 darf nur außerhalb der Geschäftszeiten neu gestartet werden.DC01 ist alleiniger Domänencontroller.FILE01 enthält zentrale Firmendaten.NEXTCLOUD01 wird durch IT-Systeme Glaser betrieben. Dokumentationsverweise → Netzwerkübersicht→ Backup→ Monitoring→ Wartungsverträge→ Externe Zugänge Empfehlung von IT-Systeme Glaser Physische Hosts und virtuelle Maschinen sollten grundsätzlich getrennt dokumentiert werden. Bei Hyper-V-, VMware- oder Proxmox-Umgebungen sollte jederzeit erkennbar sein, welche VMs auf welchem Host betrieben werden. Für jeden Server sollten mindestens Funktion, Betriebssystem, IP-Adresse, Backupstatus und Monitoringstatus dokumentiert sein. Dadurch lassen sich Wartungen und Störungen deutlich schneller bearbeiten. NAS Systeme Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten NAS-Systeme des Kunden. Sie dient als zentrale Übersicht für Speicherlösungen, Freigaben, Backups, Benutzerberechtigungen und Wartungsarbeiten. Die Dokumentation erleichtert Support, Erweiterungen, Wiederherstellungen und den Austausch von Geräten. NAS Übersicht NAS Name Hersteller Modell Standort Beispiel NAS Name Hersteller Modell Standort NAS-01 QNAP TS-464 Serverschrank NAS-02 Synology DS923+ Außenstelle NAS Detailansicht NAS-01 Feld Wert Hostname Hersteller Modell Seriennummer Betriebssystem Management-IP Standort Installationsdatum Hardware Feld Wert CPU Arbeitsspeicher Laufwerke RAID Typ Nutzkapazität Beispiel Feld Wert CPU Intel Celeron Arbeitsspeicher 8 GB Laufwerke 4 × 4 TB RAID Typ RAID 5 Nutzkapazität 10,8 TB Freigaben Freigabe Zweck Berechtigte Gruppen Beispiel Freigabe Zweck Berechtigte Gruppen Daten Gemeinsame Dateien Mitarbeiter Buchhaltung Buchhaltungsdaten Buchhaltung Projekte Projektdokumente Verwaltung Benutzerverwaltung Feld Wert Lokale Benutzer Ja / Nein Active Directory Ja / Nein LDAP Ja / Nein Domänenanbindung Feld Wert Domänenmitglied Ja / Nein Domäne Domänencontroller Netzwerk Feld Wert IP-Adresse VLAN Gateway DNS Server Backup NAS wird gesichert Feld Wert Backup vorhanden Ja / Nein Backupziel Intervall NAS dient als Backupziel Feld Wert Backupserver Gesicherte Systeme Beispiel Terra Cloud BackupDateiserverHyper-V HostMicrosoft 365 Export Replikation Feld Wert Replikation aktiv Ja / Nein Zielsystem Intervall Apps & Dienste Bitte markieren: ☐ Dateiserver☐ Backupziel☐ Active Directory☐ VPN☐ Überwachungskameras☐ Docker☐ Virtualisierung☐ Cloud Synchronisation Docker (falls verwendet) Container Funktion Beispiel Container Funktion Vaultwarden Passwortverwaltung Uptime Kuma Monitoring Monitoring Feld Wert Monitoring aktiv Ja / Nein Statusseite Benachrichtigungen Wartung Feld Wert Firmware aktuell Ja / Nein Letztes Update Letzte Prüfung Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:NAS Systeme Bekannte Besonderheiten NAS dient als lokales Backupziel.RAID ersetzt kein Backup.Automatische SMART Überwachung aktiv.E-Mail Benachrichtigungen eingerichtet. Dokumentationsverweise → Serverliste→ Backup→ Netzwerkübersicht→ Monitoring→ Externe Zugänge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Bei NAS-Systemen sollten insbesondere RAID-Konfiguration, Freigaben, Backupstrategie und Domänenanbindung dokumentiert werden. Wichtig ist die klare Unterscheidung zwischen Produktivspeicher und Backupspeicher. Ein RAID schützt nicht vor versehentlichem Löschen, Verschlüsselungstrojanern oder Hardwareausfällen und ersetzt daher niemals ein separates Backup. Arbeitsplätze Diese Seite dokumentiert alle Arbeitsplatzsysteme des Kunden. Hierzu gehören Desktop-PCs, Notebooks, Convertibles und mobile Arbeitsgeräte. Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Hardwareverwaltung, Garantieabwicklung, Lizenzmanagement und Geräteaustausch. Geräteübersicht Benutzer Gerät Typ Standort Beispiel Benutzer Gerät Typ Standort Max Mustermann Dell OptiPlex 7020 Desktop PC Büro Sabine Beispiel Lenovo ThinkPad E16 Notebook Büro/Homeoffice Peter Muster Surface Pro 11 Tablet/Notebook Außendienst Gerätedetails Arbeitsplatz 01 Benutzer Feld Wert Benutzer Abteilung Funktion Gerät Feld Wert Hersteller Modell Gerätetyp Desktop / Notebook / Tablet Seriennummer Inventarnummer Kaufdatum Betriebssystem Feld Wert Betriebssystem Version Lizenztyp Hardware Feld Wert Prozessor Arbeitsspeicher Festplatte Netzwerk Feld Wert DHCP Ja / Nein Feste IP Ja / Nein Domänenmitglied Ja / Nein VLAN Microsoft 365 Feld Wert Benutzerkonto Lizenz MFA aktiviert Ja / Nein Sicherheitsstatus Bitte markieren: ☐ Virenschutz installiert☐ Patchmanagement aktiv☐ Full Disk Encryption aktiv☐ Monitoring aktiv☐ MFA aktiviert Verwendete Software Microsoft 365eM ClientLexofficeDATEVAdobe ReaderTeamViewer Zubehör Gerät Seriennummer Dockingstation Monitor Headset Smartphone Garantie Feld Wert Garantie bis Hersteller Support Vor-Ort-Service Ja / Nein Homeoffice Feld Wert Homeoffice Nutzung Ja / Nein VPN vorhanden Ja / Nein Firmen-WLAN erforderlich Ja / Nein Besonderheiten Geschäftsführer nutzt Homeoffice.VPN Verbindung erforderlich.Notebook wird regelmäßig im Außendienst eingesetzt. Austauschhistorie Beispiel 15.03.2026 Notebook ersetzt.Alt:Lenovo ThinkPad E14Neu:Lenovo ThinkPad E16 Dokumentationsverweise → Benutzer→ Microsoft 365→ Lizenzen→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Nicht jeden Monitor oder jede Maus dokumentieren, sondern die produktiven Arbeitsgeräte. Besonders wichtig sind: Benutzerzuordnung Gerätetyp Seriennummer Microsoft-365-Zuordnung Sicherheitsstatus Garantieinformationen Dadurch kann bei Defekten, Benutzerwechseln oder Neuanschaffungen schnell reagiert werden. Mobilgeräte Diese Seite dokumentiert alle geschäftlich genutzten Mobilgeräte des Kunden. Hierzu gehören Smartphones, Tablets, mobile Scanner und sonstige mobile Endgeräte. Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Geräteaustausch, Sicherheitsmaßnahmen, Mobile Device Management (MDM) und Lizenzverwaltung. Geräteübersicht Benutzer Gerät Typ Betriebssystem Beispiel Benutzer Gerät Typ Betriebssystem Max Mustermann Samsung Galaxy S25 Smartphone Android Sabine Beispiel iPhone 16 Smartphone iOS Peter Muster iPad Air Tablet iPadOS Gerätedetails Mobilgerät 01 Benutzer Feld Wert Benutzer Abteilung Funktion Gerät Feld Wert Hersteller Modell Gerätetyp Smartphone / Tablet Seriennummer IMEI Kaufdatum Betriebssystem Feld Wert Betriebssystem Version Automatische Updates Ja / Nein Mobilfunkvertrag Feld Wert Anbieter Rufnummer Tarif Vertragsende Beispiel Feld Wert Anbieter Telekom Rufnummer 0170 / 1234567 Tarif Business Mobil L Vertragsende 31.12.2027 Microsoft 365 Feld Wert Benutzerkonto Outlook eingerichtet Ja / Nein Teams eingerichtet Ja / Nein MFA aktiviert Ja / Nein TeamBusinessCloud Feld Wert Nextcloud App Ja / Nein DAVx5 eingerichtet Ja / Nein Kalender synchronisiert Ja / Nein Kontakte synchronisiert Ja / Nein TeamBusinessMail Feld Wert E-Mail eingerichtet Ja / Nein App-Passwort erforderlich Ja / Nein Mehrere Postfächer eingerichtet Ja / Nein Sicherheitsstatus Bitte markieren: ☐ Displaysperre aktiv☐ Fingerabdruck aktiviert☐ Face ID aktiviert☐ Geräteverschlüsselung aktiv☐ MFA aktiviert☐ Fernlöschung möglich Mobile Device Management Feld Wert MDM vorhanden Ja / Nein Lösung Gerät registriert Ja / Nein Beispiel Feld Wert MDM vorhanden Ja Lösung Microsoft Intune Gerät registriert Ja Installierte Geschäftsanwendungen Microsoft OutlookMicrosoft TeamsNextcloudDAVx5eM ClientLexofficeAuthenticator App Zubehör Gerät Bemerkung Ladegerät Dockingstation Schutzhülle Fahrzeughalterung Bekannte Besonderheiten Gerät wird im Außendienst eingesetzt.Zugriff auf Firmen-E-Mail erforderlich.VPN Zugang eingerichtet.MFA zwingend erforderlich. Austauschhistorie Beispiel 01.03.2026 Altgerät:Samsung Galaxy S22Neugerät:Samsung Galaxy S25Daten erfolgreich übernommen. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Mobilgeräte Dokumentationsverweise → Arbeitsplätze & Notebooks→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Bei Mobilgeräten sollten mindestens Benutzer, Modell, IMEI, Mobilfunkvertrag und die geschäftlichen Anwendungen dokumentiert werden. Besonders wichtig sind die Aktivierung von MFA, die Geräteverschlüsselung und die Möglichkeit einer Fernlöschung bei Verlust. Bei Kunden mit Microsoft 365 sollte zusätzlich dokumentiert werden, ob das Gerät über Intune oder eine andere MDM-Lösung verwaltet wird. USV Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten USV-Anlagen des Kunden. Die Dokumentation dient als Übersicht für Stromausfallschutz, Batterieüberwachung, Wartung, Austauschzyklen und die abgesicherten Systeme. USV-Anlagen sind ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit und schützen Server, NAS-Systeme, Netzwerkkomponenten und Telefonanlagen vor ungeplanten Stromausfällen. USV Übersicht Gerät Hersteller Modell Standort Beispiel Gerät Hersteller Modell Standort USV-01 APC Smart-UPS 1500 Serverschrank Büro USV-02 Multimatic UPS 1000VA Technikraum USV Details USV-01 Feld Wert Gerätename Hersteller Modell Seriennummer Leistung (VA) Leistung (Watt) Standort Installationsdatum Batterie Feld Wert Batterietyp Anzahl Batterien Letzter Batteriewechsel Nächster Wechsel geplant Empfehlung Batterien alle 3–5 Jahre prüfen bzw. ersetzen. Netzwerkanbindung Feld Wert Netzwerkfähig Ja / Nein Management-IP Monitoring aktiv Ja / Nein Abgesicherte Systeme Gerät Funktion Beispiel Gerät Funktion HOST-HV01 Hyper-V Host NAS-01 Backup NAS SW-01 Hauptswitch WatchGuard T45 Firewall Laufzeit Feld Wert Aktuelle Last Geschätzte Laufzeit Letzte Prüfung Beispiel Feld Wert Aktuelle Last 28 % Geschätzte Laufzeit 42 Minuten Letzte Prüfung 15.06.2026 Automatisches Herunterfahren Feld Wert Konfiguriert Ja / Nein Zielsysteme Software Beispiel Automatisches Herunterfahren aktiv.Systeme:- Hyper-V Host- NASSoftware:PowerChute Business Edition Wartung Feld Wert Letzte Wartung Letzter Batterietest Ergebnis Monitoring Feld Wert Monitoring vorhanden Ja / Nein Alarmierung aktiv Ja / Nein Benachrichtigung an Beispiel Uptime KumaE-Mail BenachrichtigungIT-Systeme Glaser Bekannte Besonderheiten USV schützt kompletten Serverschrank.NAS fährt automatisch herunter.Switch bleibt bis Batteriewarnung aktiv.Jährlicher Batterietest vorgesehen. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:USV Dokumentationsverweise → Serverliste→ NAS Systeme→ Switches→ Monitoring→ Wartungsprotokolle Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Jede USV sollte dokumentiert werden, wenn sie produktive IT-Systeme absichert. Besonders wichtig sind: Hersteller und Modell Batteriewechsel Abgesicherte Systeme Automatisches Herunterfahren Monitoring Bei Pfarrämtern, Zahnarztpraxen und KMU sollte mindestens Server, NAS, Firewall und Hauptswitch über eine USV abgesichert sein. Dies reduziert das Risiko von Datenverlusten und Dateisystemfehlern bei Stromausfällen erheblich. Kapitel 4 – Cloud & Dienste TeamBusinessCloud Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessCloud-Umgebung des Kunden. Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Nextcloud-Plattform, den verwendeten Apps, Benutzergruppen, Speichergrößen und Besonderheiten der Kundenumgebung. Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Erweiterungen und Fehlerbehebungen. Plattformübersicht Feld Wert Plattform TeamBusinessCloud Status Aktiv / Inaktiv Bereitstellung IT-Systeme Glaser Vertragsbeginn 08.10.2026 Kundenserver FRANZI-Cloud01 Erreichbarkeit Dienst URL Cloud https://cloud.franzi-management.de Office https://office.franzi-management.de Talk https://talk.franzi-management.de Statusmonitor https://status.franzi-management.de/status/kunde-statusmonitor Beispiel Dienst URL Cloud https://cloud.kundendomain.de Office https://office.kundendomain.de Talk https://talk.kundendomain.de Statusmonitor https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor Benutzer Feld Wert Benutzeranzahl 2 Aktive Benutzer 2 Administratorkonten 1 Gruppen Gruppe Beschreibung GF GF FranziManagement GF, Pool Beispiel Gruppe Beschreibung Geschäftsführung Management Verwaltung Büro Vertrieb Außendienst Mitarbeiter Standardgruppe TeamFolder TeamFolder Berechtigte Gruppen GF GF Pool Pool Beispiel TeamFolder Berechtigte Gruppen Allgemein Mitarbeiter Buchhaltung Buchhaltung Projekte Verwaltung, Vertrieb Speicher Feld Wert Gesamtvolumen 146,5 GB Belegt 9,88 GB Frei 136,71 GB Erweiterungen Storage Add-On Beispiel Feld Wert Gesamtvolumen 500 GB Belegt 185 GB Frei 315 GB Erweiterungen Storage Add-On Installierte Apps Bitte markieren: ☐ Files☐ Kalender☐ Kontakte☐ Mail☐ OnlyOffice☐ Talk☐ Whiteboard☐ Passwords☐ TeamFolder☐ Client Push OnlyOffice Feld Wert Aktiv Ja URL https://office.franzi-management.de Funktionstest durchgeführt Ja Nextcloud Talk Feld Wert Aktiv Ja / Nein Signaling Server Ja / Nein TURN Server Ja Externe Gespräche Ja / Nein URLs Dienst URL Talk https://talk.franzi-management.de TURN https://turn.franzi-management.de Whiteboard Feld Wert Aktiv Nein Funktion geprüft Nein Besonderheiten Mail App Feld Wert Aktiv Ja / Nein Anzahl Konten App-Passwort erforderlich Ja / Nein Sicherheit Bitte markieren: ☐ HTTPS aktiv☐ HSTS aktiv☐ MFA verfügbar☐ MFA verpflichtend☐ Backup aktiv☐ Monitoring aktiv Backup Feld Wert Backup vorhanden Ja Lösung Terra Cloud Backup Letzte Kontrolle Monitoring Feld Wert Monitoring aktiv Ja SSL Überwachung Ja  Statusseite vorhanden Ja Bekannte Besonderheiten Talk wird intensiv genutzt.Whiteboard für Projektarbeit aktiv.OnlyOffice Standardeditor.Mail-App mit TeamBusinessMail verbunden. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden. Organisation: 17065_FRANZI Management_Bad Waldsee Kategorie:TeamBusinessCloud Dokumentationsverweise → TeamBusinessMail→ Benutzer→ Gruppen→ Backup→ Monitoring→ Externe Zugänge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am 07.10.2026 Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch David Glaser Empfehlung von IT-Systeme Glaser Für jede TeamBusinessCloud-Umgebung sollten mindestens die URLs, Benutzergruppen, TeamFolder, Speichergröße und aktivierten Apps dokumentiert werden. Besonders wichtig sind die Konfiguration von OnlyOffice, Talk, Whiteboard und der Mail-App, da diese häufig Supportanfragen verursachen. Änderungen an Gruppen, Speichergrößen, Apps oder Sicherheitsfunktionen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll dokumentiert werden. TeamBusinessMail Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessMail-Umgebung des Kunden. Sie enthält alle relevanten Informationen zu Domains, Postfächern, Aliassen, Verteilerlisten, Sicherheitsfunktionen und Besonderheiten der Mailplattform. Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Migrationen und Fehlerbehebungen. Plattformübersicht Feld Wert Plattform TeamBusinessMail Status Aktiv / Inaktiv Bereitstellung IT-Systeme Glaser Vertragsbeginn Mailserver Erreichbarkeit Dienst URL Webmail SMTP IMAP POP3 Beispiel Dienst URL Webmail https://mail.kundendomain.de SMTP mail.kundendomain.de IMAP mail.kundendomain.de POP3 mail.kundendomain.de Domains Domain Status Beispiel Domain Status musterfirma.de Aktiv musterfirma.com Alias Postfächer E-Mail-Adresse Benutzer Größe Beispiel E-Mail-Adresse Benutzer Größe info@musterfirma.de Verwaltung 10 GB max.mustermann@musterfirma.de Max Mustermann 10 GB Funktionspostfächer Postfach Verwendung Beispiel Postfach Verwendung info@ Allgemeine Anfragen rechnung@ Eingangsrechnungen support@ Kundenservice Aliase Alias Ziel Beispiel Alias Ziel kontakt@musterfirma.de info@musterfirma.de chef@musterfirma.de max.mustermann@musterfirma.de Verteilerlisten Verteiler Mitglieder Beispiel Verteiler Mitglieder mitarbeiter@musterfirma.de Alle Mitarbeiter verwaltung@musterfirma.de Verwaltung Freigegebene Postfächer Postfach Berechtigte Benutzer Beispiel Postfach Berechtigte Benutzer info@musterfirma.de Verwaltung rechnung@musterfirma.de Buchhaltung Sicherheitsfunktionen Bitte markieren: ☐ HTTPS aktiv☐ TLS aktiv☐ DKIM aktiv☐ SPF aktiv☐ DMARC aktiv☐ 2FA aktiviert☐ App-Passwörter aktiviert DNS Konfiguration Eintrag Status MX OK SPF OK DKIM OK DMARC OK Mailclients Bitte markieren: ☐ Outlook☐ eM Client☐ Thunderbird☐ Apple Mail☐ Nextcloud Mail☐ Smartphone App-Passwörter Feld Wert Aktiviert Ja / Nein Verpflichtend bei 2FA Ja / Nein Verwendet für LexofficeNextcloud MailScannerDruckerMobilgeräte Spam & Virenschutz Feld Wert Spamfilter aktiv Ja / Nein Virenschutz aktiv Ja / Nein Quarantäne aktiv Ja / Nein Backup Feld Wert Mailserver Backup Ja / Nein Kontrolle durchgeführt Letzte Prüfung Monitoring Feld Wert SMTP Überwachung Ja / Nein IMAP Überwachung Ja / Nein SSL Überwachung Ja / Nein Bekannte Besonderheiten Lexoffice nutzt SMTP Versand.Scanner versendet Dokumente per E-Mail.Mehrere Benutzer greifen auf info@ zu.App-Passwörter bei allen Mobilgeräten aktiv. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:TeamBusinessMail Dokumentationsverweise → TeamBusinessCloud→ Externe Zugänge→ DNS→ Backup→ Monitoring→ Benutzer Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Für jede TeamBusinessMail-Umgebung sollten mindestens Domains, Postfächer, Aliase, Verteilerlisten und die DNS-Konfiguration dokumentiert werden. Besonders wichtig sind DKIM, SPF und DMARC, da diese direkten Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mails haben. App-Passwörter, Scanner-Konfigurationen und Drittanbieter-Anbindungen (z.B. Lexoffice) sollten ebenfalls dokumentiert werden, da sie häufig Ursache von Supportfällen sind. TeamBusinessDocs Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessDocs-Umgebung des Kunden. Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Dokumentenmanagement-Plattform, den verwendeten Funktionen, Benutzern, Speichergrößen, E-Rechnungsverarbeitung und Besonderheiten der Kundenumgebung. Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Updates, Erweiterungen und Fehlerbehebungen. Plattformübersicht Feld Wert Plattform TeamBusinessDocs Status Aktiv / Inaktiv Bereitstellung IT-Systeme Glaser Vertragsbeginn   Kundenserver   Plattformbasis Paperless-ngx Gebuchter Speicher   Erreichbarkeit Dienst URL TeamBusinessDocs   E-Rechnungs-XML   Statusmonitor   Beispiel Dienst URL TeamBusinessDocs https://docs.kundendomain.de E-Rechnungs-XML über TeamBusinessDocs Statusmonitor https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor Benutzer Feld Wert Benutzeranzahl   Aktive Benutzer   Administratorkonten   Technischer Administrator IT-Systeme Glaser Benutzergruppen und Berechtigungen Gruppe / Benutzer Berechtigung Beschreibung                   Beispiel Gruppe / Benutzer Berechtigung Beschreibung Geschäftsführung Lesen / Bearbeiten Zugriff auf Geschäftsunterlagen Buchhaltung Lesen / Bearbeiten Zugriff auf Rechnungen Mitarbeiter Lesen / Bearbeiten Allgemeine Dokumente ITSG-Admin Administration Technische Administration Speicher Feld Wert Gesamtvolumen   Belegt   Frei   Erweiterungen   Beispiel Feld Wert Gesamtvolumen 100 GB Belegt 25 GB Frei 75 GB Erweiterungen Storage Add-On Dokumentenimport Bitte markieren: ☐ Weboberfläche ☐ Importordner ☐ TeamBusinessCloud / Nextcloud ☐ E-Mail-Import ☐ Sonstiger Import Feld Wert Importordner   Nextcloud-Anbindung Aktiv / Inaktiv E-Mail-Import Aktiv / Inaktiv Import getestet Ja / Nein Letzter Funktionstest   OCR und Volltextsuche Feld Wert OCR aktiv Ja / Nein OCR Deutsch Ja / Nein OCR Englisch Ja / Nein Volltextsuche aktiv Ja / Nein Funktionstest durchgeführt Ja / Nein Letzter Funktionstest   Dokumenttypen Dokumenttyp Verwendung Automatische Zuordnung Rechnung Rechnungen E-Rechnungsverarbeitung             Tags Tag Verwendung Automatisch E-Rechnung Factur-X-/ZUGFeRD-Rechnung Ja             E-Rechnungsverarbeitung Feld Wert E-Rechnungsverarbeitung aktiv Ja / Nein Factur-X-Erkennung Ja / Nein ZUGFeRD-Erkennung Ja / Nein Post-Consume aktiv Ja / Nein XML-Viewer aktiv Ja / Nein Rechnungsanhänge Ja / Nein Positivtest durchgeführt Ja / Nein Negativtest durchgeführt Ja / Nein Letzte Prüfung   E-Rechnungsfelder Feld Aktiv Rechnungsnummer Ja / Nein Rechnungsdatum Ja / Nein Nettobetrag Ja / Nein Steuerbetrag Ja / Nein Bruttobetrag Ja / Nein E-Rechnungs-XML Ja / Nein E-Rechnungs-Anhänge Ja / Nein TeamBusinessCloud-Anbindung Feld Wert TeamBusinessCloud vorhanden Ja / Nein Anbindung aktiv Ja / Nein Importordner   Zielordner nach Verarbeitung   Letzte Prüfung   E-Mail-Anbindung Feld Wert E-Mail-Import aktiv Ja / Nein Postfach   Anhänge importieren Ja / Nein Letzte Prüfung   Besonderheiten   Backup Feld Wert Backup vorhanden Ja / Nein Lösung Terra Cloud Backup Sicherungsintervall täglich Aufbewahrung 30 täglich + 12 monatlich Letzte Kontrolle   Letzter erfolgreicher Lauf   Restore getestet Ja / Nein Die ausführliche Backup-Konfiguration wird auf der Seite Backup dokumentiert. Monitoring Feld Wert Monitoring aktiv Ja / Nein HTTPS-Überwachung Ja / Nein Speicherüberwachung Ja / Nein Statusseite vorhanden Ja / Nein Letzte Kontrolle   Softwarestand Diese Tabelle würde ich unbedingt aufnehmen. Damit kannst du nach jedem Update sofort sehen, welchen Stand die Kundeninstanz hat. Komponente Version Letztes Update Bemerkung Ubuntu Server       Docker Engine       Docker Compose       Paperless-ngx       PostgreSQL       Valkey       Tika       Gotenberg       Caddy       XML-Viewer ITSG     E-Rechnungs-Parser ITSG     Bei deiner aktuellen Referenzinstallation wäre beispielsweise Paperless-ngx 5.2.16. Bei der Kundenvorlage würde ich die Versionsfelder aber leer lassen, damit du immer den tatsächlichen Kundenstand einträgst. Update- und Wartungsprotokoll Das würde ich ebenfalls fest auf jeder TeamBusinessDocs-Kundenseite vorsehen. Datum Komponente Alt Neu Tätigkeit / Änderung Ergebnis Durchgeführt von                                           Beispiel Datum Komponente Alt Neu Tätigkeit / Änderung Ergebnis Durchgeführt von 01.10.2026 Paperless-ngx 5.x.x 5.x.x Update durchgeführt Erfolgreich David Glaser 01.10.2026 E-Rechnung – – Positiv- und Negativtest Erfolgreich David Glaser Damit kannst du später sehr schnell nachvollziehen: Wann wurde aktualisiert? Was wurde aktualisiert? Von welcher auf welche Version? Wurde danach getestet? Funktionsprüfung nach Update Prüfung Ergebnis Datum TeamBusinessDocs erreichbar OK / Fehler   Anmeldung möglich OK / Fehler   Dokumentenupload OK / Fehler   OCR OK / Fehler   Volltextsuche OK / Fehler   E-Rechnung erkannt OK / Fehler   Custom Fields gesetzt OK / Fehler   XML-Viewer OK / Fehler   Rechnungsanhänge OK / Fehler   Normales PDF ohne Fehlklassifizierung OK / Fehler   Backup OK / Fehler   Monitoring OK / Fehler   Das finde