FRANZI Management

• Kapitel 1 – Kundenübersicht
• Allgemeine Kundendaten
• Ansprechpartner
• Verträge / SLA
• Externe Zugänge
• Kapitel 2 – Netzwerk
• Netzwerkübersicht
• Internetanschluss
• Router / Firewall
• Switches
• WLAN
• Drucker / Scanner
• Kapitel 3 – Systeme & Infrastruktur
• Serverliste
• NAS Systeme
• Arbeitsplätze
• Mobilgeräte
• USV
• Kapitel 4 – Cloud & Dienste
• TeamBusinessCloud
• TeamBusinessMail
• TeamBusinessDocs
• Microsoft 365
• Backup
• Monitoring
• Weitere Cloud-Dienste
• Kapitel 5 – Lizenzen & Software
• Anwendungen
• Lizenzübersicht
• Wartungsverträge
• Herstellerportale
• Kapitel 6 – Dokumente & Pläne
• Netzwerkpläne
• Installationsanleitungen
• Projektunterlagen
• Kapitel 7 – Besonderheiten
• Kundenbesonderheiten
• Bekannte Probleme
• Lessons Learned
• Kapitel 8 – Wartungsprotokolle
• Wartungsarbeiten
• Updates
• Störungen
• Recovery Maßnahmen
• Änderungsdokumentation

Kapitel 1 – Kundenübersicht

Allgemeine Kundendaten

Diese Seite enthält die wichtigsten Stammdaten des Kunden und dient als zentrale Übersicht für Support, Wartung, Planung und Verwaltung.

Sie soll einen schnellen Überblick über den Kunden, die betreuten Systeme und die organisatorischen Rahmenbedingungen ermöglichen.

Unternehmensdaten

Feld	Wert
Firmenname
Kundennummer
Branche
Rechtsform
Mitarbeiter
Arbeitsplätze
Kunde seit

---

Anschrift

Feld	Wert
Straße
PLZ
Ort
Bundesland
Land

---

Kontaktdaten

Feld	Wert
Telefon
E-Mail
Webseite

---

Öffnungszeiten

Tag	Zeit
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag

---

Vertragsinformationen

Feld	Wert
Vertragsbeginn
SLA Paket
Vertragsstatus	Aktiv / Inaktiv
Kündigungsfrist
Wartungsfenster

---

Notfallkontakte

Ansprechpartner Kunde

Feld	Wert
Name
Funktion
Mobilnummer
E-Mail

---

Stellvertretung

Feld	Wert
Name
Funktion
Mobilnummer
E-Mail

---

Priorisierung

Feld	Wert
Kundenpriorität	A / B / C
Kritische Systeme
Notfallbetrieb erforderlich	Ja / Nein

---

Betreute Lösungen

Bitte markieren:

☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Terra Cloud Backup☐ Monitoring☐ WatchGuard Firewall☐ UniFi Netzwerk☐ VPN☐ NAS☐ Server☐ Arbeitsplatz-SLA

---

Standorte

Hauptstandort

Feld	Wert
Bezeichnung
Adresse
Arbeitsplätze

---

Außenstellen

Standort	Beschreibung

---

IT-Systeme Glaser Betreuung

Feld	Wert
Zuständiger Techniker	David Glaser
Letzte Dokumentationsprüfung
Letzte Wartung
Letzte Recovery-Prüfung

---

Wichtige Hinweise

Besonderheiten des Kunden:---Wichtige Anwendungen:---Besondere Anforderungen:---

---

Verweise

→ Ansprechpartner→ Verträge / SLA→ Netzwerk→ Cloud & Dienste→ Backup→ Monitoring→ Besonderheiten

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite sollte bei jeder Kundenumgebung vollständig ausgefüllt werden und als erste Anlaufstelle für Support, Wartung und Störungen dienen.

Änderungen an Ansprechpartnern, Verträgen oder Standorten sind unmittelbar nach Bekanntwerden zu aktualisieren.

Ansprechpartner

Diese Seite dokumentiert alle relevanten Ansprechpartner des Kunden sowie externe Dienstleister und wichtige Kontakte.

Sie dient als zentrale Kontaktübersicht für Support, Wartung, Störungen und Projekte.

---

Hauptansprechpartner

Geschäftsführung

---

IT-Ansprechpartner

---

Stellvertretung

---

Buchhaltung

---

Personalabteilung

---

Notfallkontakte

Technischer Notfall

---

Geschäftsführung Notfall

---

Externe Dienstleister

Steuerberater

---

Telefonanbieter

---

Internetanbieter

---

Softwarepartner

---

Wichtige Lieferanten

---

IT-Systeme Glaser

Zuständiger Betreuer

---

Eskalationsreihenfolge

1. IT-Ansprechpartner

2. Stellvertretung

3. Geschäftsführung

4. Notfallkontakt

---

Kommunikationshinweise

Bevorzugter Kontaktweg:

☐ Telefon

☐ E-Mail

☐ Teams

☐ Nextcloud Talk

Besondere Hinweise:

-
-
-

---

Dokumentenstatus

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Ansprechpartner ändern sich häufig und sollten mindestens einmal jährlich überprüft werden.

Besonders wichtig sind aktuelle Notfallkontakte sowie die Erreichbarkeit der Geschäftsführung bei kritischen Störungen.

Externe Dienstleister wie Steuerberater, Telefonanbieter oder Softwarepartner können bei Supportfällen viel Zeit sparen und sollten vollständig dokumentiert sein.

Sabine Beispiel

Tel.: 07581 / 12346

E-Mail:
it@musterfirma.de

Verträge / SLA

Diese Seite dokumentiert alle aktiven Verträge, Servicevereinbarungen (SLA), Managed Services und wiederkehrenden Leistungen zwischen dem Kunden und IT-Systeme Glaser.

Sie dient als zentrale Übersicht für Vertragslaufzeiten, Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Abrechnungsmodelle.

Kundenstatus

Feld	Wert
Kunde seit
Vertragsstatus	Aktiv / Inaktiv
Betreuungsmodell	Managed Service
Vertragsbeginn
Nächste Vertragsprüfung

---

SLA Übersicht

Aktives SLA

Feld	Wert
SLA Paket
Vertragsbeginn
Laufzeit
Kündigungsfrist
Status	Aktiv

---

Servicezeiten

Tag	Zeitraum
Montag	08:00 – 17:00
Dienstag	08:00 – 17:00
Mittwoch	08:00 – 17:00
Donnerstag	08:00 – 17:00
Freitag	08:00 – 17:00

---

Reaktionszeiten

Priorität	Reaktionszeit
Kritisch (P1)
Hoch (P2)
Normal (P3)
Niedrig (P4)

---

Managed Services

TeamBusinessCloud

Feld	Wert
Tarif
Benutzer
Speicherplatz
Vertragsbeginn
Status	Aktiv / Inaktiv

---

TeamBusinessMail

Feld	Wert
Domains
Postfächer
Vertragsbeginn
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Monitoring

Feld	Wert
Betreiber-Monitoring	Ja / Nein
Kunden-Statusmonitor	Ja / Nein
Alarmierung	Ja / Nein

---

Terra Cloud Backup

Feld	Wert
Backupumfang
Speicherplatz
Backupintervall
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Arbeitsplatzbetreuung

Arbeitsplatz-SLA

Feld	Wert
Tarif
Anzahl Arbeitsplätze
Enthaltene Leistungen
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Enthaltene Leistungen

☐ Fernwartung☐ Patchmanagement☐ Virenschutz☐ Full Disk Encryption☐ Benutzerverwaltung☐ Dokumentation

---

Serverbetreuung

Server-SLA

Feld	Wert
Tarif
Anzahl Server
Monitoring	Ja / Nein
Backupkontrolle	Ja / Nein
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Netzwerkbetreuung

Netzwerk-SLA

Feld	Wert
Firewall Management	Ja / Nein
WLAN Management	Ja / Nein
VPN Betreuung	Ja / Nein
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Zusatzleistungen

Leistung	Status
Microsoft 365 Betreuung
WatchGuard AuthPoint
VPN Betreuung
Cloud Migration
Projektbetreuung

---

Abrechnung

Feld	Wert
Abrechnungsmodell	Monatlich / Jährlich
Zahlungsweise
Letzte Anpassung

---

Vertragsdokumente

Ablage

AngebotAuftragsbestätigungSLA VertragZusatzvereinbarungenAbnahmeprotokoll

---

Besondere Vereinbarungen

---

---

Vertragsprüfung

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von
Ergebnis

---

Nächste Prüfung

Feld	Wert
Datum
Verantwortlich	David Glaser

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite sollte mindestens einmal jährlich überprüft werden.

Änderungen an SLA-Paketen, Benutzerzahlen, Speicherplatz oder Vertragslaufzeiten sind unmittelbar nach der Anpassung zu dokumentieren.

Die Vertragsübersicht dient als Grundlage für Support, Abrechnung, Kapazitätsplanung und Kundenentwicklung.

Externe Zugänge

Telekom Geschäftskundenportal

Feld	Wert
Anbieter	Telekom
Portal	Geschäftskundenportal
Verwendung	Internetanschluss
Ansprechpartner Kunde	Max Mustermann
Zugangsdaten	Vaultwarden
Status	Aktiv

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite dient ausschließlich der Übersicht über vorhandene Portale und Dienste.

Zugangsdaten werden niemals direkt in der Kundendokumentation gespeichert, sondern ausschließlich in der entsprechenden Kundenorganisation in Vaultwarden.

Nach der Kundenübergabe sollte geprüft werden, ob IT-Systeme Glaser über die notwendigen Administrationszugänge verfügt und diese dokumentiert sind.

Kapitel 2 – Netzwerk

Netzwerkübersicht

iese Seite dient als zentrale Übersicht über die Netzwerkstruktur des Kunden.

Sie dokumentiert den Aufbau des Netzwerks, die verwendeten Komponenten, die Netzsegmente sowie die wichtigsten Verbindungen innerhalb der Infrastruktur.

Die Netzwerkübersicht bildet die Grundlage für Support, Erweiterungen, Fehleranalysen und Wartungsarbeiten.