ich für TeamBusinessDocs besonders wichtig, weil ein Update von Paperless durchaus funktionieren kann, während beispielsweise Post-Consume oder die E-Rechnungsverarbeitung anschließend ein Problem hat. Bekannte Besonderheiten Datum Bereich Beschreibung             Beispiele: kundenspezifische Dokumenttypen spezielle Workflows besondere Berechtigungen Nextcloud-Anbindung E-Mail-Import individuelle E-Rechnungsverarbeitung Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden. Organisation: [Kundenname] Kategorie: TeamBusinessDocs Zugangsdaten, Kennwörter, API-Token und andere Geheimnisse werden nicht direkt in dieser Dokumentation gespeichert. Dokumentationsverweise → TeamBusinessCloud → TeamBusinessMail → Benutzer → Backup → Monitoring → Externe Zugänge Letzte Prüfung Feld Wert Datum   Durchgeführt von David Glaser Ergebnis   Nächste Prüfung   Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am   Zuletzt aktualisiert   Aktualisiert durch   Dokumentationsstand Aktuell / Prüfung erforderlich Empfehlung von IT-Systeme Glaser Für jede TeamBusinessDocs-Umgebung sollten mindestens URL, Benutzer, Berechtigungen, Speichergröße, Dokumenttypen, Importwege und E-Rechnungsverarbeitung dokumentiert werden. Besonders wichtig ist die Dokumentation des Softwarestands. Nach Updates von Paperless-ngx oder den abhängigen Komponenten sollte zusätzlich eine Funktionsprüfung durchgeführt werden. Änderungen an Versionen, Dokumenttypen, Tags, Custom Fields, Importwegen, E-Rechnungsverarbeitung oder Berechtigungen sollten im Update- und Wartungsprotokoll dokumentiert werden. Microsoft 365 Diese Seite dokumentiert die Microsoft-365-Umgebung des Kunden. Sie enthält alle relevanten Informationen zum Tenant, den Lizenzen, Administrationskonten, Sicherheitsfunktionen und den eingesetzten Microsoft-Diensten. Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Lizenzverwaltung, Migrationen und Sicherheitsprüfungen., Tenant Übersicht Feld Wert Tenant Name Tenant ID Standarddomäne Erstellt am Status Aktiv / Inaktiv Beispiel Feld Wert Tenant Name Muster GmbH Tenant ID xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx Standarddomäne musterfirma.onmicrosoft.com Status Aktiv Domains Domain Status Beispiel Domain Status musterfirma.de Aktiv musterfirma.com Aktiv Administrationskonten Konto Funktion Beispiel Konto Funktion admin@musterfirma.de Global Administrator david.glaser@musterfirma.de IT-Systeme Glaser Lizenzen Lizenz Anzahl Beispiel Lizenz Anzahl Microsoft 365 Business Standard 7 Exchange Online Plan 1 6 Exchange Online Plan 2 1 Microsoft Copilot 1 Benutzer Feld Wert Aktive Benutzer Freigegebene Postfächer Gruppen Freigegebene Postfächer Postfach Berechtigte Benutzer Beispiel Postfach Berechtigte Benutzer info@musterfirma.de Verwaltung rechnung@musterfirma.de Buchhaltung Sicherheitsfunktionen Bitte markieren: ☐ MFA aktiviert☐ Security Defaults aktiv☐ Conditional Access aktiv☐ Self-Service Password Reset aktiv☐ App-Passwörter deaktiviert☐ Global Admin getrennt vom Benutzerkonto Microsoft Dienste Bitte markieren: ☐ Exchange Online☐ Microsoft Teams☐ OneDrive☐ SharePoint☐ Intune☐ Entra ID☐ Defender☐ Copilot Exchange Online Feld Wert Aktiv Ja / Nein Hybrid Setup Ja / Nein Anzahl Postfächer SPF eingerichtet Ja / Nein DKIM eingerichtet Ja / Nein DMARC eingerichtet Ja / Nein Microsoft Teams Feld Wert Aktiv Ja / Nein Telefonie Ja / Nein Gastzugriffe Ja / Nein OneDrive Feld Wert Aktiv Ja / Nein Standardspeicher Besonderheiten Intune Feld Wert Aktiv Ja / Nein Verwaltete Geräte Compliance Richtlinien Ja / Nein Backup Feld Wert Microsoft 365 Backup vorhanden Ja / Nein Lösung Letzte Kontrolle Beispiel Microsoft 365 wird aktuell nicht separat gesichert.Daten befinden sich ausschließlich in Microsoft 365. Externe Integrationen Bitte markieren: ☐ Lexoffice☐ DATEV☐ Teams Telefonie☐ Nextcloud☐ Outlook☐ Mobilgeräte Bekannte Besonderheiten Global Administrator nur für IT-Systeme Glaser.MFA für alle Benutzer verpflichtend.Copilot Lizenz für Geschäftsführung aktiv.Exchange Online wird ausschließlich für E-Mail genutzt. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Microsoft 365 Dokumentationsverweise → TeamBusinessMail→ Arbeitsplätze & Notebooks→ Mobilgeräte→ Externe Zugänge→ Lizenzen & Software Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Bei Microsoft 365 sollten insbesondere Tenant-Daten, Lizenzübersicht, Administrationskonten und Sicherheitsfunktionen dokumentiert werden. Global-Administrator-Konten sollten ausschließlich für administrative Tätigkeiten verwendet werden und immer durch MFA geschützt sein. Änderungen an Lizenzen, Domains, Sicherheitsrichtlinien oder Administrationskonten sind zusätzlich im Änderungsprotokoll festzuhalten. Backup Diese Seite dokumentiert die Datensicherungsstrategie des Kunden. Sie enthält Informationen zu eingesetzten Backup-Lösungen, Sicherungszielen, Wiederherstellungsverfahren und Kontrollmechanismen. Die Dokumentation dient als Grundlage für Recovery-, Disaster-Recovery- und Wiederherstellungsmaßnahmen. Backup Übersicht System Lösung Status Beispiel System Lösung Status Hyper-V Host Veeam Aktiv Dateiserver Veeam Aktiv TeamBusinessCloud Terra Cloud Backup Aktiv TeamBusinessMail Terra Cloud Backup Aktiv Backup Lösung Primäre Backupsoftware Bitte markieren: ☐ Veeam Backup & Replication☐ Terra Cloud Backup☐ QNAP HBS3☐ Synology Active Backup☐ Microsoft 365 Backup☐ Sonstige Sicherungsumfang Server System Backup Virtuelle Maschinen VM Backup NAS System Backup Microsoft 365 Dienst Backup Exchange Online Ja / Nein OneDrive Ja / Nein SharePoint Ja / Nein Teams Ja / Nein Backupziele Ziel Typ Beispiel Ziel Typ NAS-01 Lokales Backup Terra Cloud Offsite Backup Hetzner Storage Box Cloud Backup Backup Zeitplan System Intervall Beispiel System Intervall Hyper-V Host Täglich 22:00 Uhr Dateiserver Täglich 22:00 Uhr Microsoft 365 Täglich Veeam Backup Server Feld Wert Veeam Server Version Lizenz Repository Gesicherte Systeme HOST-HV01DC01FILE01VEEAM01 Terra Cloud Backup Agent Feld Wert Installiert Ja / Nein Letzte Kontrolle Status Gesicherte Systeme CloudserverNextcloudMailcowDocker Umgebung Wiederherstellung Letzter Restore-Test Feld Wert Datum System Ergebnis Recovery Dokumentation Recovery Maßnahmen werden im Kapitel:Wartungsprotokolle → Recovery Maßnahmendokumentiert. 3-2-1 Backup Regel Bitte markieren: ☐ 3 Datenkopien☐ 2 unterschiedliche Medien☐ 1 externe Sicherung Monitoring Feld Wert Backup Monitoring Ja / Nein Alarmierung Ja / Nein Benachrichtigung an Bekannte Besonderheiten Veeam sichert lokale Hyper-V Umgebung.Terra Cloud Backup sichert Cloudserver.Backupkontrolle erfolgt monatlich.Jährlicher Restore-Test vorgesehen. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Backup Dokumentationsverweise → Serverliste→ NAS Systeme→ Microsoft 365→ Recovery Maßnahmen→ Wartungsverträge Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Dokumentation sollte unabhängig von der eingesetzten Lösung geführt werden. Lokale Umgebungen werden typischerweise mit Veeam gesichert, Cloudserver mit Terra Cloud Backup. Für jedes gesicherte System sollten Sicherungsintervall, Backupziel, Wiederherstellungsverfahren und letzter erfolgreicher Restore-Test dokumentiert werden. Ein Backup gilt erst dann als zuverlässig, wenn eine erfolgreiche Wiederherstellung nachgewiesen wurde. Monitoring Diese Seite dokumentiert die Überwachung der Kundenumgebung. Sie enthält Informationen zu den eingesetzten Monitoring-Systemen, überwachten Diensten, Alarmierungen und Statusseiten. Die Dokumentation dient der frühzeitigen Erkennung von Störungen und unterstützt einen proaktiven Betrieb der IT-Infrastruktur. Monitoring Übersicht Feld Wert Monitoring aktiv Ja / Nein Betreiber-Monitoring Ja / Nein Kundenstatusseite Ja / Nein Alarmierung aktiv Ja / Nein Monitoring Systeme Bitte markieren: ☐ Uptime Kuma☐ PRTG☐ Grafana☐ Prometheus☐ WatchGuard Cloud☐ Microsoft 365 Monitoring☐ Sonstige Uptime Kuma Erreichbarkeit Feld Wert Betreiberseite Kundenstatusseite Status Aktiv Beispiel Feld Wert Betreiberseite https://status.kundendomain.de Kundenstatusseite https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor Status Aktiv Überwachte Systeme Server System Status Netzwerk System Status Cloud-Dienste Dienst Status Beispiel Dienst Status TeamBusinessCloud Aktiv TeamBusinessMail Aktiv OnlyOffice Aktiv Nextcloud Talk Aktiv SSL Überwachung Dienst Überwachung Beispiel Dienst Überwachung cloud.kundendomain.de Aktiv mail.kundendomain.de Aktiv office.kundendomain.de Aktiv Überwachte Domains Domain Zweck Beispiel Domain Zweck cloud.kundendomain.de Nextcloud mail.kundendomain.de Mailcow office.kundendomain.de OnlyOffice talk.kundendomain.de Talk Signaling Alarmierung Benachrichtigungen Bitte markieren: ☐ E-Mail☐ Telegram☐ Microsoft Teams☐ Push Nachricht☐ SMS Empfänger Empfänger Funktion Beispiel Empfänger Funktion info@its-glaser.de Betreiber david.glaser@its-glaser.de Administrator WatchGuard Monitoring Feld Wert WatchGuard Cloud Ja / Nein Lizenz aktiv Ja / Nein Alarmierung aktiv Ja / Nein Microsoft 365 Monitoring Feld Wert Tenant Überwachung Ja / Nein Sicherheitswarnungen Ja / Nein MFA Überwachung Ja / Nein Backup Monitoring Feld Wert Backup Überwachung Ja / Nein Letzte Kontrolle Alarmierung aktiv Ja / Nein Prüfrhythmus Bereich Intervall SSL Zertifikate Täglich Server 5 Minuten Webseiten 5 Minuten Backup Täglich Mailserver 5 Minuten Bekannte Besonderheiten Kundenstatusseite öffentlich erreichbar.Betreiberseite nur für IT-Systeme Glaser.SSL Zertifikate werden automatisch überwacht.Backupstatus wird täglich kontrolliert. Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Monitoring Dokumentationsverweise → Backup→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Serverliste→ Externe Zugänge→ Wartungsprotokolle Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Jede produktive Kundenumgebung sollte überwacht werden. Mindestens folgende Komponenten sollten im Monitoring enthalten sein: Internetanschluss Firewall Server NAS-Systeme TeamBusinessCloud TeamBusinessMail SSL-Zertifikate Backupstatus Ziel des Monitorings ist die frühzeitige Erkennung von Problemen, bevor diese den Kundenbetrieb beeinträchtigen. Die Kundenstatusseite dient dabei der transparenten Information des Kunden, während die Betreiberseite für die technische Überwachung durch IT-Systeme Glaser genutzt wird. Weitere Cloud-Dienste Diese Seite dokumentiert alle Cloud-Dienste, SaaS-Anwendungen und externen Plattformen des Kunden, die nicht über TeamBusinessCloud, TeamBusinessMail oder Microsoft 365 abgedeckt werden. Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Sicherheitsprüfungen und die Verwaltung externer Dienste. Cloud-Dienst Übersicht Dienst Anbieter Verwendung Status Beispiel Dienst Anbieter Verwendung Status Lexoffice Haufe Buchhaltung Aktiv DATEV Unternehmen Online DATEV Steuerberater Aktiv Dampsoft Connect Dampsoft Zahnarztsoftware Aktiv TeamViewer TeamViewer Fernwartung Aktiv Lexoffice Feld Wert Aktiv Ja / Nein Firmenname Benutzer Steuerberater angebunden Ja / Nein E-Mail Versand eingerichtet Ja / Nein Besonderheiten SMTP Versand über TeamBusinessMailApp-Passwort erforderlichRechnungsversand automatisiert DATEV Feld Wert Aktiv Ja / Nein Unternehmen Online Ja / Nein Steuerberater Schnittstellen vorhanden Ja / Nein Dampsoft Feld Wert Aktiv Ja / Nein Serverstandort TI Anbindung Ja / Nein Ansprechpartner TeamViewer Feld Wert Aktiv Ja / Nein Lizenztyp Geräte registriert Benutzerkonto Zoho Feld Wert Aktiv Ja / Nein Verwendete Produkte Benutzer Beispiel Zoho WorkplaceZoho NotebookZoho Mail Banking Software Feld Wert Produkt Hersteller Benutzer Beispiel StarMoney BusinessVR-NetWorldSFirm Telefonie Cloud Feld Wert Anbieter Cloud TK-Anlage SIP Trunk Ja / Nein Beispiel 3CXNFONPlacetelTelekom CompanyFlex Branchensoftware Software Verwendung Beispiel Zahnarztpraxis Software Verwendung Dampsoft Praxisverwaltung Ti-Messenger Kommunikation KIM Sichere Kommunikation Beispiel Kindergarten Software Verwendung KiTaPlus Verwaltung Little Bird Platzverwaltung Beispiel Pfarramt Software Verwendung DRS Meldewesen Mitgliederverwaltung DRS Personal Personalverwaltung Schnittstellen Dienst Verbindung zu Beispiel Dienst Verbindung zu Lexoffice TeamBusinessMail Outlook Microsoft 365 Nextcloud DAVx5 DATEV Unternehmen Online Zugangsdaten Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Cloud-Dienste Lizenzübersicht Dienst Laufzeit Bekannte Besonderheiten Lexoffice verwendet SMTP Versand über TeamBusinessMail.DATEV wird durch externen Steuerberater betreut.Dampsoft Support erfolgt direkt über Dampsoft.Cloud-Dienste werden teilweise durch externe Dienstleister verwaltet. Dokumentationsverweise → Externe Zugänge→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ TeamBusinessMail→ Ansprechpartner Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Hier sollten alle Cloud-Dienste dokumentiert werden, die geschäftskritisch sind oder regelmäßig administriert werden. Besonders wichtig sind: Lexoffice DATEV Dampsoft Zoho TeamViewer Cloud-Telefonanlagen Branchensoftware Die Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Die Kundendokumentation dient lediglich als technische und organisatorische Übersicht. Kapitel 5 – Lizenzen & Software Anwendungen Diese Seite dokumentiert die produktiv eingesetzten Softwareanwendungen des Kunden. Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Updates, Migrationen und Fehlerbehebungen. Es sollen ausschließlich geschäftlich relevante Anwendungen dokumentiert werden. Anwendungsübersicht Anwendung Hersteller Version Verantwortlich Beispiel Anwendung Hersteller Version Verantwortlich Microsoft Office Microsoft Microsoft 365 IT-Systeme Glaser Lexoffice Haufe Cloud Kunde eM Client eM Client Inc. Aktuell IT-Systeme Glaser Adobe Reader Adobe Aktuell IT-Systeme Glaser Office Anwendungen Anwendung Status Microsoft Word Aktiv Microsoft Excel Aktiv Microsoft Outlook Aktiv Microsoft PowerPoint Aktiv E-Mail Anwendungen Anwendung Verwendung Beispiel Anwendung Verwendung Outlook Microsoft 365 eM Client TeamBusinessMail Nextcloud Mail TeamBusinessCloud Buchhaltung Anwendung Verwendung Beispiel Anwendung Verwendung Lexoffice Buchhaltung DATEV Unternehmen Online Steuerberater Kommunikation Anwendung Verwendung Beispiel Anwendung Verwendung Microsoft Teams Kommunikation Nextcloud Talk Videokonferenzen TeamViewer Fernwartung Branchensoftware Anwendung Verwendung Beispiel Zahnarztpraxis Anwendung Verwendung Dampsoft Praxisverwaltung KIM Sichere Kommunikation TI Messenger Gesundheitswesen Beispiel Pfarramt Anwendung Verwendung DRS Meldewesen Mitgliederverwaltung DRS Personal Personalverwaltung Beispiel Kindergarten Anwendung Verwendung KiTaPlus Verwaltung Little Bird Platzverwaltung Sicherheitssoftware Anwendung Funktion Beispiel Anwendung Funktion Panda AD360 Virenschutz WatchGuard EPDR Endpoint Security BitLocker Laufwerksverschlüsselung Browser Bitte markieren: ☐ Microsoft Edge☐ Google Chrome☐ Mozilla Firefox☐ Safari Cloud Anwendungen Anwendung Verwendung Beispiel Anwendung Verwendung TeamBusinessCloud Dateien TeamBusinessMail E-Mail Microsoft 365 Office Zoho Notebook Notizen Updates Anwendung Updateverwaltung Beispiel Anwendung Updateverwaltung Microsoft 365 Automatisch eM Client Manuell Lexoffice Cloud Adobe Reader Automatisch Bekannte Besonderheiten Lexoffice nutzt SMTP Versand über TeamBusinessMail.eM Client wird als Standard-Mailprogramm verwendet.Microsoft Teams wird aktuell nicht genutzt.Dampsoft Updates erfolgen ausschließlich durch Dampsoft. Dokumentationsverweise → Lizenzen→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Weitere Cloud-Dienste Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Dokumentiert werden sollten nur geschäftlich relevante Anwendungen. Besonders wichtig sind: Office-Anwendungen E-Mail-Programme Buchhaltungssoftware Branchensoftware Sicherheitssoftware Kommunikationslösungen Die Seite dient als schnelle Übersicht darüber, welche Anwendungen produktiv eingesetzt werden und wer für deren Betreuung verantwortlich ist. Lizenzübersicht Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements und Wartungsverträge des Kunden. Sie dient als zentrale Übersicht für Lizenzmanagement, Vertragsverlängerungen, Audits, Budgetplanung und Support. Lizenzschlüssel und Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Lizenzübersicht Produkt Hersteller Anzahl Status Beispiel Produkt Hersteller Anzahl Status Microsoft 365 Business Standard Microsoft 7 Aktiv Exchange Online Plan 1 Microsoft 6 Aktiv Exchange Online Plan 2 Microsoft 1 Aktiv Microsoft Copilot Microsoft 1 Aktiv Panda AD360 Panda Security 15 Aktiv Microsoft Lizenzen Lizenz Anzahl Beispiel Lizenz Anzahl Microsoft 365 Business Standard 7 Exchange Online Plan 1 6 Exchange Online Plan 2 1 Microsoft Copilot 1 Sicherheitslösungen Produkt Anzahl Geräte Beispiel Produkt Anzahl Geräte Panda AD360 15 WatchGuard EPDR 15 BitLocker 15 TeamBusinessCloud Feld Wert Tarif Benutzer Speicherplatz Status Beispiel Feld Wert Tarif Business Benutzer 15 Speicherplatz 500 GB Status Aktiv TeamBusinessMail Feld Wert Domains Postfächer Status Beispiel Feld Wert Domains 1 Postfächer 18 Status Aktiv Backup-Lizenzen Produkt Umfang Beispiel Produkt Umfang Veeam Backup & Replication 1 Host Terra Cloud Backup 1 Server Microsoft 365 Backup 15 Benutzer Netzwerk & Security Produkt Gerät Beispiel Produkt Gerät WatchGuard Total Security T45 WatchGuard AuthPoint 10 Benutzer UniFi Cloud Gateway Lizenz Nicht erforderlich Branchensoftware Produkt Anzahl Beispiel Produkt Anzahl Lexoffice XL 1 DATEV Unternehmen Online 1 Dampsoft 5 Arbeitsplätze Lizenzverwaltung Feld Wert Zuständig Lizenzportal Letzte Prüfung Beispiel Feld Wert Zuständig IT-Systeme Glaser Lizenzportal Microsoft Admin Center Letzte Prüfung 15.06.2026 Verlängerungen Produkt Laufzeit bis Beispiel Produkt Laufzeit bis WatchGuard Total Security 31.12.2027 Panda AD360 31.12.2026 Veeam 30.09.2027 Besonderheiten Microsoft Copilot nur für Geschäftsführung.Panda AD360 auf allen Arbeitsplätzen installiert.Exchange Online wird ausschließlich für E-Mail genutzt.WatchGuard AuthPoint für VPN Benutzer aktiv. Zugangsdaten Lizenzportale und Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Lizenzen Dokumentationsverweise → Anwendungen→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Weitere Cloud-Dienste Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Lizenzübersicht dient als zentrale Verwaltung aller eingesetzten Software- und Cloud-Lizenzen. Dokumentiert werden sollten insbesondere: Microsoft 365 Lizenzen Sicherheitslösungen (Panda, WatchGuard EPDR, AuthPoint) TeamBusinessCloud & TeamBusinessMail Backup-Lösungen (Veeam, Terra Cloud) Branchensoftware (Lexoffice, DATEV, Dampsoft) Lizenzschlüssel und Zugangsdaten werden nicht in der Kundendokumentation gespeichert, sondern ausschließlich in Vaultwarden verwaltet. Wartungsverträge Diese Seite dokumentiert alle aktiven Wartungs-, Support- und Serviceverträge des Kunden. Sie dient als zentrale Übersicht für Laufzeiten, Leistungsumfang, Ansprechpartner, Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen. Die Dokumentation unterstützt die Planung von Wartungen, Lizenzverlängerungen und Budgetierungen. Vertragsübersicht Vertrag Anbieter Status Laufzeit bis Beispiel Vertrag Anbieter Status Laufzeit bis Server SLA Premium IT-Systeme Glaser Aktiv Unbefristet WatchGuard Total Security WatchGuard Aktiv 31.12.2027 Terra Cloud Backup Terra Cloud Aktiv Unbefristet Microsoft 365 Microsoft Aktiv Monatlich IT-Systeme Glaser Verträge SLA Vertrag Feld Wert Tarif Vertragsbeginn Laufzeit Kündigungsfrist Status Enthaltene Leistungen ☐ Fernwartung☐ Hotline☐ Monitoring☐ Backupkontrolle☐ Dokumentation☐ Patchmanagement☐ Sicherheitsprüfung☐ Benutzerverwaltung TeamBusinessCloud Feld Wert Tarif Benutzer Speicherplatz Vertragsbeginn Status TeamBusinessMail Feld Wert Domains Postfächer Vertragsbeginn Status Microsoft 365 Feld Wert Vertragsart CSP / Direkt Anbieter Laufzeit Abrechnung Monatlich / Jährlich Status Backup Terra Cloud Backup Feld Wert Tarif Umfang Speicherplatz Status Veeam Feld Wert Lizenztyp Umfang Laufzeit bis Status WatchGuard Feld Wert Gerät Lizenz Laufzeit bis Status Enthaltene Dienste ☐ Total Security☐ Basic Security☐ AuthPoint☐ EPDR☐ DNSWatch☐ ThreatSync Netzwerk & Infrastruktur Vertrag Anbieter Laufzeit Beispiel Vertrag Anbieter Laufzeit Glasfaseranschluss Telekom 31.12.2028 SIP-Trunk Telekom Unbefristet Cloud-Telefonanlage NFON Monatlich Hardwarewartung Gerät Hersteller Laufzeit bis Beispiel Gerät Hersteller Laufzeit bis HPE Server HPE 15.05.2028 QNAP NAS QNAP 10.09.2027 APC USV APC 01.12.2027 Externe Dienstleister Anbieter Leistung Beispiel Anbieter Leistung DATEV Steuerberaterportal Dampsoft Praxissoftware Terra Cloud Backup Microsoft Microsoft 365 Kündigungsfristen Vertrag Kündigungsfrist Beispiel Vertrag Kündigungsfrist SLA Vertrag 3 Monate TeamBusinessCloud 1 Monat TeamBusinessMail 1 Monat Microsoft 365 CSP Monatlich Nächste Verlängerungen Vertrag Verlängerung Beispiel Vertrag Verlängerung WatchGuard Total Security 31.12.2027 Panda AD360 31.12.2026 Veeam Subscription 30.09.2027 Besonderheiten WatchGuard Lizenz muss jährlich verlängert werden.Microsoft 365 wird monatlich abgerechnet.Terra Cloud Backup läuft unbefristet.SLA Vertrag beinhaltet Monitoring und Backupkontrolle. Dokumentationsverweise → Lizenzübersicht→ Externe Zugänge→ Microsoft 365→ Backup→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail Letzte Vertragsprüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite dient der kaufmännischen und technischen Übersicht aller laufenden Verträge. Besonders wichtig sind: SLA-Verträge Microsoft 365 WatchGuard-Lizenzen Backup-Lösungen Internet- und Telefonieverträge Hardwarewartungen Die Seite sollte mindestens einmal jährlich geprüft werden, um auslaufende Verträge und notwendige Verlängerungen frühzeitig zu erkennen. Herstellerportale Diese Seite dokumentiert alle Hersteller-, Partner- und Verwaltungsportale des Kunden. Sie dient als zentrale Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Garantieabwicklungen, Vertragsverlängerungen und Hersteller-Supportfälle. Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Portalübersicht Portal Hersteller Zweck Status Beispiel Portal Hersteller Zweck Status Microsoft 365 Admin Center Microsoft Benutzer & Lizenzen Aktiv WatchGuard Cloud WatchGuard Firewall Management Aktiv Terra Cloud Portal Terra Cloud Backup Verwaltung Aktiv UniFi Site Manager Ubiquiti Netzwerkverwaltung Aktiv Microsoft Microsoft 365 Admin Center Feld Wert Portal vorhanden Ja / Nein Tenant Zuständig Zugangsdaten Vaultwarden Verwendet für BenutzerverwaltungLizenzverwaltungExchange OnlineEntra IDMicrosoft Teams WatchGuard WatchGuard Cloud Feld Wert Aktiv Ja / Nein Geräte AuthPoint Ja / Nein Zugangsdaten Vaultwarden Verwendet für Firewall VerwaltungFirmware UpdatesMonitoringLizenzverwaltungVPN Verwaltung Terra Cloud Terra Cloud Portal Feld Wert Aktiv Ja / Nein Backup Agenten Backup Speicher Zugangsdaten Vaultwarden Verwendet für Backup KontrolleBackup WiederherstellungAgent UpdatesLizenzverwaltung Ubiquiti UniFi Site Manager Feld Wert Aktiv Ja / Nein Controller Geräteanzahl Zugangsdaten Vaultwarden Verwendet für SwitchesAccess PointsNetzwerk MonitoringFirmware Updates Veeam Veeam Backup & Replication Feld Wert Aktiv Ja / Nein Lizenzportal Backup Server Zugangsdaten Vaultwarden Verwendet für Backup JobsRestore TestsLizenzverwaltungMonitoring Domainprovider DNS Verwaltung Feld Wert Anbieter Domains Zugangsdaten Vaultwarden Beispiel IONOSHetznerALL-INKLnetcup Sicherheitslösungen Hersteller Portal Beispiel Hersteller Portal Panda Security Panda AD360 WatchGuard EPDR Portal Microsoft Defender Portal Branchensoftware Hersteller Portal Beispiel Hersteller Portal Lexoffice Lexoffice Portal DATEV Unternehmen Online Dampsoft Dampsoft Kundenportal Supportportale Hersteller Portal Beispiel Hersteller Portal HPE HPE Support Center QNAP QNAP Support Synology Synology Account APC Schneider Electric Portal Garantieportale Hersteller Verwendet für Beispiel Hersteller Verwendet für HPE Servergarantie Lenovo Notebookgarantie Dell Arbeitsplatzgarantie Zugangsdaten Alle Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Herstellerportale Besonderheiten Global-Administratoren ausschließlich für IT-Systeme Glaser.WatchGuard Cloud wird zentral verwaltet.UniFi Controller wird durch IT-Systeme Glaser betrieben.Backupverwaltung erfolgt über Terra Cloud Portal. Dokumentationsverweise → Externe Zugänge→ Lizenzübersicht→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ Backup→ Monitoring Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite dient als zentrale Übersicht aller Hersteller- und Verwaltungsportale des Kunden. Dokumentiert werden sollten insbesondere: Microsoft 365 WatchGuard Cloud Terra Cloud Backup UniFi Site Manager Veeam Domainprovider Branchensoftware-Portale Zugangsdaten und Lizenzschlüssel werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Die Kundendokumentation dient nur der organisatorischen und technischen Übersicht. Kapitel 6 – Dokumente & Pläne Netzwerkpläne Diese Seite dient als zentrale Übersicht der gesamten Netzwerkstruktur des Kunden. Sie enthält Netzwerkdiagramme, VLAN-Strukturen, WLAN-Planungen, Serverschrankdokumentationen und Standortübersichten. Die Seite bildet den zentralen Einstiegspunkt für die Netzwerkinfrastruktur des Kunden. Netzwerkübersicht Infrastruktur Bereich Status Internetanschluss Aktiv Firewall Aktiv Switches Aktiv WLAN Aktiv Server Aktiv NAS Aktiv VPN Aktiv Hauptstandort Feld Wert Standort Hauptsitz Adresse Musterstraße 1, 88348 Bad Saulgau Arbeitsplätze 15 Serverschrank Ja Server vorhanden Ja Außenstellen Standort Verbindung Lagerhalle Site-to-Site VPN Homeoffice Geschäftsführung SSL VPN Logischer Netzwerkaufbau Telekom Glasfaser│WatchGuard T45│USW-24-PoE├── HOST-HV01├── NAS-01├── Drucker├── Access Points└── Arbeitsplätze Netzwerkbereiche Bereich Netzwerk Server 192.168.10.0/24 Clients 192.168.20.0/24 WLAN 192.168.30.0/24 Gäste 192.168.40.0/24 Management 192.168.99.0/24 Aktuelle Netzwerkpläne Dokument Version Stand Hauptnetzwerk 1.3 15.06.2026 VLAN Übersicht 1.2 15.06.2026 WLAN Planung 1.1 15.06.2026 Serverschrank 1.0 15.06.2026 Hauptnetzwerk Beschreibung Übersicht des gesamten Kundennetzwerks.Darstellung von:- Internetanschluss- Firewall- Switches- Server- NAS- WLAN- Drucker- Telefonie Anlagen Netzwerkplan.pdfNetzwerkplan.drawioNetzwerkplan.vsdx VLAN Übersicht VLAN Bezeichnung Netzwerk 10 Server 192.168.10.0/24 20 Clients 192.168.20.0/24 30 WLAN 192.168.30.0/24 40 Gäste 192.168.40.0/24 99 Management 192.168.99.0/24 WLAN Planung Access Points Gerät Modell Standort AP-01 UniFi U7 Pro Flur EG AP-02 UniFi U7 Pro Besprechungsraum OG AP-03 UniFi U7 Pro Lagerhalle WLAN Übersicht WLAN VLAN Zweck Firma 20 Mitarbeiter Gäste 40 Besucher IoT 50 Geräte Abdeckung EG:- Büro- Empfang- BesprechungsraumOG:- Verwaltung- ArchivLager:- Kommissionierung- Versand Serverschrank Aufbau 19" ServerschrankPatchpanel 24 PortWatchGuard T45USW-24-PoEHOST-HV01NAS-01APC Smart-UPS 1500 Rackbelegung Höheneinheit Gerät HE 1 Patchpanel HE 2 WatchGuard T45 HE 3 USW-24-PoE HE 4-6 HOST-HV01 HE 7-8 NAS-01 HE 9-10 APC USV Standortpläne Hauptstandort Büro EG- 8 Arbeitsplätze- 1 Drucker- 1 Access PointBesprechungsraum- 1 Access Point- PräsentationsbildschirmServerraum- Serverschrank- NAS- Firewall Außenstelle Lager - 3 Arbeitsplätze- 1 Drucker- 1 Access PointVPN Verbindung zum Hauptstandort VPN Verbindungen Verbindung Typ Status Geschäftsführung SSL VPN Aktiv Lagerhalle Site-to-Site VPN Aktiv Besondere Konfigurationen Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Management VLAN nur für Administratoren.VPN Zugriff nur mit MFA.Firewall übernimmt DNS und Routing. Änderungsverlauf Datum Änderung 15.06.2026 Netzwerkplan erstellt 20.06.2026 AP-03 Lagerhalle ergänzt 10.07.2026 VLAN 50 IoT hinzugefügt Dokumentationsverweise → Internetanschluss→ Router / Firewall→ Switches→ WLAN→ Drucker / Scanner→ Serverliste→ NAS Systeme Letzte Prüfung Feld Wert Datum 15.06.2026 Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Netzwerkplan aktuell Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am 15.06.2026 Zuletzt aktualisiert 10.07.2026 Aktualisiert durch David Glaser Empfehlung von IT-Systeme Glaser Zu jeder Kundenumgebung sollte mindestens ein aktueller Netzwerkplan, eine VLAN-Übersicht und eine Serverschrankdokumentation vorhanden sein. Änderungen an Firewall, VLANs, Switches, WLAN oder VPN-Verbindungen sind zeitnah in den Plänen nachzuführen. Ein aktueller Netzwerkplan verkürzt die Fehleranalyse erheblich und ist eine der wichtigsten Dokumentationen einer professionellen IT-Umgebung. Installationsanleitungen Diese Seite dient als zentrale Übersicht über die Installations-, Konfigurations- und Wiederherstellungsanleitungen der Kundenumgebung. Hier werden keine vollständigen Handbücher gespeichert, sondern Verweise auf relevante Dokumentationen, Besonderheiten und kundenspezifische Konfigurationen dokumentiert. Die Seite unterstützt Support, Wartung, Neuinstallationen und Disaster-Recovery-Szenarien. Server Hyper-V Host Dokumentation Windows Server 2025Hyper-V HostHostname:HOST-HV01 Installationsanleitung → Serverliste→ Backup→ Recovery Maßnahmen→ Herstellerportale Besonderheiten Hyper-V Host darf nur außerhalb der Geschäftszeiten neu gestartet werden.Automatischer Start aller produktiven VMs aktiviert. NAS Systeme QNAP NAS Dokumentation QNAP TS-464RAID 510,8 TB Nutzkapazität Installationsanleitung → NAS Systeme→ Backup→ Herstellerportale Besonderheiten NAS dient als lokales Backupziel.SMART Überwachung aktiviert. Firewall WatchGuard Dokumentation WatchGuard T45Total Security SuiteWatchGuard Cloud Standardvorgehen 1. Konfigurationsbackup erstellen2. Firmware aktualisieren3. Neustart durchführen4. VPN prüfen5. Monitoring prüfen Besonderheiten VPN Benutzer mit AuthPoint geschützt.SSL VPN über Port 10443. Netzwerk UniFi Komponenten USW-24-PoEUSW-Lite-8-PoEUniFi U7 Pro Standardvorgehen 1. Gerät anschließen2. Adoption durchführen3. VLAN Profil zuweisen4. Firmware aktualisieren5. Funktion prüfen TeamBusinessCloud Nextcloud Installation URL:cloud.kundendomain.deDocker Umgebung Komponenten NextcloudOnlyOfficeRedisPostgreSQLTalkWhiteboard Besonderheiten Talk Signaling aktiviertTURN Server aktiviertClient Push aktiviertHSTS aktiviert OnlyOffice URL office.kundendomain.de Kontrolle Dokument öffnenBearbeitung testenSpeichern prüfen Nextcloud Talk URL talk.kundendomain.de Kontrolle Websocket Verbindung aktivAudio testenVideo testenBildschirmfreigabe testen TeamBusinessMail Mailcow URL mail.kundendomain.de Dienste PostfixDovecotRspamdSOGoMariaDB Kontrolle SMTP testenIMAP testenDKIM prüfenSPF prüfenDMARC prüfen Besonderheiten Lexoffice nutzt SMTP Versand.Scanner versendet Dokumente per Mail.App-Passwörter aktiviert. Microsoft 365 Standardvorgehen Benutzer anlegenLizenz zuweisenMFA aktivierenOutlook konfigurieren Kontrolle Anmeldung prüfenOutlook testenTeams testenOneDrive testen Backup Terra Cloud Backup Standardvorgehen Agent InstallationBackupjob prüfenBackupstatus prüfenWiederherstellung testen Besonderheiten Agent Updates über backup.terracloud.deMonatliche Backupkontrolle Veeam Standardvorgehen Backupjob prüfenRepository prüfenRestore-Test durchführen Besonderheiten 3-2-1 BackupstrategieJährlicher Restore-Test Monitoring Uptime Kuma Kontrolle Statusseite erreichbarSSL Zertifikate gültigBenachrichtigungen funktionieren Besonderheiten Betreiberseite nur für IT-Systeme Glaser.Kundenstatusseite öffentlich erreichbar. Dokumentenablage Verfügbare Dokumente InstallationsprotokolleHerstelleranleitungenProjektunterlagenAbnahmeprotokolleRecovery DokumentationKonfigurationssicherungen Dokumentationsverweise → Netzwerkpläne→ Serverliste→ NAS Systeme→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Microsoft 365→ Backup→ Monitoring Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite dient als zentraler Einstiegspunkt für Installations- und Konfigurationsanleitungen. Herstellerhandbücher und detaillierte Anleitungen sollten als PDF oder Link hinterlegt werden. Kundenspezifische Besonderheiten und Abweichungen vom Standard sind hier zusätzlich zu dokumentieren. Dadurch können Neuinstallationen, Migrationen und Wiederherstellungen deutlich schneller durchgeführt werden. Projektunterlagen Diese Seite dient als zentrale Übersicht über alle Projekte, Erweiterungen, Migrationen und größeren Änderungen innerhalb der Kundenumgebung. Sie dokumentiert den Projektverlauf von der Planung über die Umsetzung bis zur Abnahme und dient als Nachweis für durchgeführte Arbeiten. Projektübersicht Projekt Zeitraum Status Beispiel Projekt Zeitraum Status Einführung TeamBusinessCloud 01.06.2026 - 10.06.2026 Abgeschlossen Netzwerkmodernisierung 15.08.2026 - 20.08.2026 Abgeschlossen Microsoft 365 Migration 01.10.2026 - 15.10.2026 Abgeschlossen Projektstammdaten Projektname Feld Wert Projekt Kunde Projektleiter David Glaser Startdatum Abschlussdatum Status Geplant / Laufend / Abgeschlossen Projektbeschreibung Ziel Beschreibung des Projektziels.Welche Anforderungen sollen erfüllt werden?Welche Systeme werden eingeführt oder geändert? Beispiel Einführung einer TeamBusinessCloud Umgebung.Bereitstellung von:- Nextcloud- OnlyOffice- TeamBusinessMail- Monitoring- Backupfür 15 Benutzer. Projektumfang Bitte markieren: ☐ Netzwerk☐ Firewall☐ Server☐ NAS☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme Projektplanung Geplante Arbeiten --- Beispiel Installation KundenserverDNS EinrichtungNextcloud KonfigurationMailcow EinrichtungMonitoring KonfigurationKundenschulung Verwendete Systeme