Standortübersicht

Hauptstandort

Feld	Wert
Standort
Adresse
Arbeitsplätze
Server vorhanden	Ja / Nein
Firewall vorhanden	Ja / Nein

---

Außenstellen

Standort	Verbindung	Besonderheit

---

Netzwerkdiagramm

Übersicht

Internet│Firewall / Router│Switch├── Server├── NAS├── Drucker├── WLAN└── Clients

---

Anlagen

Netzwerkplan.pdfVisio Netzwerkplan.vsdxDraw.io Netzwerkplan.drawio

---

Internetanschluss

Feld	Wert
Provider
Anschlussart
Bandbreite
Öffentliche IP
Vertragsnummer

---

Router / Firewall

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Firmware
Management-IP
Standort

---

Switches

Gerät	Modell	IP-Adresse	Standort

---

Access Points

Gerät	Modell	Standort

---

VLAN Übersicht

VLAN	Bezeichnung	Netzwerk

---

Beispiel

VLAN	Bezeichnung	Netzwerk
10	Server	192.168.10.0/24
20	Clients	192.168.20.0/24
30	WLAN	192.168.30.0/24
40	Gäste	192.168.40.0/24

---

WLAN Übersicht

WLAN	VLAN	Zweck

---

Beispiel

WLAN	VLAN	Zweck
Intern	30	Mitarbeiter
Gast	40	Besucher

---

VPN Verbindungen

Typ	Standort	Status

---

Beispiel

Typ	Standort	Status
SSL-VPN	Geschäftsführung	Aktiv
Site-to-Site	Außenstelle	Aktiv

---

Drucker & Scanner

Gerät	IP-Adresse	Standort

---

Netzwerkschränke

Standort	Inhalt

---

Beispiel

Serverschrank Büro:- Firewall- Switch- NAS- USV- Patchpanel

---

Besondere Konfigurationen

VPN Tunnel vorhandenSonderroutingPortweiterleitungenExterne DienstleisterBesondere Firewallregeln

---

Dokumentationsverweise

→ Router / Firewall→ Switches→ WLAN→ Server→ VPN→ Internetanschluss

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Netzwerkübersicht sollte immer aktuell gehalten werden und die tatsächliche Infrastruktur widerspiegeln.

Änderungen an VLANs, Firewalls, VPN-Verbindungen oder Netzwerkkomponenten sind unmittelbar zu dokumentieren.

Ein aktueller Netzwerkplan spart im Störungsfall oft mehrere Stunden Analyseaufwand und gehört zu den wichtigsten Dokumenten einer Kundendokumentation.

Internetanschluss

Diese Seite dokumentiert alle Informationen zum Internetanschluss des Kunden.

Sie dient als zentrale Übersicht für Support, Störungsmeldungen, Providerkontakte, Routertausch, Bandbreitenprüfungen und Vertragsverwaltung.

Anschlussübersicht

Feld	Wert
Provider
Anschlussart
Bandbreite Download
Bandbreite Upload
Vertragsnummer
Kundenummer
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit

---

Anschlussdetails

Feld	Wert
Öffentliche IP	Statisch / Dynamisch
IPv4 Adresse
IPv6	Ja / Nein
Reverse DNS
Business Tarif	Ja / Nein

---

Router

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Seriennummer
Firmware
Standort

---

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Internetanschluss

---

Providerkontakte

Störungsannahme

Feld	Wert
Provider
Hotline
Kundenportal
E-Mail

---

Technischer Ansprechpartner

Feld	Wert
Name
Telefon
Bemerkung

---

Leitungsinformationen

Feld	Wert
Anschlusskennung
Rufnummernblock
SIP-Trunk	Ja / Nein
Anzahl Rufnummern

---

Entstörung

Feld	Wert
Entstörzeit laut Vertrag
Priorität
Business Support	Ja / Nein

---

Verwendete Dienste

Bitte markieren:

☐ Internet☐ Telefonie☐ SIP-Trunk☐ VPN☐ Standortvernetzung☐ Cloud-Anwendungen

---

Bandbreitentest

Letzte Messung

Feld	Wert
Datum
Download
Upload
Ergebnis

---

Ausfallhistorie

Beispiel

15.06.2026

Internetstörung TelekomBeginn:08:15 UhrEnde:09:42 UhrUrsache:Regionaler NetzausfallTicketnummer:123456789

---

Besonderheiten

FritzBox arbeitet nur als Modem.WatchGuard übernimmt Routing.Feste öffentliche IPv4 vorhanden.SIP-Trunk über Telekom Business.

---

Dokumentationsverweise

→ Router / Firewall→ Telefonie→ VPN→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Neben dem Provider sollten immer auch die Vertragsnummer, Kundennummer und die Störungshotline dokumentiert werden.

Im Störungsfall spart dies wertvolle Zeit bei der Meldung an den Provider.

Besonderheiten wie feste IP-Adressen, SIP-Trunks, vorgeschaltete Firewalls oder Standortvernetzungen sind ebenfalls zu dokumentieren.

Router / Firewall

Diese Seite dokumentiert die zentrale Netzwerkkomponente des Kunden.

Sie dient als Übersicht über Router, Firewall, VPN-Verbindungen, WAN-Anbindungen und sicherheitsrelevante Konfigurationen.

Die Dokumentation erleichtert Support, Fehleranalysen, Firmwareupdates und den Austausch von Geräten.

Geräteübersicht

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Seriennummer
Firmware-Version
Standort
Installationsdatum

---

Management

Feld	Wert
Management-IP
Management-Port
Webinterface
Cloudverwaltung	Ja / Nein
Cloudportal

---

WAN Konfiguration

Feld	Wert
WAN Typ	DHCP / PPPoE / Statisch
Provider
Öffentliche IP
Backup WAN vorhanden	Ja / Nein
Backup WAN Typ

---

LAN Konfiguration

Feld	Wert
LAN Netzwerk
DHCP Server	Ja / Nein
DNS Server
Gateway

---

VLAN Übersicht

VLAN	Bezeichnung	Netzwerk

---

Beispiel

VLAN	Bezeichnung	Netzwerk
10	Server	192.168.10.0/24
20	Clients	192.168.20.0/24
30	WLAN	192.168.30.0/24
40	Gäste	192.168.40.0/24

---

VPN Verbindungen

SSL VPN

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Benutzeranzahl
Authentifizierung	Passwort / MFA
Besonderheiten

---

Site-to-Site VPN

Standort	Gegenstelle	Status

---

Portfreigaben

Dienst	Port	Zielsystem	Bemerkung

---

Beispiel

Dienst	Port	Zielsystem	Bemerkung
HTTPS	443	Webserver	Kundenportal
VPN	10443	WatchGuard	SSL VPN

---

Sicherheitsfunktionen

Bitte markieren:

☐ Firewall aktiv☐ Intrusion Prevention☐ Gateway Antivirus☐ DNS Protection☐ Webfilter☐ Geo Blocking☐ MFA aktiviert

---

WatchGuard Cloud

Feld	Wert
Gerät registriert	Ja / Nein
Cloudverwaltung	Ja / Nein
AuthPoint aktiv	Ja / Nein
Total Security aktiv	Ja / Nein

---

Konfigurationsbackup

Feld	Wert
Letztes Backup
Speicherort	Vaultwarden / Kunde
Automatische Sicherung	Ja / Nein

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Firewall / Router

---

Bekannte Besonderheiten

FritzBox arbeitet nur als Modem.WatchGuard übernimmt Routing.VPN für Homeoffice eingerichtet.Außenstelle per Site-to-Site VPN angebunden.

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkübersicht→ Internetanschluss→ VPN→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Besonders wichtig sind Firmware-Version, Management-IP, VPN-Konfigurationen und vorhandene Portfreigaben.

Bei WatchGuard-Systemen sollten zusätzlich WatchGuard Cloud, AuthPoint und die Lizenzlaufzeiten dokumentiert werden.

Änderungen an Firewallregeln, VLANs oder VPN-Verbindungen sind immer zusätzlich im Änderungsprotokoll festzuhalten.

Switches

Diese Seite dokumentiert alle im Kundennetzwerk eingesetzten Switches einschließlich Management-Zugängen, VLAN-Konfigurationen, Standorten und Besonderheiten.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Erweiterungen, Fehleranalysen, Firmwareupdates und den Austausch von Netzwerkkomponenten.

Switchübersicht

Gerät	Hersteller	Modell	Standort

---

Beispiel

Gerät	Hersteller	Modell	Standort
SW-01	Ubiquiti	USW-24-PoE	Serverschrank Büro
SW-02	Ubiquiti	USW-Lite-8-PoE	Besprechungsraum

---

Switch Details

Hauptswitch

Feld	Wert
Gerätename
Hersteller
Modell
Seriennummer
Firmware
Management-IP
Standort

---

Ports

Feld	Wert
Gesamtports
PoE Ports
SFP Ports
Uplink Port

---

VLAN Konfiguration

Zugewiesene VLANs

VLAN	Bezeichnung	Verwendet

---

Beispiel

VLAN	Bezeichnung	Verwendet
10	Server	Ja
20	Clients	Ja
30	WLAN	Ja
40	Gäste	Ja

---

Uplink Verbindungen

Von	Nach	Port

---

Beispiel

Von	Nach	Port
SW-01	WatchGuard T45	Port 24
SW-01	SW-02	SFP 1

---

Access Points

Über diesen Switch versorgt:

Gerät	Standort

---

PoE Geräte

Gerät	Port

---

Beispiel

Gerät	Port
UniFi U7 Pro	5
UniFi U7 Pro	6
Yealink W70B	7

---

Management

Feld	Wert
Verwaltung	UniFi Controller / Lokal
Controller URL
Cloudzugriff	Ja / Nein
Monitoring	Ja / Nein

---

Firmwarestand

Gerät	Firmware	Letzte Prüfung

---

Ersatzgerät vorhanden

Feld	Wert
Ersatzswitch vorhanden	Ja / Nein
Lagerort

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Netzwerk / Switches

---

Besonderheiten

Port 24 = Uplink zur FirewallPort 1–8 = ClientsPort 9–12 = DruckerPort 13–16 = Access PointsPort 17–20 = TelefonanlagePort 21–24 = Infrastruktur

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkübersicht→ Router / Firewall→ WLAN→ Access Points→ Externe Zugänge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Bei UniFi-Umgebungen sollten mindestens Modell, Management-IP, Firmwarestand und die wichtigsten Uplink-Verbindungen dokumentiert werden.

Besonders hilfreich ist die Dokumentation der Portbelegung, da dies bei Erweiterungen und Störungen viel Zeit spart.

Änderungen an VLANs, Portprofilen oder Uplink-Konfigurationen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll festgehalten werden.

WLAN

Diese Seite dokumentiert die WLAN-Infrastruktur des Kunden.