System Änderung Beispiel System Änderung WatchGuard T45 Neuinstallation TeamBusinessCloud Neuinstallation TeamBusinessMail Neuinstallation Uptime Kuma Monitoring eingerichtet Dokumente Angebotsunterlagen Angebot.pdfKalkulation.xlsxLeistungsbeschreibung.pdf Auftragsunterlagen Auftragsbestätigung.pdfBestellung.pdf Technische Dokumentation Netzwerkplan.drawioKonfigurationsdokumentation.pdfInstallationsprotokoll.pdf Abnahme Abnahmeprotokoll Feld Wert Abnahme erfolgt Ja / Nein Datum Ansprechpartner Kunde Durchgeführt von David Glaser Bemerkungen Projekt erfolgreich abgeschlossen.Kunde wurde eingewiesen.System produktiv übernommen. Kundenschulung Feld Wert Schulung durchgeführt Ja / Nein Datum Teilnehmer Schulungsinhalte NextcloudMailOnlyOfficePasswortverwaltungMobile Geräte Nacharbeiten Offene Punkte --- Beispiel Zusätzliche Benutzer anlegenDrucker anbindenSmartphone Synchronisation einrichten Lessons Learned Erkenntnisse Firewallregel bereits vor DNS Umstellung vorbereiten.Kundenschulung direkt nach Projektabschluss durchführen.Monitoring sofort aktivieren. Projektabschluss Feld Wert Projekt abgeschlossen Ja / Nein Abschlussdatum Dokumentation vollständig Ja / Nein Monitoring aktiv Ja / Nein Backup aktiv Ja / Nein Dokumentationsverweise → Änderungsdokumentation→ Wartungsprotokolle→ Netzwerkpläne→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Backup→ Monitoring Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Für größere Projekte sollte zusätzlich ein eigenes Kapitel oder Unterseiten angelegt werden, z. B.: Angebote Auftragsbestätigungen Projektplanung Installationsprotokolle Abnahmeprotokolle Kundenschulungen Dadurch bleibt die eigentliche Kundendokumentation übersichtlich, während alle projektbezogenen Informationen nachvollziehbar archiviert werden. Kapitel 7 – Besonderheiten Kundenbesonderheiten Diese Seite dokumentiert alle kundenindividuellen Besonderheiten, Sonderregelungen, technischen Abhängigkeiten und organisatorischen Anforderungen, die nicht in die Standarddokumentation passen. Sie dient dazu, wichtige Informationen schnell auffindbar zu machen und Fehlkonfigurationen oder Missverständnisse bei Support, Wartung und Projekten zu vermeiden. Allgemeine Besonderheiten --- Beispiel Geschäftsführung arbeitet regelmäßig im Homeoffice.Wartungsfenster nur außerhalb der Öffnungszeiten.Änderungen an Firewall und Internetanschluss nur nach Freigabe durch die Geschäftsführung. Technische Besonderheiten Infrastruktur --- Beispiel FritzBox arbeitet ausschließlich als Modem.WatchGuard übernimmt Routing und VPN.NAS dient gleichzeitig als Backupziel und Dateiserver. Netzwerk Besonderheiten --- Beispiel Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Management VLAN nur für Administratoren erreichbar.VPN Zugriff ausschließlich mit MFA möglich. TeamBusinessCloud Besonderheiten --- Beispiel Nextcloud Talk wird intensiv genutzt.Whiteboard für Projektarbeit aktiviert.Mail-App mit mehreren Postfächern eingerichtet. TeamBusinessMail Besonderheiten --- Beispiel Lexoffice nutzt SMTP Versand über TeamBusinessMail.Scanner versendet Dokumente per E-Mail.Mehrere Benutzer greifen auf info@ zu. Microsoft 365 Besonderheiten --- Beispiel Global-Administrator nur für IT-Systeme Glaser.MFA für alle Benutzer verpflichtend.Copilot Lizenz nur für Geschäftsführung. Software Besonderheiten --- Beispiel eM Client ist Standard-Mailprogramm.Dampsoft Updates ausschließlich durch Dampsoft.DATEV Betreuung erfolgt durch externen Steuerberater. Externe Dienstleister Dienstleister Zuständigkeit Beispiel Dienstleister Zuständigkeit Steuerberater Müller DATEV Dampsoft Support Praxissoftware Telekom Internetanschluss Organisatorische Besonderheiten --- Beispiel Supportanfragen grundsätzlich über Frau Muster.Wartungsarbeiten nur nach vorheriger Ankündigung.Keine Änderungen während der Monatsabrechnung. Bekannte Risiken --- Beispiel Nur ein Domänencontroller vorhanden.NAS besitzt keine Replikation.Internetanbindung ohne Backup-Leitung. Empfehlungen von IT-Systeme Glaser --- Beispiel Zweiten Internetanschluss als Backup vorsehen.USV Batterie im nächsten Jahr ersetzen.Zusätzlichen Domänencontroller bereitstellen. Wichtige Hinweise für Techniker Vor Änderungen immer aktuelles Backup prüfen.Firewall-Konfiguration vor Updates sichern.Produktivsysteme nur außerhalb der Geschäftszeiten neu starten. Dokumentationsverweise → Ansprechpartner→ Netzwerkpläne→ Serverliste→ Wartungsverträge→ Änderungsprotokoll→ Projektunterlagen Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite ist eine der wertvollsten Seiten der gesamten Kundendokumentation. Hier werden Informationen festgehalten, die man sonst erst nach langer Einarbeitung oder Rückfragen beim Kunden erfährt. Besonders sinnvoll sind: technische Sonderlösungen Ansprechpartner-Regeln Wartungsfenster externe Dienstleister bekannte Schwachstellen Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen Ein neuer Techniker sollte nach dem Lesen dieser Seite sofort die wichtigsten Besonderheiten des Kunden kennen. Bekannte Probleme Diese Seite dokumentiert wiederkehrende Fehler, bekannte Einschränkungen und technische Besonderheiten der Kundenumgebung. Die Dokumentation dient als Wissensdatenbank für Support, Wartung und Fehlerbehebung und reduziert den Analyseaufwand bei wiederkehrenden Störungen erheblich. Aktive Probleme Problem Priorität Status Beispiel Problem Priorität Status Scanner verliert SMTP Verbindung Mittel Beobachtung WLAN Lagerhalle schwach Niedrig Geplant NAS Speicherplatz knapp Hoch Offen Netzwerk Problem Beschreibung des Problems Ursache Bekannte Ursache Lösung Durchgeführte oder empfohlene Lösung Beispiel WLAN Lagerhalle Problem Schwaches WLAN Signal im hinteren Lagerbereich. Ursache Access Point zu weit entfernt. Lösung Zusätzlichen Access Point installieren. Firewall / VPN Problem Beschreibung des Problems Ursache Bekannte Ursache Lösung Durchgeführte Lösung Beispiel SSL VPN Verbindung Problem Benutzer kann sich nicht mit SSL VPN verbinden. Ursache MFA Token nicht synchronisiert. Lösung AuthPoint Token neu registrieren. TeamBusinessCloud Problem Beschreibung des Problems Ursache Bekannte Ursache Lösung Durchgeführte Lösung Beispiel Nextcloud Talk Websocket Fehler Problem Anrufe funktionieren nur eingeschränkt.Warnung in der Nextcloud Administration vorhanden. Ursache Signaling Server oder Websocket Verbindung nicht korrekt konfiguriert. Lösung Websocket URL:wss://talk.kundendomain.de/spreedim Signaling Server eintragen.Docker Container neu starten. trusted_proxies Warnung Problem Warnung in der Nextcloud Administration. Ursache Reverse Proxy nicht als trusted_proxies eingetragen. Lösung config.php anpassen:'trusted_proxies' => ['172.20.0.0/16']; Whiteboard Verbindungsprobleme Problem Whiteboard kann nicht geladen werden. Ursache Whiteboard Backend nicht erreichbar. Lösung Whiteboard Container prüfen.Browsercache leeren.Nextcloud App aktualisieren. TeamBusinessMail Beispiel DKIM / SPF / DMARC Fehler Problem E-Mails landen im Spam. Ursache DNS Einträge fehlerhaft oder unvollständig. Lösung SPF prüfenDKIM prüfenDMARC prüfenDNS Propagation abwarten Lexoffice SMTP Fehler Problem Rechnungen können nicht versendet werden. Ursache 2FA aktiv und normales Passwort verwendet. Lösung Mailcow App-Passwort erstellen.Dieses in Lexoffice hinterlegen. Backup Beispiel Veeam Backup fehlgeschlagen Problem Backupjob schlägt fehl. Ursache Repository voll oder Netzwerkfehler. Lösung Speicherplatz prüfen.Repository erweitern.Job erneut starten. Terra Cloud Backup Fehler Problem Backup Agent meldet Fehler. Ursache Agent nicht erreichbar oder Dienst gestoppt. Lösung Agent Dienst neu starten.Backupportal prüfen. Monitoring Beispiel SSL Zertifikat Warnung Problem Monitoring meldet Zertifikatsablauf. Ursache Automatische Verlängerung fehlgeschlagen. Lösung Caddy Logs prüfen.DNS Erreichbarkeit prüfen.Zertifikat erneuern. Server & NAS Beispiel NAS Speicherplatz knapp Problem Weniger als 10 % freier Speicher. Ursache Datenwachstum oder fehlende Bereinigung. Lösung Speicher erweitern.Alte Daten archivieren. USV Batteriewarnung Problem USV meldet Batteriestörung. Ursache Batterien verschlissen. Lösung Batterien ersetzen.USV Selbsttest durchführen. Historische Probleme Datum Problem Lösung Beispiel Datum Problem Lösung 15.06.2026 DKIM Fehler DNS korrigiert 20.06.2026 Nextcloud Talk Fehler Websocket eingerichtet 10.07.2026 SSL Warnung Zertifikat erneuert Workarounds Scanner neu starten wenn SMTP Fehler auftritt.Bei Outlook-Problemen neues Profil anlegen.Vor Firewall-Updates immer Konfigurationsbackup erstellen. Dokumentationsverweise → Änderungsprotokoll→ Wartungsprotokolle→ Netzwerkpläne→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Backup→ Monitoring Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Diese Seite sollte ausschließlich für bekannte und wiederkehrende Probleme verwendet werden. Ziel ist es, dass ein Techniker bei einer Störung zuerst hier nachsehen kann, bevor er eine aufwendige Fehlersuche startet. Besonders wertvoll sind dokumentierte Lösungen für: Nextcloud Talk Mailcow DNS-Probleme WatchGuard VPN Backupfehler SSL-Zertifikate Scanner und SMTP-Versand Mit der Zeit entsteht daraus eine kundenindividuelle Wissensdatenbank für den laufenden Betrieb. Lessons Learned Diese Seite dokumentiert wichtige Erkenntnisse, Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge aus Projekten, Störungen, Wartungen und dem laufenden Betrieb. Ziel ist es, wiederkehrende Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und Wissen dauerhaft für zukünftige Arbeiten verfügbar zu machen. Im Gegensatz zur Seite „Bekannte Probleme“ werden hier nicht Fehler dokumentiert, sondern die daraus gewonnenen Erkenntnisse. Übersicht Datum Thema Kategorie Beispiel Datum Thema Kategorie 15.06.2026 Nextcloud Talk Einführung TeamBusinessCloud 20.06.2026 DNS Umstellung Netzwerk 10.07.2026 Veeam Restore Test Backup Netzwerk Erkenntnis - Beispiel VLAN Planung Situation Nachträgliche Einführung eines Gäste-WLANs. Erkenntnis Bereits bei der Erstinstallation ausreichend VLANs vorsehen. Empfehlung Mindestens folgende VLANs einplanen:- Server- Clients- WLAN- Gäste- Management Firewall & VPN Beispiel WatchGuard SSL VPN Situation Port 443 wurde für SSL VPN genutzt.Später wurde ein Webserver veröffentlicht. Erkenntnis VPN Port frühzeitig auf 10443 umstellen. Empfehlung HTTPS grundsätzlich für Webdienste reservieren. TeamBusinessCloud Beispiel Nextcloud Talk Situation Videokonferenzen funktionierten nur eingeschränkt. Erkenntnis Talk sollte immer mit Signaling Server und TURN Server installiert werden. Empfehlung Nextcloud Talk nie mehr ohne:- Signaling- Coturn- Websocketbereitstellen. Nextcloud Whiteboard Situation Whiteboard funktionierte nach Updates nicht mehr zuverlässig. Erkenntnis Whiteboard direkt nach Updates testen. Empfehlung Funktionsprüfung in Wartungscheckliste aufnehmen. TeamBusinessMail Beispiel Lexoffice SMTP Situation E-Mail Versand aus Lexoffice funktionierte nicht. Erkenntnis Bei aktiver 2FA werden App-Passwörter benötigt. Empfehlung Lexoffice immer mit Mailcow App-Passwort konfigurieren. DKIM / SPF / DMARC Situation E-Mails wurden als Spam eingestuft. Erkenntnis DNS Einträge