Sie enthält Informationen zu Access Points, WLAN-Netzen, VLAN-Zuordnungen, Gastzugängen und Besonderheiten der Funknetzplanung.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Erweiterungen, Fehleranalysen, Optimierungen und Supportfälle.

WLAN Übersicht

WLAN	Zweck	VLAN

---

Beispiel

WLAN	Zweck	VLAN
Firma	Mitarbeiter	20
Gäste	Besucher	40
IoT	Geräte	50

---

WLAN Controller

Feld	Wert
Hersteller
System
Controller URL
Cloudverwaltung	Ja / Nein
Standort

---

Beispiel

Feld	Wert
Hersteller	Ubiquiti
System	UniFi
Controller URL	https://unifi.kundendomain.de
Cloudverwaltung	Ja
Standort	Cloud Controller

---

Access Points

Name	Modell	Standort

---

Beispiel

Name	Modell	Standort
AP-01	UniFi U7 Pro	Flur EG
AP-02	UniFi U7 Pro	Besprechungsraum OG
AP-03	UniFi U7 Pro	Lagerhalle

---

WLAN Konfiguration

Mitarbeiter WLAN

Feld	Wert
SSID
VLAN
Verschlüsselung
Passwort	Vaultwarden

---

Gast WLAN

Feld	Wert
SSID
VLAN
Internetzugriff	Ja / Nein
Zugriff auf Firmennetz	Ja / Nein

---

IoT WLAN

Feld	Wert
SSID
VLAN
Verwendet für

---

Frequenzbänder

Bitte markieren:

☐ 2,4 GHz☐ 5 GHz☐ 6 GHz (WiFi 6E / WiFi 7)

---

VLAN Zuordnung

WLAN	VLAN	Netzwerk

---

Beispiel

WLAN	VLAN	Netzwerk
Firma	20	192.168.20.0/24
Gäste	40	192.168.40.0/24
IoT	50	192.168.50.0/24

---

Gastnetz

Konfiguration

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
VLAN
Passwort	Vaultwarden
Captive Portal	Ja / Nein

---

WLAN Abdeckung

Bereiche

☐ Büro☐ Besprechungsraum☐ Lager☐ Werkstatt☐ Außenbereich☐ Empfang

---

Bekannte Probleme

---

---

Beispiel

Lagerhalle:Signalstärke teilweise schwach.Langfristig zusätzlicher Access Point empfohlen.

---

Besonderheiten

Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Access Points werden über PoE versorgt.Controller wird zentral durch IT-Systeme Glaser verwaltet.

---

Zugangsdaten

Passwörter befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:WLAN

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkübersicht→ Switches→ Router / Firewall→ Externe Zugänge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Neben den WLAN-Namen (SSID) sollten insbesondere die VLAN-Zuordnungen und die Standorte der Access Points dokumentiert werden.

Gastnetze müssen grundsätzlich vom Firmennetz getrennt sein.

Änderungen an SSIDs, VLANs oder Access Points sind zusätzlich im Änderungsprotokoll zu dokumentieren.

Bei größeren Standorten empfiehlt sich die Ablage eines WLAN-Ausleuchtungsplans im Kapitel Dokumente & Pläne.

Drucker / Scanner

Diese Seite dokumentiert alle Drucker, Multifunktionsgeräte und Scanner des Kunden.

Die Dokumentation dient als zentrale Übersicht für Support, Wartung, Treiberverwaltung, Netzwerkänderungen und den Austausch von Geräten.

Geräteübersicht

Gerät	Typ	Standort	IP-Adresse

---

Beispiel

Gerät	Typ	Standort	IP-Adresse
HP LaserJet M479fdw	Multifunktionsgerät	Büro EG	192.168.20.50
Brother MFC-L8690CDW	Multifunktionsgerät	Sekretariat	192.168.20.51
Epson DS-530 II	Scanner	Verwaltung	USB

---

Gerätedetails

Drucker 1

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Seriennummer
Standort
IP-Adresse
MAC-Adresse
Kaufdatum

---

Funktionen

Bitte markieren:

☐ Drucken☐ Scannen☐ Kopieren☐ Fax☐ Netzwerkdrucker☐ WLAN

---

Netzwerk

Feld	Wert
VLAN
DHCP	Ja / Nein
DHCP Reservierung	Ja / Nein
Feste IP	Ja / Nein

---

Scan-Ziele

E-Mail

Feld	Wert
SMTP Server
Absenderadresse
Authentifizierung	Ja / Nein

---

Netzwerkordner

Feld	Wert
Zielpfad
Server
Benutzer	Vaultwarden

---

TeamBusinessCloud

Feld	Wert
Zielordner
Benutzerkonto
Besonderheiten

---

Treiber

Feld	Wert
Treibername
Version
Downloadlink

---

Verbrauchsmaterial

Feld	Wert
Toner
Trommel
Wartungskit

---

Ersatzmaterial

☐ Ersatztoner vorhanden☐ Ersatztrommel vorhanden☐ Wartungskit vorhanden

---

Wartungsvertrag

Feld	Wert
Vertrag vorhanden	Ja / Nein
Anbieter
Vertragsnummer
Hotline

---

Bekannte Probleme

---

---

Beispiel

HP Drucker Lagerhalle verliert gelegentlich die WLAN Verbindung.Neustart behebt das Problem temporär.Langfristig Netzwerkkabel empfohlen.

---

Besonderheiten

Standarddrucker für Buchhaltung.Scan-to-Mail verwendet App-Passwort.Gerät wird täglich für Eingangsrechnungen genutzt.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Drucker / Scanner

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkübersicht→ Server→ Cloud & Dienste→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Besonders wichtig sind die IP-Adresse, der Standort und die verwendeten Scan-Ziele.

Bei Multifunktionsgeräten sollten Scan-to-Mail-Konfigurationen und Netzwerkfreigaben dokumentiert werden.

Zugangsdaten für SMTP, Netzwerkfreigaben oder Weboberflächen gehören ausschließlich nach Vaultwarden.

Änderungen an IP-Adressen, Scan-Zielen oder Druckerkonfigurationen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll dokumentiert werden.

Kapitel 3 – Systeme & Infrastruktur

Serverliste

Diese Seite dokumentiert alle physischen und virtuellen Server der Kundenumgebung.

Sie dient als zentrale Übersicht für Betrieb, Wartung, Backup, Monitoring und Fehlerbehebung.

Physische Server

Übersicht

Servername	Funktion	Betriebssystem	Standort

---

Beispiel

Servername	Funktion	Betriebssystem	Standort
HOST-HV01	Hyper-V Host	Windows Server 2025 Standard	Serverschrank
NAS-01	Backup NAS	QNAP QTS	Serverschrank

---

Physischer Server – Detailansicht

HOST-HV01

Feld	Wert
Hostname	HOST-HV01
Hersteller	HPE
Modell	ProLiant ML350
Seriennummer
Betriebssystem	Windows Server 2025 Standard
Standort	Serverschrank Büro
IP-Adresse	192.168.10.5

---

Hardware

Feld	Wert
CPU	Intel Xeon
Arbeitsspeicher	64 GB
Datenspeicher	2 × 1 TB SSD RAID1
Netzteile	Redundant

---

Aufgaben

Hyper-V HostVM BetriebDateiserver InfrastrukturBackupziel

---

Virtuelle Server

Übersicht

VM Name	Funktion	Betriebssystem	Host

---

Beispiel

VM Name	Funktion	Betriebssystem	Host
DC01	Active Directory	Windows Server 2025	HOST-HV01
FILE01	Dateiserver	Windows Server 2025	HOST-HV01
VEEAM01	Backupserver	Windows Server 2025	HOST-HV01
NEXTCLOUD01	TeamBusinessCloud	Ubuntu Server	HOST-HV01

---

Virtuelle Maschine – Detailansicht

DC01

Feld	Wert
Hostname	DC01
Funktion	Domänencontroller
Betriebssystem	Windows Server 2025
IP-Adresse	192.168.10.10
Hostsystem	HOST-HV01

---

Dienste

Active DirectoryDNSDHCP

---

Ressourcen

Feld	Wert
vCPU	4
RAM	8 GB
Festplatte	150 GB

---

Linux Server

Übersicht

Servername	Funktion	Betriebssystem

---

Beispiel

Servername	Funktion	Betriebssystem
CLOUD01	Nextcloud	Ubuntu Server 24.04
MAIL01	Mailcow	Ubuntu Server 24.04

---

Docker Dienste

Server: CLOUD01

Dienst	Container
Nextcloud	nextcloud
PostgreSQL	postgres
Redis	redis
OnlyOffice	onlyoffice
Talk	signaling

---

Backup

System	Backup vorhanden
HOST-HV01	Ja
DC01	Ja
FILE01	Ja
CLOUD01	Ja

---

Monitoring

System	Monitoring
HOST-HV01	Aktiv
DC01	Aktiv
FILE01	Aktiv
CLOUD01	Aktiv

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Server

---

Besonderheiten

HOST-HV01 darf nur außerhalb der Geschäftszeiten neu gestartet werden.DC01 ist alleiniger Domänencontroller.FILE01 enthält zentrale Firmendaten.NEXTCLOUD01 wird durch IT-Systeme Glaser betrieben.

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkübersicht→ Backup→ Monitoring→ Wartungsverträge→ Externe Zugänge

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Physische Hosts und virtuelle Maschinen sollten grundsätzlich getrennt dokumentiert werden.

Bei Hyper-V-, VMware- oder Proxmox-Umgebungen sollte jederzeit erkennbar sein, welche VMs auf welchem Host betrieben werden.

Für jeden Server sollten mindestens Funktion, Betriebssystem, IP-Adresse, Backupstatus und Monitoringstatus dokumentiert sein. Dadurch lassen sich Wartungen und Störungen deutlich schneller bearbeiten.

NAS Systeme

Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten NAS-Systeme des Kunden.

Sie dient als zentrale Übersicht für Speicherlösungen, Freigaben, Backups, Benutzerberechtigungen und Wartungsarbeiten.

Die Dokumentation erleichtert Support, Erweiterungen, Wiederherstellungen und den Austausch von Geräten.