direkt nach Inbetriebnahme prüfen. Empfehlung MXToolbox Prüfung in die Abnahme aufnehmen. Backup Beispiel Restore Test Situation Backup vorhanden, Wiederherstellung nie getestet. Erkenntnis Ein Backup ist erst nach erfolgreichem Restore-Test verifiziert. Empfehlung Mindestens jährlich Restore-Test durchführen. Veeam Situation Backupjob erfolgreich, Repository fast voll. Erkenntnis Backuperfolg alleine reicht nicht aus. Empfehlung Freien Speicher regelmäßig kontrollieren. Monitoring Beispiel SSL Zertifikate Situation Zertifikat lief ab. Erkenntnis Automatische Verlängerung kann fehlschlagen. Empfehlung SSL Überwachung immer aktivieren. Projekte Beispiel Kundenserver Einführung Situation Mehrere Nacharbeiten nach Projektabschluss. Erkenntnis Abnahmecheckliste war unvollständig. Empfehlung Vor Übergabe prüfen:- Backup- Monitoring- DNS- SSL- Dokumentation- Kundenschulung Organisatorische Erkenntnisse Beispiel Kundenschulung Situation Kunde erhielt Zugangsdaten, aber keine Einweisung. Erkenntnis Supportaufwand steigt deutlich. Empfehlung Immer Kundenschulung nach Projektabschluss durchführen. Dokumentation Situation Änderungen wurden nicht dokumentiert. Erkenntnis Fehlersuche wird deutlich erschwert. Empfehlung Jede relevante Änderung sofort dokumentieren. Standardisierung IT-Systeme Glaser Bewährte Standards WatchGuard als FirewallUniFi für WLAN und SwitchingVeeam für lokale BackupsTerra Cloud Backup für CloudserverTeamBusinessCloud für ZusammenarbeitTeamBusinessMail für E-MailVaultwarden für PasswörterBookStack für Dokumentation Verbesserungsmaßnahmen Datum Maßnahme Status Beispiel Datum Maßnahme Status 01.07.2026 SSL Monitoring standardisieren Erledigt 15.07.2026 Restore-Test Checkliste erstellt Erledigt 01.08.2026 Nextcloud Talk Standardpaket definiert Erledigt Dokumentationsverweise → Projektunterlagen→ Bekannte Probleme→ Änderungsprotokoll→ Wartungsprotokolle→ Installationsanleitungen Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Seite „Lessons Learned“ ist die persönliche Wissensdatenbank von IT-Systeme Glaser. Hier werden Erfahrungen aus Projekten, Fehlern und Wartungen festgehalten, damit dieselben Probleme nicht mehrfach gelöst werden müssen. Besonders wertvoll sind Erkenntnisse aus: Nextcloud- und Mailcow-Projekten WatchGuard-Installationen Backup- und Recovery-Tests Microsoft-365-Migrationen Kundenübergaben und Schulungen Mit der Zeit entsteht daraus ein standardisierter Best-Practice-Katalog für alle zukünftigen Kundenprojekte. Kapitel 8 – Wartungsprotokolle Wartungsarbeiten Diese Seite dokumentiert alle durchgeführten Wartungs-, Update- und Optimierungsarbeiten innerhalb der Kundenumgebung. Sie dient als Nachweis für erbrachte Leistungen, erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen und unterstützt bei Fehleranalysen sowie zukünftigen Wartungsmaßnahmen. Im Gegensatz zum Änderungsprotokoll werden hier gezielt Wartungen, Updates und regelmäßige Kontrollen dokumentiert. Wartungsübersicht Datum Wartung Durchgeführt von Beispiel Datum Wartung Durchgeführt von 15.06.2026 Nextcloud Update David Glaser 20.06.2026 Firewall Firmware Update David Glaser 01.07.2026 Backupkontrolle David Glaser Wartungseintrag Allgemeine Informationen Feld Wert Datum Beginn Ende Techniker David Glaser Kategorie Kategorie Bitte markieren: ☐ Server☐ NAS☐ Firewall☐ Netzwerk☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme Durchgeführte Arbeiten --- Beispiel Nextcloud auf Version 33.0.5 aktualisiertOnlyOffice Konnektor geprüftTalk Signaling getestetWhiteboard Funktion geprüft Betroffene Systeme System Status Beispiel System Status TeamBusinessCloud Erfolgreich OnlyOffice Erfolgreich Talk Erfolgreich Funktionsprüfung Kontrolle durchgeführt ☐ Anmeldung geprüft☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ SSL geprüft☐ Benutzerfunktion geprüft Ergebnis Alle Funktionen erfolgreich getestet.Keine Auffälligkeiten festgestellt. Backupkontrolle Prüfung Feld Wert Backup erfolgreich Ja / Nein Letzte Sicherung Restore-Test erforderlich Ja / Nein Beispiel Terra Cloud Backup erfolgreich.Letzte Sicherung:15.06.2026 22:00 UhrKeine Fehler vorhanden. Sicherheitsprüfung Kontrolle ☐ Updates installiert☐ Virenschutz aktiv☐ MFA aktiv☐ SSL Zertifikate gültig☐ Firewall aktuell Festgestellte Probleme --- Beispiel ClamAV hohe CPU-Auslastung festgestellt.Analyse durchgeführt.Keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Empfehlungen --- Beispiel Speicherplatz NAS beobachten.USV Batterietest innerhalb der nächsten 6 Monate durchführen.Zusätzlichen Access Point im Lager einplanen. Verwendete Dokumentation → Netzwerkpläne→ Serverliste→ Backup→ Monitoring→ Herstellerportale Wartungsnachweis Feld Wert Wartung erfolgreich abgeschlossen Ja / Nein Kunde informiert Ja / Nein Dokumentation aktualisiert Ja / Nein Historie Datum Wartung Ergebnis Beispiel Datum Wartung Ergebnis 15.06.2026 Nextcloud Update Erfolgreich 20.06.2026 WatchGuard Update Erfolgreich 01.07.2026 Backupprüfung Erfolgreich 15.07.2026 SSL Kontrolle Erfolgreich Dokumentationsverweise → Änderungsprotokoll→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Backup→ Monitoring→ Projektunterlagen Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Jede geplante Wartung sollte hier dokumentiert werden. Dazu gehören Updates, Backupkontrollen, Sicherheitsprüfungen, Firmwareupdates und Funktionskontrollen. Besonders bei Managed-Service-Kunden dient diese Seite als Nachweis der erbrachten Leistungen und kann bei Jahresgesprächen oder SLA-Auswertungen herangezogen werden. Nach jeder Wartung sollten geprüft werden: Backupstatus Monitoringstatus SSL-Zertifikate Benutzeranmeldung Kernfunktionen der Systeme Dadurch entsteht eine lückenlose Wartungshistorie der gesamten Kundenumgebung. Updates Diese Seite dokumentiert alle durchgeführten Software-, Firmware-, Sicherheits- und Versionsupdates innerhalb der Kundenumgebung. Sie dient als zentrale Übersicht über den Aktualisierungsstand der eingesetzten Systeme und ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen, Fehlern und Versionsständen. Im Gegensatz zur Seite „Wartungsarbeiten“ werden hier ausschließlich Updates dokumentiert. Updateübersicht Datum System Version alt Version neu Beispiel Datum System Version alt Version neu 15.06.2026 Nextcloud 33.0.4 33.0.5 20.06.2026 WatchGuard T45 12.11.1 12.11.2 01.07.2026 Mailcow Mai 2026 Juni 2026 Updateeintrag Allgemeine Informationen Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Kategorie Wartungsfenster Ja / Nein Kategorie Bitte markieren: ☐ Betriebssystem☐ Server☐ NAS☐ Firewall☐ Netzwerk☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme Betroffene Systeme System Hersteller Status Versionsänderung Feld Wert Vorherige Version Neue Version Updatequelle Beispiel Feld Wert Vorherige Version Nextcloud 33.0.4 Neue Version Nextcloud 33.0.5 Updatequelle Docker Image Durchgeführte Arbeiten --- Beispiel Docker Images aktualisiertContainer neu erstelltDatenbankmigration durchgeführtFunktionstest durchgeführt Funktionsprüfung Bitte markieren: ☐ Anmeldung erfolgreich☐ Dienste erreichbar☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ SSL Zertifikate geprüft☐ Benutzerfunktion geprüft Ergebnis Update erfolgreich durchgeführt.Keine Fehler festgestellt. Probleme während des Updates --- Beispiel OnlyOffice Container startete verzögert.Container Neustart durchgeführt.Fehler behoben. Rollback erforderlich Feld Wert Rollback durchgeführt Ja / Nein Ursache Ergebnis TeamBusinessCloud Updates Beispiel Komponente Version Nextcloud OnlyOffice Talk Whiteboard PostgreSQL Redis TeamBusinessMail Updates Beispiel Komponente Version Mailcow Postfix Dovecot Rspamd SOGo Firewall & Netzwerk Updates Beispiel Komponente Version WatchGuard Fireware UniFi Controller UniFi Switches UniFi Access Points Server & NAS Updates Beispiel System Version Windows Server Ubuntu Server QNAP QTS Synology DSM Microsoft 365 Änderungen LizenzänderungenMFA AnpassungenBenutzeränderungenSicherheitsrichtlinien Empfehlungen nach dem Update --- Beispiel Backupkontrolle innerhalb 24 Stunden durchführen.Monitoring besonders beobachten.Benutzer über Änderungen informieren. Dokumentationsverweise → Wartungsarbeiten→ Änderungsprotokoll→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Backup→ Monitoring Historie Datum Update Ergebnis Beispiel Datum Update Ergebnis 15.06.2026 Nextcloud 33.0.5 Erfolgreich 20.06.2026 WatchGuard 12.11.2 Erfolgreich 01.07.2026 Mailcow Juni Update Erfolgreich 15.07.2026 UniFi Controller Erfolgreich Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Seite „Updates“ dient als technische Versionshistorie aller Systeme des Kunden. Sie ergänzt die Wartungsdokumentation und ermöglicht eine schnelle Nachverfolgung von Versionsständen. Besonders wichtig sind Updates von: Nextcloud & OnlyOffice Mailcow WatchGuard Firewalls UniFi Infrastruktur Windows Server NAS-Systemen Backup-Systemen Nach jedem Update sollten Funktionsprüfung, Backupkontrolle und Monitoringkontrolle dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine vollständige Updatehistorie der Kundenumgebung. Störungen Diese Seite dokumentiert alle Störungen, Ausfälle und Supportfälle innerhalb der Kundenumgebung. Sie dient als Nachweis für den laufenden Betrieb, unterstützt die Ursachenanalyse und hilft dabei, wiederkehrende Probleme frühzeitig zu erkennen. Im Gegensatz zur Seite „Bekannte Probleme“ werden hier konkrete Ereignisse und Vorfälle dokumentiert. Störungsübersicht Datum Störung Priorität Status Beispiel Datum Störung Priorität Status 15.06.2026 Internetausfall Hoch Behoben 20.06.2026 Nextcloud nicht erreichbar Hoch Behoben 10.07.2026 Scanner Versand fehlerhaft Mittel Behoben Störungseintrag Allgemeine Informationen Feld Wert Datum Uhrzeit Beginn Uhrzeit Ende Bearbeiter David Glaser Priorität Niedrig / Mittel / Hoch / Kritisch Betroffene Systeme Bitte markieren: ☐ Internetanschluss☐ Firewall☐ Switches☐ WLAN☐ Server☐ NAS☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme Fehlerbeschreibung Beschreibung der StörungAuswirkungen auf den KundenBetroffene Benutzer oder Systeme Beispiel Kunde konnte keine E-Mails versenden.Empfang funktionierte weiterhin.Alle Benutzer betroffen. Ursache Bekannte oder ermittelte Ursache Beispiel SMTP Authentifizierung fehlgeschlagen.App-Passwort nach Passwortänderung ungültig geworden. Analyse Durchgeführte PrüfungenLogsMonitoringTests Beispiel Mailcow Logs geprüft.SMTP Anmeldung getestet.Benutzerkonto geprüft.App-Passwort ungültig. Lösung Durchgeführte Maßnahmen Beispiel Neues App-Passwort erstellt.In Lexoffice hinterlegt.Funktion erfolgreich getestet. Ausfallzeit Feld Wert Beginn Ende Dauer Betroffene Benutzer Benutzer Auswirkung Beispiel Benutzer Auswirkung Verwaltung Kein E-Mail Versand Geschäftsführung Kein E-Mail Versand Monitoring Feld Wert Alarm ausgelöst Ja / Nein Monitoring erkannt Ja / Nein Ticket erstellt Ja / Nein Beispiel Uptime Kuma meldete SMTP Fehler.Benachrichtigung per E-Mail erhalten. Dokumentation der Behebung Welche Schritte wurden durchgeführt?Welche Systeme wurden geändert? Beispiel SMTP Konfiguration geprüft.App-Passwort erneuert.Funktionsprüfung durchgeführt. Lessons Learned Welche Erkenntnisse ergeben sich aus der Störung? Beispiel