NAS Übersicht

NAS Name	Hersteller	Modell	Standort

---

Beispiel

NAS Name	Hersteller	Modell	Standort
NAS-01	QNAP	TS-464	Serverschrank
NAS-02	Synology	DS923+	Außenstelle

---

NAS Detailansicht

NAS-01

Feld	Wert
Hostname
Hersteller
Modell
Seriennummer
Betriebssystem
Management-IP
Standort
Installationsdatum

---

Hardware

Feld	Wert
CPU
Arbeitsspeicher
Laufwerke
RAID Typ
Nutzkapazität

---

Beispiel

Feld	Wert
CPU	Intel Celeron
Arbeitsspeicher	8 GB
Laufwerke	4 × 4 TB
RAID Typ	RAID 5
Nutzkapazität	10,8 TB

---

Freigaben

Freigabe	Zweck	Berechtigte Gruppen

---

Beispiel

Freigabe	Zweck	Berechtigte Gruppen
Daten	Gemeinsame Dateien	Mitarbeiter
Buchhaltung	Buchhaltungsdaten	Buchhaltung
Projekte	Projektdokumente	Verwaltung

---

Benutzerverwaltung

Feld	Wert
Lokale Benutzer	Ja / Nein
Active Directory	Ja / Nein
LDAP	Ja / Nein

---

Domänenanbindung

Feld	Wert
Domänenmitglied	Ja / Nein
Domäne
Domänencontroller

---

Netzwerk

Feld	Wert
IP-Adresse
VLAN
Gateway
DNS Server

---

Backup

NAS wird gesichert

Feld	Wert
Backup vorhanden	Ja / Nein
Backupziel
Intervall

---

NAS dient als Backupziel

Feld	Wert
Backupserver
Gesicherte Systeme

---

Beispiel

Terra Cloud BackupDateiserverHyper-V HostMicrosoft 365 Export

---

Replikation

Feld	Wert
Replikation aktiv	Ja / Nein
Zielsystem
Intervall

---

Apps & Dienste

Bitte markieren:

☐ Dateiserver☐ Backupziel☐ Active Directory☐ VPN☐ Überwachungskameras☐ Docker☐ Virtualisierung☐ Cloud Synchronisation

---

Docker (falls verwendet)

Container	Funktion

---

Beispiel

Container	Funktion
Vaultwarden	Passwortverwaltung
Uptime Kuma	Monitoring

---

Monitoring

Feld	Wert
Monitoring aktiv	Ja / Nein
Statusseite
Benachrichtigungen

---

Wartung

Feld	Wert
Firmware aktuell	Ja / Nein
Letztes Update
Letzte Prüfung

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:NAS Systeme

---

Bekannte Besonderheiten

NAS dient als lokales Backupziel.RAID ersetzt kein Backup.Automatische SMART Überwachung aktiv.E-Mail Benachrichtigungen eingerichtet.

---

Dokumentationsverweise

→ Serverliste→ Backup→ Netzwerkübersicht→ Monitoring→ Externe Zugänge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Bei NAS-Systemen sollten insbesondere RAID-Konfiguration, Freigaben, Backupstrategie und Domänenanbindung dokumentiert werden.

Wichtig ist die klare Unterscheidung zwischen Produktivspeicher und Backupspeicher.

Ein RAID schützt nicht vor versehentlichem Löschen, Verschlüsselungstrojanern oder Hardwareausfällen und ersetzt daher niemals ein separates Backup.

Arbeitsplätze

Diese Seite dokumentiert alle Arbeitsplatzsysteme des Kunden.

Hierzu gehören Desktop-PCs, Notebooks, Convertibles und mobile Arbeitsgeräte.

Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Hardwareverwaltung, Garantieabwicklung, Lizenzmanagement und Geräteaustausch.

Geräteübersicht

Benutzer	Gerät	Typ	Standort

---

Beispiel

Benutzer	Gerät	Typ	Standort
Max Mustermann	Dell OptiPlex 7020	Desktop PC	Büro
Sabine Beispiel	Lenovo ThinkPad E16	Notebook	Büro/Homeoffice
Peter Muster	Surface Pro 11	Tablet/Notebook	Außendienst

---

Gerätedetails

Arbeitsplatz 01

Benutzer

Feld	Wert
Benutzer
Abteilung
Funktion

---

Gerät

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Gerätetyp	Desktop / Notebook / Tablet
Seriennummer
Inventarnummer
Kaufdatum

---

Betriebssystem

Feld	Wert
Betriebssystem
Version
Lizenztyp

---

Hardware

Feld	Wert
Prozessor
Arbeitsspeicher
Festplatte

---

Netzwerk

Feld	Wert
DHCP	Ja / Nein
Feste IP	Ja / Nein
Domänenmitglied	Ja / Nein
VLAN

---

Microsoft 365

Feld	Wert
Benutzerkonto
Lizenz
MFA aktiviert	Ja / Nein

---

Sicherheitsstatus

Bitte markieren:

☐ Virenschutz installiert☐ Patchmanagement aktiv☐ Full Disk Encryption aktiv☐ Monitoring aktiv☐ MFA aktiviert

---

Verwendete Software

Microsoft 365eM ClientLexofficeDATEVAdobe ReaderTeamViewer

---

Zubehör

Gerät	Seriennummer
Dockingstation
Monitor
Headset
Smartphone

---

Garantie

Feld	Wert
Garantie bis
Hersteller Support
Vor-Ort-Service	Ja / Nein

---

Homeoffice

Feld	Wert
Homeoffice Nutzung	Ja / Nein
VPN vorhanden	Ja / Nein
Firmen-WLAN erforderlich	Ja / Nein

---

Besonderheiten

Geschäftsführer nutzt Homeoffice.VPN Verbindung erforderlich.Notebook wird regelmäßig im Außendienst eingesetzt.

---

Austauschhistorie

Beispiel

15.03.2026

Notebook ersetzt.Alt:Lenovo ThinkPad E14Neu:Lenovo ThinkPad E16

---

Dokumentationsverweise

→ Benutzer→ Microsoft 365→ Lizenzen→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Nicht jeden Monitor oder jede Maus dokumentieren, sondern die produktiven Arbeitsgeräte.

Besonders wichtig sind:

• Benutzerzuordnung
• Gerätetyp
• Seriennummer
• Microsoft-365-Zuordnung
• Sicherheitsstatus
• Garantieinformationen

Dadurch kann bei Defekten, Benutzerwechseln oder Neuanschaffungen schnell reagiert werden.

Mobilgeräte

Diese Seite dokumentiert alle geschäftlich genutzten Mobilgeräte des Kunden.

Hierzu gehören Smartphones, Tablets, mobile Scanner und sonstige mobile Endgeräte.

Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Geräteaustausch, Sicherheitsmaßnahmen, Mobile Device Management (MDM) und Lizenzverwaltung.

Geräteübersicht

Benutzer	Gerät	Typ	Betriebssystem

---

Beispiel

Benutzer	Gerät	Typ	Betriebssystem
Max Mustermann	Samsung Galaxy S25	Smartphone	Android
Sabine Beispiel	iPhone 16	Smartphone	iOS
Peter Muster	iPad Air	Tablet	iPadOS

---

Gerätedetails

Mobilgerät 01

Benutzer

Feld	Wert
Benutzer
Abteilung
Funktion

---

Gerät

Feld	Wert
Hersteller
Modell
Gerätetyp	Smartphone / Tablet
Seriennummer
IMEI
Kaufdatum

---

Betriebssystem

Feld	Wert
Betriebssystem
Version
Automatische Updates	Ja / Nein

---

Mobilfunkvertrag

Feld	Wert
Anbieter
Rufnummer
Tarif
Vertragsende

---

Beispiel

Feld	Wert
Anbieter	Telekom
Rufnummer	0170 / 1234567
Tarif	Business Mobil L
Vertragsende	31.12.2027

---

Microsoft 365

Feld	Wert
Benutzerkonto
Outlook eingerichtet	Ja / Nein
Teams eingerichtet	Ja / Nein
MFA aktiviert	Ja / Nein

---

TeamBusinessCloud

Feld	Wert
Nextcloud App	Ja / Nein
DAVx5 eingerichtet	Ja / Nein
Kalender synchronisiert	Ja / Nein
Kontakte synchronisiert	Ja / Nein

---

TeamBusinessMail

Feld	Wert
E-Mail eingerichtet	Ja / Nein
App-Passwort erforderlich	Ja / Nein
Mehrere Postfächer eingerichtet	Ja / Nein

---

Sicherheitsstatus

Bitte markieren:

☐ Displaysperre aktiv☐ Fingerabdruck aktiviert☐ Face ID aktiviert☐ Geräteverschlüsselung aktiv☐ MFA aktiviert☐ Fernlöschung möglich

---

Mobile Device Management

Feld	Wert
MDM vorhanden	Ja / Nein
Lösung
Gerät registriert	Ja / Nein

---

Beispiel

Feld	Wert
MDM vorhanden	Ja
Lösung	Microsoft Intune
Gerät registriert	Ja

---

Installierte Geschäftsanwendungen

Microsoft OutlookMicrosoft TeamsNextcloudDAVx5eM ClientLexofficeAuthenticator App

---

Zubehör

Gerät	Bemerkung
Ladegerät
Dockingstation
Schutzhülle
Fahrzeughalterung

---

Bekannte Besonderheiten

Gerät wird im Außendienst eingesetzt.Zugriff auf Firmen-E-Mail erforderlich.VPN Zugang eingerichtet.MFA zwingend erforderlich.

---

Austauschhistorie

Beispiel

01.03.2026

Altgerät:Samsung Galaxy S22Neugerät:Samsung Galaxy S25Daten erfolgreich übernommen.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Mobilgeräte

---

Dokumentationsverweise

→ Arbeitsplätze & Notebooks→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Bei Mobilgeräten sollten mindestens Benutzer, Modell, IMEI, Mobilfunkvertrag und die geschäftlichen Anwendungen dokumentiert werden.

Besonders wichtig sind die Aktivierung von MFA, die Geräteverschlüsselung und die Möglichkeit einer Fernlöschung bei Verlust.

Bei Kunden mit Microsoft 365 sollte zusätzlich dokumentiert werden, ob das Gerät über Intune oder eine andere MDM-Lösung verwaltet wird.

USV

Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten USV-Anlagen des Kunden.

Die Dokumentation dient als Übersicht für Stromausfallschutz, Batterieüberwachung, Wartung, Austauschzyklen und die abgesicherten Systeme.

USV-Anlagen sind ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit und schützen Server, NAS-Systeme, Netzwerkkomponenten und Telefonanlagen vor ungeplanten Stromausfällen.

USV Übersicht

Gerät	Hersteller	Modell	Standort

---

Beispiel

Gerät	Hersteller	Modell	Standort
USV-01	APC	Smart-UPS 1500	Serverschrank Büro
USV-02	Multimatic	UPS 1000VA	Technikraum

---

USV Details

USV-01

Feld	Wert
Gerätename
Hersteller
Modell
Seriennummer
Leistung (VA)
Leistung (Watt)
Standort
Installationsdatum

---

Batterie

Feld	Wert
Batterietyp
Anzahl Batterien
Letzter Batteriewechsel
Nächster Wechsel geplant

---

Empfehlung

Batterien alle 3–5 Jahre prüfen bzw. ersetzen.

---

Netzwerkanbindung

Feld	Wert
Netzwerkfähig	Ja / Nein
Management-IP
Monitoring aktiv	Ja / Nein

---

Abgesicherte Systeme

Gerät	Funktion

---

Beispiel

Gerät	Funktion
HOST-HV01	Hyper-V Host
NAS-01	Backup NAS
SW-01	Hauptswitch
WatchGuard T45	Firewall

---

Laufzeit

Feld	Wert
Aktuelle Last
Geschätzte Laufzeit
Letzte Prüfung

---

Beispiel

Feld	Wert
Aktuelle Last	28 %
Geschätzte Laufzeit	42 Minuten
Letzte Prüfung	15.06.2026

---

Automatisches Herunterfahren

Feld	Wert
Konfiguriert	Ja / Nein
Zielsysteme
Software

---

Beispiel

Automatisches Herunterfahren aktiv.Systeme:- Hyper-V Host- NASSoftware:PowerChute Business Edition

---

Wartung

Feld	Wert
Letzte Wartung
Letzter Batterietest
Ergebnis

---

Monitoring

Feld	Wert
Monitoring vorhanden	Ja / Nein
Alarmierung aktiv	Ja / Nein
Benachrichtigung an

---

Beispiel

Uptime KumaE-Mail BenachrichtigungIT-Systeme Glaser

---

Bekannte Besonderheiten

USV schützt kompletten Serverschrank.NAS fährt automatisch herunter.Switch bleibt bis Batteriewarnung aktiv.Jährlicher Batterietest vorgesehen.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:USV

---

Dokumentationsverweise

→ Serverliste→ NAS Systeme→ Switches→ Monitoring→ Wartungsprotokolle

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Jede USV sollte dokumentiert werden, wenn sie produktive IT-Systeme absichert.

Besonders wichtig sind:

• Hersteller und Modell
• Batteriewechsel
• Abgesicherte Systeme
• Automatisches Herunterfahren
• Monitoring

Bei Pfarrämtern, Zahnarztpraxen und KMU sollte mindestens Server, NAS, Firewall und Hauptswitch über eine USV abgesichert sein. Dies reduziert das Risiko von Datenverlusten und Dateisystemfehlern bei Stromausfällen erheblich.

Kapitel 4 – Cloud & Dienste

TeamBusinessCloud

Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessCloud-Umgebung des Kunden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Nextcloud-Plattform, den verwendeten Apps, Benutzergruppen, Speichergrößen und Besonderheiten der Kundenumgebung.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Erweiterungen und Fehlerbehebungen.

Plattformübersicht

Feld	Wert
Plattform	TeamBusinessCloud
Status	Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung	IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn	08.10.2026
Kundenserver	FRANZI-Cloud01

---

Erreichbarkeit

Dienst	URL
Cloud	https://cloud.franzi-management.de
Office	https://office.franzi-management.de
Talk	https://talk.franzi-management.de
Statusmonitor	https://status.franzi-management.de/status/kunde-statusmonitor

---

Beispiel

Dienst	URL
Cloud	https://cloud.kundendomain.de
Office	https://office.kundendomain.de
Talk	https://talk.kundendomain.de
Statusmonitor	https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor

---

Benutzer

Feld	Wert
Benutzeranzahl	2
Aktive Benutzer	2
Administratorkonten	1

---

Gruppen

Gruppe	Beschreibung
GF	GF
FranziManagement	GF, Pool

---

Beispiel

Gruppe	Beschreibung
Geschäftsführung	Management
Verwaltung	Büro
Vertrieb	Außendienst
Mitarbeiter	Standardgruppe

---

TeamFolder

TeamFolder	Berechtigte Gruppen
GF	GF
Pool	Pool

---

Beispiel

TeamFolder	Berechtigte Gruppen
Allgemein	Mitarbeiter
Buchhaltung	Buchhaltung
Projekte	Verwaltung, Vertrieb

---

Speicher

Feld	Wert
Gesamtvolumen	146,5 GB
Belegt	9,88 GB
Frei	136,71 GB
Erweiterungen	Storage Add-On

---

Beispiel

Feld	Wert
Gesamtvolumen	500 GB
Belegt	185 GB
Frei	315 GB
Erweiterungen	Storage Add-On

---

Installierte Apps

Bitte markieren:

☐ Files☐ Kalender☐ Kontakte☐ Mail☐ OnlyOffice☐ Talk☐ Whiteboard☐ Passwords☐ TeamFolder☐ Client Push

---

OnlyOffice

Feld	Wert
Aktiv	Ja
URL	https://office.franzi-management.de
Funktionstest durchgeführt	Ja

---

Nextcloud Talk

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Signaling Server	Ja / Nein
TURN Server	Ja
Externe Gespräche	Ja / Nein

---

URLs

Dienst	URL
Talk	https://talk.franzi-management.de
TURN	https://turn.franzi-management.de

---

Whiteboard

Feld	Wert
Aktiv	Nein
Funktion geprüft	Nein
Besonderheiten

---

Mail App

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Anzahl Konten
App-Passwort erforderlich	Ja / Nein

---

Sicherheit

Bitte markieren:

☐ HTTPS aktiv☐ HSTS aktiv☐ MFA verfügbar☐ MFA verpflichtend☐ Backup aktiv☐ Monitoring aktiv

---

Backup

Feld	Wert
Backup vorhanden	Ja
Lösung	Terra Cloud Backup
Letzte Kontrolle

---

Monitoring

Feld	Wert
Monitoring aktiv	Ja
SSL Überwachung	Ja
Statusseite vorhanden	Ja

---

Bekannte Besonderheiten

Talk wird intensiv genutzt.Whiteboard für Projektarbeit aktiv.OnlyOffice Standardeditor.Mail-App mit TeamBusinessMail verbunden.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.
Organisation: 17065_FRANZI Management_Bad Waldsee 
Kategorie:TeamBusinessCloud

---

Dokumentationsverweise

→ TeamBusinessMail→ Benutzer→ Gruppen→ Backup→ Monitoring→ Externe Zugänge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am	07.10.2026
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch	David Glaser

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Für jede TeamBusinessCloud-Umgebung sollten mindestens die URLs, Benutzergruppen, TeamFolder, Speichergröße und aktivierten Apps dokumentiert werden.

Besonders wichtig sind die Konfiguration von OnlyOffice, Talk, Whiteboard und der Mail-App, da diese häufig Supportanfragen verursachen.

Änderungen an Gruppen, Speichergrößen, Apps oder Sicherheitsfunktionen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll dokumentiert werden.

TeamBusinessMail

Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessMail-Umgebung des Kunden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zu Domains, Postfächern, Aliassen, Verteilerlisten, Sicherheitsfunktionen und Besonderheiten der Mailplattform.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Migrationen und Fehlerbehebungen.

Plattformübersicht

Feld	Wert
Plattform	TeamBusinessMail
Status	Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung	IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn
Mailserver

---

Erreichbarkeit

Dienst	URL
Webmail
SMTP
IMAP
POP3

---

Beispiel

Dienst	URL
Webmail	https://mail.kundendomain.de
SMTP	mail.kundendomain.de
IMAP	mail.kundendomain.de
POP3	mail.kundendomain.de

---

Domains

Domain	Status

---

Beispiel

Domain	Status
musterfirma.de	Aktiv
musterfirma.com	Alias

---

Postfächer

E-Mail-Adresse	Benutzer	Größe

---

Beispiel

E-Mail-Adresse	Benutzer	Größe
info@musterfirma.de	Verwaltung	10 GB
max.mustermann@musterfirma.de	Max Mustermann	10 GB

---

Funktionspostfächer

Postfach	Verwendung

---

Beispiel

Postfach	Verwendung
info@	Allgemeine Anfragen
rechnung@	Eingangsrechnungen
support@	Kundenservice

---

Aliase

Alias	Ziel

---

Beispiel

Alias	Ziel
kontakt@musterfirma.de	info@musterfirma.de
chef@musterfirma.de	max.mustermann@musterfirma.de

---

Verteilerlisten

Verteiler	Mitglieder

---

Beispiel

Verteiler	Mitglieder
mitarbeiter@musterfirma.de	Alle Mitarbeiter
verwaltung@musterfirma.de	Verwaltung

---

Freigegebene Postfächer

Postfach	Berechtigte Benutzer

---

Beispiel

Postfach	Berechtigte Benutzer
info@musterfirma.de	Verwaltung
rechnung@musterfirma.de	Buchhaltung

---

Sicherheitsfunktionen

Bitte markieren:

☐ HTTPS aktiv☐ TLS aktiv☐ DKIM aktiv☐ SPF aktiv☐ DMARC aktiv☐ 2FA aktiviert☐ App-Passwörter aktiviert

---

DNS Konfiguration

Eintrag	Status
MX	OK
SPF	OK
DKIM	OK
DMARC	OK

---

Mailclients

Bitte markieren:

☐ Outlook☐ eM Client☐ Thunderbird☐ Apple Mail☐ Nextcloud Mail☐ Smartphone

---

App-Passwörter

Feld	Wert
Aktiviert	Ja / Nein
Verpflichtend bei 2FA	Ja / Nein

---

Verwendet für

LexofficeNextcloud MailScannerDruckerMobilgeräte

---

Spam & Virenschutz

Feld	Wert
Spamfilter aktiv	Ja / Nein
Virenschutz aktiv	Ja / Nein
Quarantäne aktiv	Ja / Nein

---

Backup

Feld	Wert
Mailserver Backup	Ja / Nein
Kontrolle durchgeführt
Letzte Prüfung

---

Monitoring

Feld	Wert
SMTP Überwachung	Ja / Nein
IMAP Überwachung	Ja / Nein
SSL Überwachung	Ja / Nein

---

Bekannte Besonderheiten

Lexoffice nutzt SMTP Versand.Scanner versendet Dokumente per E-Mail.Mehrere Benutzer greifen auf info@ zu.App-Passwörter bei allen Mobilgeräten aktiv.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:TeamBusinessMail

---

Dokumentationsverweise

→ TeamBusinessCloud→ Externe Zugänge→ DNS→ Backup→ Monitoring→ Benutzer

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Für jede TeamBusinessMail-Umgebung sollten mindestens Domains, Postfächer, Aliase, Verteilerlisten und die DNS-Konfiguration dokumentiert werden.