App-Passwörter nach Änderungen dokumentieren.Funktionsprüfung nach Passwortänderungen durchführen. Präventionsmaßnahmen Wie kann die Störung künftig vermieden werden? Beispiel Änderungen an Mailkonten künftig dokumentieren.Monatliche SMTP Funktionsprüfung durchführen. Anhänge ScreenshotsLogdateienMonitoring MeldungenHerstellerinformationen Historie Datum Störung Lösung Beispiel Datum Störung Lösung 15.06.2026 DKIM Fehler DNS korrigiert 20.06.2026 Nextcloud Talk Fehler Websocket eingerichtet 10.07.2026 Lexoffice SMTP Fehler App-Passwort erstellt 15.07.2026 Internetausfall Telekom Provider behoben Dokumentationsverweise → Bekannte Probleme→ Wartungsarbeiten→ Updates→ Lessons Learned→ Monitoring→ Änderungsprotokoll Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Jede größere Störung sollte hier dokumentiert werden – unabhängig davon, ob sie durch den Kunden, einen Provider oder die eigene Infrastruktur verursacht wurde. Besonders wichtig sind: Ursache Ausfallzeit Lösung Präventionsmaßnahmen Lessons Learned Zusammen mit den Seiten Bekannte Probleme, Wartungsarbeiten und Lessons Learned entsteht dadurch eine vollständige Betriebshistorie der Kundenumgebung. Recovery Maßnahmen Diese Seite dokumentiert Wiederherstellungsverfahren (Recovery), Notfallmaßnahmen und Disaster-Recovery-Szenarien der Kundenumgebung. Sie dient als zentrale Anleitung für die Wiederherstellung von Systemen, Diensten und Daten nach Ausfällen, Hardwaredefekten, Cyberangriffen oder Fehlkonfigurationen. Das Ziel ist die schnellstmögliche Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs. Recovery Übersicht System Recovery vorhanden Letzter Test Beispiel System Recovery vorhanden Letzter Test Hyper-V Host Ja 15.06.2026 NAS Ja 15.06.2026 TeamBusinessCloud Ja 20.06.2026 TeamBusinessMail Ja 20.06.2026 Notfallkontakte Funktion Ansprechpartner IT Betreuung IT-Systeme Glaser Kunde Internetprovider Hardwarelieferant Prioritäten Kritische Systeme 1. Internetanschluss2. Firewall3. Server4. NAS5. E-Mail6. Cloud Dienste7. Arbeitsplatzsysteme Hyper-V Recovery Ausfall eines virtuellen Servers Vorgehen 1. Hyper-V Host prüfen2. VM Status kontrollieren3. VM starten4. Ereignisprotokolle prüfen5. Funktionstest durchführen Wiederherstellung aus Veeam Vorgehen 1. Veeam öffnen2. Restore auswählen3. Wiederherstellungspunkt wählen4. VM wiederherstellen5. Funktion prüfen NAS Recovery NAS ausgefallen Vorgehen 1. Stromversorgung prüfen2. RAID Status prüfen3. SMART Status prüfen4. Backupstatus prüfen5. Herstellerdiagnose durchführen Totalausfall Vorgehen 1. Ersatzgerät bereitstellen2. Backup wiederherstellen3. Freigaben prüfen4. Benutzerberechtigungen prüfen5. Funktionstest durchführen TeamBusinessCloud Recovery Nextcloud Container ausgefallen Vorgehen docker compose psdocker compose restartdocker compose logs Komplettausfall Vorgehen 1. Docker Umgebung wiederherstellen2. PostgreSQL wiederherstellen3. Nextcloud Daten wiederherstellen4. Redis starten5. Funktionstest durchführen Funktionsprüfung AnmeldungDateiuploadOnlyOfficeTalkWhiteboardMail App TeamBusinessMail Recovery Mailcow ausgefallen Vorgehen docker compose psdocker compose restart Komplette Wiederherstellung Vorgehen 1. Mailcow Server bereitstellen2. Backup einspielen3. DNS prüfen4. SMTP testen5. IMAP testen6. DKIM/SPF/DMARC prüfen Microsoft 365 Recovery Benutzerkonto kompromittiert Vorgehen Passwort zurücksetzenMFA neu registrierenAnmeldungen prüfenSicherheitsprotokolle prüfen Gelöschte Daten Vorgehen Papierkorb prüfenExchange WiederherstellungOneDrive WiederherstellungBackup prüfen Backup Recovery Terra Cloud Backup Vorgehen 1. Backup Portal öffnen2. Sicherung auswählen3. Wiederherstellung starten4. Daten prüfen Veeam Vorgehen 1. Restore Point auswählen2. Dateiwiederherstellung starten3. Integrität prüfen4. Benutzer informieren Netzwerk Recovery Firewall Defekt Vorgehen 1. Konfigurationsbackup einspielen2. Firmware prüfen3. WAN testen4. VPN testen Switch Defekt Vorgehen 1. Ersatzswitch bereitstellen2. Konfiguration übernehmen3. VLANs prüfen4. Funktionstest durchführen Internet Recovery Internetausfall Vorgehen 1. Providerstatus prüfen2. Router prüfen3. Firewall prüfen4. Ticket eröffnen5. Monitoring kontrollieren Ransomware / Cyberangriff Sofortmaßnahmen 1. Systeme isolieren2. Netzwerk trennen3. Backupstatus prüfen4. Schadensanalyse durchführen5. Wiederherstellung planen Wiederherstellung Nur geprüfte Backups verwenden.Passwörter ändern.MFA prüfen.Monitoring aktivieren. Recovery Tests System Letzter Test Ergebnis Beispiel System Letzter Test Ergebnis Veeam VM Restore 15.06.2026 Erfolgreich Terra Cloud Backup 20.06.2026 Erfolgreich Mailcow Backup 20.06.2026 Erfolgreich Recovery Dokumente Backup DokumentationNetzwerkpläneInstallationsanleitungenHerstellerportaleWartungsprotokolle Lessons Learned Ein Backup ist erst nach erfolgreichem Restore-Test verifiziert.Mindestens jährlich vollständigen Restore-Test durchführen.Recovery Dokumentation aktuell halten. Dokumentationsverweise → Backup→ Serverliste→ NAS Systeme→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Netzwerkpläne→ Installationsanleitungen→ Herstellerportale Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Recovery-Maßnahmen gehören zu den wichtigsten Dokumentationen überhaupt. Im Notfall darf niemand überlegen müssen, wie ein System wiederhergestellt wird. Für jede Kundenumgebung sollten mindestens folgende Bereiche dokumentiert sein: Server Recovery NAS Recovery TeamBusinessCloud Recovery TeamBusinessMail Recovery Backup Recovery Firewall Recovery Internet Recovery Cyberangriff / Ransomware Recovery Zusätzlich sollte mindestens einmal jährlich ein dokumentierter Restore-Test durchgeführt und hier festgehalten werden. Dies ist die einzige Möglichkeit, die tatsächliche Wiederherstellbarkeit der Systeme nachzuweisen. Änderungsdokumentation Diese Seite dokumentiert sämtliche Änderungen an der Kundenumgebung. Hierzu zählen technische, organisatorische und infrastrukturelle Änderungen an Hardware, Software, Netzwerk, Cloud-Diensten, Benutzern, Sicherheitssystemen und sonstigen IT-Komponenten. Die Änderungsdokumentation dient als zentrale Historie aller Anpassungen und ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Kundenumgebung. Änderungsübersicht Datum Kategorie Änderung Bearbeiter Beispiel Datum Kategorie Änderung Bearbeiter 15.06.2026 Netzwerk Gäste-WLAN eingerichtet David Glaser 20.06.2026 Hardware Notebook ersetzt David Glaser 01.07.2026 TeamBusinessCloud TeamFolder erstellt David Glaser 15.07.2026 Microsoft 365 Benutzer angelegt David Glaser Neuer Änderungseintrag Allgemeine Informationen Feld Wert Datum Uhrzeit Bearbeiter David Glaser Kategorie Priorität Niedrig / Mittel / Hoch Kundenfreigabe erforderlich Ja / Nein Kategorie Bitte markieren: ☐ Hardware☐ Arbeitsplatz☐ Mobilgerät☐ Drucker / Scanner☐ Netzwerk☐ Firewall☐ Switches☐ WLAN☐ Internetanschluss☐ Server☐ NAS☐ USV☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Telefonie☐ Benutzer☐ Sicherheit☐ Sonstiges Änderungsbeschreibung Was wurde geändert? Beschreibung der durchgeführten Änderung Beispiel Neues VLAN 40 für Gäste-WLAN eingerichtet.SSID "Gast" erstellt.Zugriff auf interne Netzwerke blockiert. Grund der Änderung Warum wurde die Änderung durchgeführt? KundenanforderungSicherheitsanforderungErweiterungFehlerbehebungOptimierung Beispiel Kunde benötigt separates WLAN für Besucher und externe Dienstleister. Betroffene Systeme System Änderung Beispiel System Änderung WatchGuard T45 VLAN ergänzt USW-24-PoE Portprofile angepasst UniFi Controller WLAN erstellt Hardwareänderungen Beispiel Notebook Austausch Altgerät:Lenovo ThinkPad E14Neugerät:Lenovo ThinkPad E16Benutzer:Max MustermannDaten erfolgreich übernommen. Neue USV APC Smart-UPS 1500 installiert.Server und NAS abgesichert.Automatische Shutdown-Funktion eingerichtet. Neuer Drucker Brother MFC-L8690CDW installiert.Feste IP vergeben.Scan-to-Mail eingerichtet. Netzwerkänderungen Beispiel VLAN Erweiterung VLAN 50 für IoT Geräte eingerichtet.Firewallregeln angepasst.Routing getestet. Neuer Access Point UniFi U7 Pro installiert.Standort:LagerhalleWLAN Ausleuchtung verbessert. Firewall Änderung Portweiterleitung für Webserver eingerichtet.HTTPS Freigabe aktiviert.Funktion erfolgreich getestet. Serveränderungen Beispiel Neue VM VM FILE02 erstellt.2 vCPU8 GB RAM500 GB DatenspeicherBackup eingerichtet. Servererweiterung Arbeitsspeicher erweitert.Von:32 GBAuf:64 GB TeamBusinessCloud Änderungen Beispiel Neuer TeamFolder TeamFolder "Projekte" erstellt.Berechtigung:VerwaltungVertrieb Nextcloud App Whiteboard aktiviert.Funktion geprüft.Benutzer informiert. TeamBusinessMail Änderungen Beispiel Neues Postfach rechnung@kundendomain.de erstellt.Postfachgröße:10 GBBerechtigung:Buchhaltung Alias angelegt kontakt@kundendomain.deWeiterleitung auf:info@kundendomain.de Microsoft 365 Änderungen Beispiel Neuer Benutzer Benutzer angelegt.Business Standard Lizenz zugewiesen.MFA aktiviert. Lizenzänderung Exchange Online Plan 1aufMicrosoft 365 Business Standardgeändert. Telefonie Änderungen Beispiel Neues Mobilteil Yealink W73H eingebunden.Benutzer:Frau MüllerFunktion getestet. SIP Trunk Anpassung Neue Rufnummer hinzugefügt.Ein- und ausgehende Telefonie geprüft. Auswirkungen Geplante Auswirkungen --- Beispiel Kurze Unterbrechung des WLANs während der Umstellung.Keine Auswirkungen auf Serverbetrieb. Rollback Rückfallmöglichkeit Beschreibung der Rücksicherung Beispiel Alte Firewall-Konfiguration vorhanden.Konfigurationsbackup erstellt.Wiederherstellung innerhalb 10 Minuten möglich. Funktionsprüfung Bitte markieren: ☐ Funktion geprüft☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ Benutzer informiert☐ Dokumentation aktualisiert Ergebnis Änderung erfolgreich durchgeführt.Keine Auffälligkeiten festgestellt. Kundeninformation Feld Wert Kunde informiert Ja / Nein Freigabe erhalten Ja / Nein Ansprechpartner Anhänge ScreenshotsKonfigurationsbackupProjektunterlagenHerstellerdokumentationNetzwerkplan Historie Datum Kategorie Änderung Ergebnis Beispiel Datum Kategorie Änderung Ergebnis 15.06.2026 Netzwerk Gäste-WLAN eingerichtet Erfolgreich 20.06.2026 Hardware Notebook ersetzt Erfolgreich 01.07.2026 TeamBusinessCloud TeamFolder erstellt Erfolgreich 15.07.2026 Microsoft 365 Benutzer angelegt Erfolgreich 20.07.2026 Telefonie Mobilteil eingerichtet Erfolgreich Dokumentationsverweise → Wartungsarbeiten→ Updates→ Störungen→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Projektunterlagen→ Netzwerkpläne Letzte Prüfung Feld Wert Datum Durchgeführt von David Glaser Ergebnis Dokumentenstatus Feld Wert Erstellt am Zuletzt aktualisiert Aktualisiert durch Empfehlung von IT-Systeme Glaser Die Änderungsdokumentation ist die technische Historie des Kunden und sollte jede relevante Änderung enthalten – unabhängig davon, ob sie Hardware, Netzwerk, Cloud-Dienste, Server, Benutzer oder Sicherheitslösungen betrifft. Ziel ist die vollständige Nachvollziehbarkeit: Was wurde geändert? Warum wurde es geändert? Wer hat die Änderung durchgeführt? Welche Systeme waren betroffen? Wie kann die Änderung rückgängig gemacht werden? Diese Seite ist häufig die erste Anlaufstelle bei Störungen, Audits oder späteren Erweiterungen der Kundenumgebung.