Besonders wichtig sind DKIM, SPF und DMARC, da diese direkten Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mails haben.

App-Passwörter, Scanner-Konfigurationen und Drittanbieter-Anbindungen (z.B. Lexoffice) sollten ebenfalls dokumentiert werden, da sie häufig Ursache von Supportfällen sind.

TeamBusinessDocs

Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessDocs-Umgebung des Kunden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Dokumentenmanagement-Plattform, den verwendeten Funktionen, Benutzern, Speichergrößen, E-Rechnungsverarbeitung und Besonderheiten der Kundenumgebung.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Updates, Erweiterungen und Fehlerbehebungen.

Plattformübersicht

Erreichbarkeit

Beispiel

Benutzer

Benutzergruppen und Berechtigungen

Beispiel

Speicher

Beispiel

Dokumentenimport

Bitte markieren:

☐ Weboberfläche
☐ Importordner
☐ TeamBusinessCloud / Nextcloud
☐ E-Mail-Import
☐ Sonstiger Import

OCR und Volltextsuche

Dokumenttypen

Tags

E-Rechnungsverarbeitung

E-Rechnungsfelder

TeamBusinessCloud-Anbindung

E-Mail-Anbindung

Backup

Die ausführliche Backup-Konfiguration wird auf der Seite Backup dokumentiert.

Monitoring

Softwarestand

Diese Tabelle würde ich unbedingt aufnehmen. Damit kannst du nach jedem Update sofort sehen, welchen Stand die Kundeninstanz hat.

Bei deiner aktuellen Referenzinstallation wäre beispielsweise Paperless-ngx 5.2.16. Bei der Kundenvorlage würde ich die Versionsfelder aber leer lassen, damit du immer den tatsächlichen Kundenstand einträgst.

Update- und Wartungsprotokoll

Das würde ich ebenfalls fest auf jeder TeamBusinessDocs-Kundenseite vorsehen.

Beispiel

Damit kannst du später sehr schnell nachvollziehen: Wann wurde aktualisiert? Was wurde aktualisiert? Von welcher auf welche Version? Wurde danach getestet?

Funktionsprüfung nach Update

Das finde ich für TeamBusinessDocs besonders wichtig, weil ein Update von Paperless durchaus funktionieren kann, während beispielsweise Post-Consume oder die E-Rechnungsverarbeitung anschließend ein Problem hat.

Bekannte Besonderheiten

Beispiele:

• kundenspezifische Dokumenttypen
• spezielle Workflows
• besondere Berechtigungen
• Nextcloud-Anbindung
• E-Mail-Import
• individuelle E-Rechnungsverarbeitung

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.

Organisation: [Kundenname]
Kategorie: TeamBusinessDocs

Zugangsdaten, Kennwörter, API-Token und andere Geheimnisse werden nicht direkt in dieser Dokumentation gespeichert.

Dokumentationsverweise

→ TeamBusinessCloud
→ TeamBusinessMail
→ Benutzer
→ Backup
→ Monitoring
→ Externe Zugänge

Letzte Prüfung

Dokumentenstatus

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Für jede TeamBusinessDocs-Umgebung sollten mindestens URL, Benutzer, Berechtigungen, Speichergröße, Dokumenttypen, Importwege und E-Rechnungsverarbeitung dokumentiert werden.

Besonders wichtig ist die Dokumentation des Softwarestands. Nach Updates von Paperless-ngx oder den abhängigen Komponenten sollte zusätzlich eine Funktionsprüfung durchgeführt werden.

Änderungen an Versionen, Dokumenttypen, Tags, Custom Fields, Importwegen, E-Rechnungsverarbeitung oder Berechtigungen sollten im Update- und Wartungsprotokoll dokumentiert werden.

Microsoft 365

Diese Seite dokumentiert die Microsoft-365-Umgebung des Kunden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zum Tenant, den Lizenzen, Administrationskonten, Sicherheitsfunktionen und den eingesetzten Microsoft-Diensten.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Lizenzverwaltung, Migrationen und Sicherheitsprüfungen.,

Tenant Übersicht

Feld	Wert
Tenant Name
Tenant ID
Standarddomäne
Erstellt am
Status	Aktiv / Inaktiv

---

Beispiel

Feld	Wert
Tenant Name	Muster GmbH
Tenant ID	xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
Standarddomäne	musterfirma.onmicrosoft.com
Status	Aktiv

---

Domains

Domain	Status

---

Beispiel

Domain	Status
musterfirma.de	Aktiv
musterfirma.com	Aktiv

---

Administrationskonten

Konto	Funktion

---

Beispiel

Konto	Funktion
admin@musterfirma.de	Global Administrator
david.glaser@musterfirma.de	IT-Systeme Glaser

---

Lizenzen

Lizenz	Anzahl

---

Beispiel

Lizenz	Anzahl
Microsoft 365 Business Standard	7
Exchange Online Plan 1	6
Exchange Online Plan 2	1
Microsoft Copilot	1

---

Benutzer

Feld	Wert
Aktive Benutzer
Freigegebene Postfächer
Gruppen

---

Freigegebene Postfächer

Postfach	Berechtigte Benutzer

---

Beispiel

Postfach	Berechtigte Benutzer
info@musterfirma.de	Verwaltung
rechnung@musterfirma.de	Buchhaltung

---

Sicherheitsfunktionen

Bitte markieren:

☐ MFA aktiviert☐ Security Defaults aktiv☐ Conditional Access aktiv☐ Self-Service Password Reset aktiv☐ App-Passwörter deaktiviert☐ Global Admin getrennt vom Benutzerkonto

---

Microsoft Dienste

Bitte markieren:

☐ Exchange Online☐ Microsoft Teams☐ OneDrive☐ SharePoint☐ Intune☐ Entra ID☐ Defender☐ Copilot

---

Exchange Online

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Hybrid Setup	Ja / Nein
Anzahl Postfächer
SPF eingerichtet	Ja / Nein
DKIM eingerichtet	Ja / Nein
DMARC eingerichtet	Ja / Nein

---

Microsoft Teams

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Telefonie	Ja / Nein
Gastzugriffe	Ja / Nein

---

OneDrive

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Standardspeicher
Besonderheiten

---

Intune

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Verwaltete Geräte
Compliance Richtlinien	Ja / Nein

---

Backup

Feld	Wert
Microsoft 365 Backup vorhanden	Ja / Nein
Lösung
Letzte Kontrolle

---

Beispiel

Microsoft 365 wird aktuell nicht separat gesichert.Daten befinden sich ausschließlich in Microsoft 365.

---

Externe Integrationen

Bitte markieren:

☐ Lexoffice☐ DATEV☐ Teams Telefonie☐ Nextcloud☐ Outlook☐ Mobilgeräte

---

Bekannte Besonderheiten

Global Administrator nur für IT-Systeme Glaser.MFA für alle Benutzer verpflichtend.Copilot Lizenz für Geschäftsführung aktiv.Exchange Online wird ausschließlich für E-Mail genutzt.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Microsoft 365

---

Dokumentationsverweise

→ TeamBusinessMail→ Arbeitsplätze & Notebooks→ Mobilgeräte→ Externe Zugänge→ Lizenzen & Software

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Bei Microsoft 365 sollten insbesondere Tenant-Daten, Lizenzübersicht, Administrationskonten und Sicherheitsfunktionen dokumentiert werden.

Global-Administrator-Konten sollten ausschließlich für administrative Tätigkeiten verwendet werden und immer durch MFA geschützt sein.

Änderungen an Lizenzen, Domains, Sicherheitsrichtlinien oder Administrationskonten sind zusätzlich im Änderungsprotokoll festzuhalten.

Backup

Diese Seite dokumentiert die Datensicherungsstrategie des Kunden.

Sie enthält Informationen zu eingesetzten Backup-Lösungen, Sicherungszielen, Wiederherstellungsverfahren und Kontrollmechanismen.

Die Dokumentation dient als Grundlage für Recovery-, Disaster-Recovery- und Wiederherstellungsmaßnahmen.

Backup Übersicht

System	Lösung	Status

---

Beispiel

System	Lösung	Status
Hyper-V Host	Veeam	Aktiv
Dateiserver	Veeam	Aktiv
TeamBusinessCloud	Terra Cloud Backup	Aktiv
TeamBusinessMail	Terra Cloud Backup	Aktiv

---

Backup Lösung

Primäre Backupsoftware

Bitte markieren:

☐ Veeam Backup & Replication☐ Terra Cloud Backup☐ QNAP HBS3☐ Synology Active Backup☐ Microsoft 365 Backup☐ Sonstige

---

Sicherungsumfang

Server

System	Backup

---

Virtuelle Maschinen

VM	Backup

---

NAS

System	Backup

---

Microsoft 365

Dienst	Backup
Exchange Online	Ja / Nein
OneDrive	Ja / Nein
SharePoint	Ja / Nein
Teams	Ja / Nein

---

Backupziele

Ziel	Typ

---

Beispiel

Ziel	Typ
NAS-01	Lokales Backup
Terra Cloud	Offsite Backup
Hetzner Storage Box	Cloud Backup

---

Backup Zeitplan

System	Intervall

---

Beispiel

System	Intervall
Hyper-V Host	Täglich 22:00 Uhr
Dateiserver	Täglich 22:00 Uhr
Microsoft 365	Täglich

---

Veeam Backup

Server

Feld	Wert
Veeam Server
Version
Lizenz
Repository

---

Gesicherte Systeme

HOST-HV01DC01FILE01VEEAM01

---

Terra Cloud Backup

Agent

Feld	Wert
Installiert	Ja / Nein
Letzte Kontrolle
Status

---

Gesicherte Systeme

CloudserverNextcloudMailcowDocker Umgebung

---

Wiederherstellung

Letzter Restore-Test

Feld	Wert
Datum
System
Ergebnis

---

Recovery Dokumentation

Recovery Maßnahmen werden im Kapitel:Wartungsprotokolle → Recovery Maßnahmendokumentiert.

---

3-2-1 Backup Regel

Bitte markieren:

☐ 3 Datenkopien☐ 2 unterschiedliche Medien☐ 1 externe Sicherung

---

Monitoring

Feld	Wert
Backup Monitoring	Ja / Nein
Alarmierung	Ja / Nein
Benachrichtigung an

---

Bekannte Besonderheiten

Veeam sichert lokale Hyper-V Umgebung.Terra Cloud Backup sichert Cloudserver.Backupkontrolle erfolgt monatlich.Jährlicher Restore-Test vorgesehen.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Backup

---

Dokumentationsverweise

→ Serverliste→ NAS Systeme→ Microsoft 365→ Recovery Maßnahmen→ Wartungsverträge

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Dokumentation sollte unabhängig von der eingesetzten Lösung geführt werden.

Lokale Umgebungen werden typischerweise mit Veeam gesichert, Cloudserver mit Terra Cloud Backup.

Für jedes gesicherte System sollten Sicherungsintervall, Backupziel, Wiederherstellungsverfahren und letzter erfolgreicher Restore-Test dokumentiert werden.

Ein Backup gilt erst dann als zuverlässig, wenn eine erfolgreiche Wiederherstellung nachgewiesen wurde.

Monitoring

Diese Seite dokumentiert die Überwachung der Kundenumgebung.

Sie enthält Informationen zu den eingesetzten Monitoring-Systemen, überwachten Diensten, Alarmierungen und Statusseiten.

Die Dokumentation dient der frühzeitigen Erkennung von Störungen und unterstützt einen proaktiven Betrieb der IT-Infrastruktur.

Monitoring Übersicht

Feld	Wert
Monitoring aktiv	Ja / Nein
Betreiber-Monitoring	Ja / Nein
Kundenstatusseite	Ja / Nein
Alarmierung aktiv	Ja / Nein

---

Monitoring Systeme

Bitte markieren:

☐ Uptime Kuma☐ PRTG☐ Grafana☐ Prometheus☐ WatchGuard Cloud☐ Microsoft 365 Monitoring☐ Sonstige

---

Uptime Kuma

Erreichbarkeit

Feld	Wert
Betreiberseite
Kundenstatusseite
Status	Aktiv

---

Beispiel

Feld	Wert
Betreiberseite	https://status.kundendomain.de
Kundenstatusseite	https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor
Status	Aktiv

---

Überwachte Systeme

Server

System	Status

---

Netzwerk

System	Status

---

Cloud-Dienste

Dienst	Status

---

Beispiel

Dienst	Status
TeamBusinessCloud	Aktiv
TeamBusinessMail	Aktiv
OnlyOffice	Aktiv
Nextcloud Talk	Aktiv

---

SSL Überwachung

Dienst	Überwachung

---

Beispiel

Dienst	Überwachung
cloud.kundendomain.de	Aktiv
mail.kundendomain.de	Aktiv
office.kundendomain.de	Aktiv

---

Überwachte Domains

Domain	Zweck

---

Beispiel

Domain	Zweck
cloud.kundendomain.de	Nextcloud
mail.kundendomain.de	Mailcow
office.kundendomain.de	OnlyOffice
talk.kundendomain.de	Talk Signaling

---

Alarmierung

Benachrichtigungen

Bitte markieren:

☐ E-Mail☐ Telegram☐ Microsoft Teams☐ Push Nachricht☐ SMS

---

Empfänger

Empfänger	Funktion

---

Beispiel

Empfänger	Funktion
info@its-glaser.de	Betreiber
david.glaser@its-glaser.de	Administrator

---

WatchGuard Monitoring

Feld	Wert
WatchGuard Cloud	Ja / Nein
Lizenz aktiv	Ja / Nein
Alarmierung aktiv	Ja / Nein

---

Microsoft 365 Monitoring

Feld	Wert
Tenant Überwachung	Ja / Nein
Sicherheitswarnungen	Ja / Nein
MFA Überwachung	Ja / Nein

---

Backup Monitoring

Feld	Wert
Backup Überwachung	Ja / Nein
Letzte Kontrolle
Alarmierung aktiv	Ja / Nein

---

Prüfrhythmus

Bereich	Intervall
SSL Zertifikate	Täglich
Server	5 Minuten
Webseiten	5 Minuten
Backup	Täglich
Mailserver	5 Minuten

---

Bekannte Besonderheiten

Kundenstatusseite öffentlich erreichbar.Betreiberseite nur für IT-Systeme Glaser.SSL Zertifikate werden automatisch überwacht.Backupstatus wird täglich kontrolliert.

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Monitoring

---

Dokumentationsverweise

→ Backup→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Serverliste→ Externe Zugänge→ Wartungsprotokolle

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Jede produktive Kundenumgebung sollte überwacht werden.

Mindestens folgende Komponenten sollten im Monitoring enthalten sein:

• Internetanschluss
• Firewall
• Server
• NAS-Systeme
• TeamBusinessCloud
• TeamBusinessMail
• SSL-Zertifikate
• Backupstatus

Ziel des Monitorings ist die frühzeitige Erkennung von Problemen, bevor diese den Kundenbetrieb beeinträchtigen. Die Kundenstatusseite dient dabei der transparenten Information des Kunden, während die Betreiberseite für die technische Überwachung durch IT-Systeme Glaser genutzt wird.

Weitere Cloud-Dienste

Diese Seite dokumentiert alle Cloud-Dienste, SaaS-Anwendungen und externen Plattformen des Kunden, die nicht über TeamBusinessCloud, TeamBusinessMail oder Microsoft 365 abgedeckt werden.

Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Sicherheitsprüfungen und die Verwaltung externer Dienste.

Cloud-Dienst Übersicht

Dienst	Anbieter	Verwendung	Status

---

Beispiel

Dienst	Anbieter	Verwendung	Status
Lexoffice	Haufe	Buchhaltung	Aktiv
DATEV Unternehmen Online	DATEV	Steuerberater	Aktiv
Dampsoft Connect	Dampsoft	Zahnarztsoftware	Aktiv
TeamViewer	TeamViewer	Fernwartung	Aktiv

---

Lexoffice

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Firmenname
Benutzer
Steuerberater angebunden	Ja / Nein
E-Mail Versand eingerichtet	Ja / Nein

---

Besonderheiten

SMTP Versand über TeamBusinessMailApp-Passwort erforderlichRechnungsversand automatisiert

---

DATEV

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Unternehmen Online	Ja / Nein
Steuerberater
Schnittstellen vorhanden	Ja / Nein

---

Dampsoft

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Serverstandort
TI Anbindung	Ja / Nein
Ansprechpartner

---

TeamViewer

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Lizenztyp
Geräte registriert
Benutzerkonto

---

Zoho

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Verwendete Produkte
Benutzer

---

Beispiel

Zoho WorkplaceZoho NotebookZoho Mail

---

Banking Software

Feld	Wert
Produkt
Hersteller
Benutzer

---

Beispiel

StarMoney BusinessVR-NetWorldSFirm

---

Telefonie Cloud

Feld	Wert
Anbieter
Cloud TK-Anlage
SIP Trunk	Ja / Nein

---

Beispiel

3CXNFONPlacetelTelekom CompanyFlex

---

Branchensoftware

Software	Verwendung

---

Beispiel Zahnarztpraxis

Software	Verwendung
Dampsoft	Praxisverwaltung
Ti-Messenger	Kommunikation
KIM	Sichere Kommunikation

---

Beispiel Kindergarten

Software	Verwendung
KiTaPlus	Verwaltung
Little Bird	Platzverwaltung

---

Beispiel Pfarramt

Software	Verwendung
DRS Meldewesen	Mitgliederverwaltung
DRS Personal	Personalverwaltung

---

Schnittstellen

Dienst	Verbindung zu

---

Beispiel

Dienst	Verbindung zu
Lexoffice	TeamBusinessMail
Outlook	Microsoft 365
Nextcloud	DAVx5
DATEV	Unternehmen Online

---

Zugangsdaten

Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Cloud-Dienste

---

Lizenzübersicht

Dienst	Laufzeit

---

Bekannte Besonderheiten

Lexoffice verwendet SMTP Versand über TeamBusinessMail.DATEV wird durch externen Steuerberater betreut.Dampsoft Support erfolgt direkt über Dampsoft.Cloud-Dienste werden teilweise durch externe Dienstleister verwaltet.

---

Dokumentationsverweise

→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ TeamBusinessMail→ Ansprechpartner

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Hier sollten alle Cloud-Dienste dokumentiert werden, die geschäftskritisch sind oder regelmäßig administriert werden.

Besonders wichtig sind:

• Lexoffice
• DATEV
• Dampsoft
• Zoho
• TeamViewer
• Cloud-Telefonanlagen
• Branchensoftware

Die Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Die Kundendokumentation dient lediglich als technische und organisatorische Übersicht.

Kapitel 5 – Lizenzen & Software

Anwendungen

Diese Seite dokumentiert die produktiv eingesetzten Softwareanwendungen des Kunden.

Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Updates, Migrationen und Fehlerbehebungen.

Es sollen ausschließlich geschäftlich relevante Anwendungen dokumentiert werden.

Anwendungsübersicht

Anwendung	Hersteller	Version	Verantwortlich

---

Beispiel

Anwendung	Hersteller	Version	Verantwortlich
Microsoft Office	Microsoft	Microsoft 365	IT-Systeme Glaser
Lexoffice	Haufe	Cloud	Kunde
eM Client	eM Client Inc.	Aktuell	IT-Systeme Glaser
Adobe Reader	Adobe	Aktuell	IT-Systeme Glaser

---

Office Anwendungen

Anwendung	Status
Microsoft Word	Aktiv
Microsoft Excel	Aktiv
Microsoft Outlook	Aktiv
Microsoft PowerPoint	Aktiv

---

E-Mail Anwendungen

Anwendung	Verwendung

---

Beispiel

Anwendung	Verwendung
Outlook	Microsoft 365
eM Client	TeamBusinessMail
Nextcloud Mail	TeamBusinessCloud

---

Buchhaltung

Anwendung	Verwendung

---

Beispiel

Anwendung	Verwendung
Lexoffice	Buchhaltung
DATEV Unternehmen Online	Steuerberater

---

Kommunikation

Anwendung	Verwendung

---

Beispiel

Anwendung	Verwendung
Microsoft Teams	Kommunikation
Nextcloud Talk	Videokonferenzen
TeamViewer	Fernwartung

---

Branchensoftware

Anwendung	Verwendung

---

Beispiel Zahnarztpraxis

Anwendung	Verwendung
Dampsoft	Praxisverwaltung
KIM	Sichere Kommunikation
TI Messenger	Gesundheitswesen

---

Beispiel Pfarramt

Anwendung	Verwendung
DRS Meldewesen	Mitgliederverwaltung
DRS Personal	Personalverwaltung

---

Beispiel Kindergarten

Anwendung	Verwendung
KiTaPlus	Verwaltung
Little Bird	Platzverwaltung

---

Sicherheitssoftware

Anwendung	Funktion

---

Beispiel

Anwendung	Funktion
Panda AD360	Virenschutz
WatchGuard EPDR	Endpoint Security
BitLocker	Laufwerksverschlüsselung

---

Browser

Bitte markieren:

☐ Microsoft Edge☐ Google Chrome☐ Mozilla Firefox☐ Safari

---

Cloud Anwendungen

Anwendung	Verwendung

---

Beispiel

Anwendung	Verwendung
TeamBusinessCloud	Dateien
TeamBusinessMail	E-Mail
Microsoft 365	Office
Zoho Notebook	Notizen

---

Updates

Anwendung	Updateverwaltung

---

Beispiel

Anwendung	Updateverwaltung
Microsoft 365	Automatisch
eM Client	Manuell
Lexoffice	Cloud
Adobe Reader	Automatisch

---

Bekannte Besonderheiten

Lexoffice nutzt SMTP Versand über TeamBusinessMail.eM Client wird als Standard-Mailprogramm verwendet.Microsoft Teams wird aktuell nicht genutzt.Dampsoft Updates erfolgen ausschließlich durch Dampsoft.

---

Dokumentationsverweise

→ Lizenzen→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Weitere Cloud-Dienste

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Dokumentiert werden sollten nur geschäftlich relevante Anwendungen.

Besonders wichtig sind:

• Office-Anwendungen
• E-Mail-Programme
• Buchhaltungssoftware
• Branchensoftware
• Sicherheitssoftware
• Kommunikationslösungen

Die Seite dient als schnelle Übersicht darüber, welche Anwendungen produktiv eingesetzt werden und wer für deren Betreuung verantwortlich ist.

Lizenzübersicht

Diese Seite dokumentiert alle eingesetzten Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements und Wartungsverträge des Kunden.

Sie dient als zentrale Übersicht für Lizenzmanagement, Vertragsverlängerungen, Audits, Budgetplanung und Support.

Lizenzschlüssel und Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert.

Lizenzübersicht

Produkt	Hersteller	Anzahl	Status

---

Beispiel

Produkt	Hersteller	Anzahl	Status
Microsoft 365 Business Standard	Microsoft	7	Aktiv
Exchange Online Plan 1	Microsoft	6	Aktiv
Exchange Online Plan 2	Microsoft	1	Aktiv
Microsoft Copilot	Microsoft	1	Aktiv
Panda AD360	Panda Security	15	Aktiv

---

Microsoft Lizenzen

Lizenz	Anzahl

---

Beispiel

Lizenz	Anzahl
Microsoft 365 Business Standard	7
Exchange Online Plan 1	6
Exchange Online Plan 2	1
Microsoft Copilot	1

---

Sicherheitslösungen

Produkt	Anzahl Geräte

---

Beispiel

Produkt	Anzahl Geräte
Panda AD360	15
WatchGuard EPDR	15
BitLocker	15

---

TeamBusinessCloud

Feld	Wert
Tarif
Benutzer
Speicherplatz
Status

---

Beispiel

Feld	Wert
Tarif	Business
Benutzer	15
Speicherplatz	500 GB
Status	Aktiv

---

TeamBusinessMail

Feld	Wert
Domains
Postfächer
Status

---

Beispiel

Feld	Wert
Domains	1
Postfächer	18
Status	Aktiv

---

Backup-Lizenzen

Produkt	Umfang

---

Beispiel

Produkt	Umfang
Veeam Backup & Replication	1 Host
Terra Cloud Backup	1 Server
Microsoft 365 Backup	15 Benutzer

---

Netzwerk & Security

Produkt	Gerät

---

Beispiel

Produkt	Gerät
WatchGuard Total Security	T45
WatchGuard AuthPoint	10 Benutzer
UniFi Cloud Gateway Lizenz	Nicht erforderlich

---

Branchensoftware

Produkt	Anzahl

---

Beispiel

Produkt	Anzahl
Lexoffice XL	1
DATEV Unternehmen Online	1
Dampsoft	5 Arbeitsplätze

---

Lizenzverwaltung

Feld	Wert
Zuständig
Lizenzportal
Letzte Prüfung

---

Beispiel

Feld	Wert
Zuständig	IT-Systeme Glaser
Lizenzportal	Microsoft Admin Center
Letzte Prüfung	15.06.2026

---

Verlängerungen

Produkt	Laufzeit bis

---

Beispiel

Produkt	Laufzeit bis
WatchGuard Total Security	31.12.2027
Panda AD360	31.12.2026
Veeam	30.09.2027

---

Besonderheiten

Microsoft Copilot nur für Geschäftsführung.Panda AD360 auf allen Arbeitsplätzen installiert.Exchange Online wird ausschließlich für E-Mail genutzt.WatchGuard AuthPoint für VPN Benutzer aktiv.

---

Zugangsdaten

Lizenzportale und Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Lizenzen

---

Dokumentationsverweise

→ Anwendungen→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Weitere Cloud-Dienste

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Lizenzübersicht dient als zentrale Verwaltung aller eingesetzten Software- und Cloud-Lizenzen.

Dokumentiert werden sollten insbesondere:

• Microsoft 365 Lizenzen
• Sicherheitslösungen (Panda, WatchGuard EPDR, AuthPoint)
• TeamBusinessCloud & TeamBusinessMail
• Backup-Lösungen (Veeam, Terra Cloud)
• Branchensoftware (Lexoffice, DATEV, Dampsoft)

Lizenzschlüssel und Zugangsdaten werden nicht in der Kundendokumentation gespeichert, sondern ausschließlich in Vaultwarden verwaltet.

Wartungsverträge

Diese Seite dokumentiert alle aktiven Wartungs-, Support- und Serviceverträge des Kunden.

Sie dient als zentrale Übersicht für Laufzeiten, Leistungsumfang, Ansprechpartner, Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen.

Die Dokumentation unterstützt die Planung von Wartungen, Lizenzverlängerungen und Budgetierungen.

Vertragsübersicht

Vertrag	Anbieter	Status	Laufzeit bis

---

Beispiel

Vertrag	Anbieter	Status	Laufzeit bis
Server SLA Premium	IT-Systeme Glaser	Aktiv	Unbefristet
WatchGuard Total Security	WatchGuard	Aktiv	31.12.2027
Terra Cloud Backup	Terra Cloud	Aktiv	Unbefristet
Microsoft 365	Microsoft	Aktiv	Monatlich

---

IT-Systeme Glaser Verträge

SLA Vertrag

Feld	Wert
Tarif
Vertragsbeginn
Laufzeit
Kündigungsfrist
Status

---

Enthaltene Leistungen

☐ Fernwartung☐ Hotline☐ Monitoring☐ Backupkontrolle☐ Dokumentation☐ Patchmanagement☐ Sicherheitsprüfung☐ Benutzerverwaltung

---

TeamBusinessCloud

Feld	Wert
Tarif
Benutzer
Speicherplatz
Vertragsbeginn
Status

---

TeamBusinessMail

Feld	Wert
Domains
Postfächer
Vertragsbeginn
Status

---

Microsoft 365

Feld	Wert
Vertragsart	CSP / Direkt
Anbieter
Laufzeit
Abrechnung	Monatlich / Jährlich
Status

---

Backup

Terra Cloud Backup

Feld	Wert
Tarif
Umfang
Speicherplatz
Status

---

Veeam

Feld	Wert
Lizenztyp
Umfang
Laufzeit bis
Status

---

WatchGuard

Feld	Wert
Gerät
Lizenz
Laufzeit bis
Status

---

Enthaltene Dienste

☐ Total Security☐ Basic Security☐ AuthPoint☐ EPDR☐ DNSWatch☐ ThreatSync

---

Netzwerk & Infrastruktur

Vertrag	Anbieter	Laufzeit

---

Beispiel

Vertrag	Anbieter	Laufzeit
Glasfaseranschluss	Telekom	31.12.2028
SIP-Trunk	Telekom	Unbefristet
Cloud-Telefonanlage	NFON	Monatlich

---

Hardwarewartung

Gerät	Hersteller	Laufzeit bis

---

Beispiel

Gerät	Hersteller	Laufzeit bis
HPE Server	HPE	15.05.2028
QNAP NAS	QNAP	10.09.2027
APC USV	APC	01.12.2027

---

Externe Dienstleister

Anbieter	Leistung

---

Beispiel

Anbieter	Leistung
DATEV	Steuerberaterportal
Dampsoft	Praxissoftware
Terra Cloud	Backup
Microsoft	Microsoft 365

---

Kündigungsfristen

Vertrag	Kündigungsfrist

---

Beispiel

Vertrag	Kündigungsfrist
SLA Vertrag	3 Monate
TeamBusinessCloud	1 Monat
TeamBusinessMail	1 Monat
Microsoft 365 CSP	Monatlich

---

Nächste Verlängerungen

Vertrag	Verlängerung

---

Beispiel

Vertrag	Verlängerung
WatchGuard Total Security	31.12.2027
Panda AD360	31.12.2026
Veeam Subscription	30.09.2027

---

Besonderheiten

WatchGuard Lizenz muss jährlich verlängert werden.Microsoft 365 wird monatlich abgerechnet.Terra Cloud Backup läuft unbefristet.SLA Vertrag beinhaltet Monitoring und Backupkontrolle.

---

Dokumentationsverweise

→ Lizenzübersicht→ Externe Zugänge→ Microsoft 365→ Backup→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail

---

Letzte Vertragsprüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite dient der kaufmännischen und technischen Übersicht aller laufenden Verträge.

Besonders wichtig sind:

• SLA-Verträge
• Microsoft 365
• WatchGuard-Lizenzen
• Backup-Lösungen
• Internet- und Telefonieverträge
• Hardwarewartungen

Die Seite sollte mindestens einmal jährlich geprüft werden, um auslaufende Verträge und notwendige Verlängerungen frühzeitig zu erkennen.

Herstellerportale

Diese Seite dokumentiert alle Hersteller-, Partner- und Verwaltungsportale des Kunden.

Sie dient als zentrale Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Garantieabwicklungen, Vertragsverlängerungen und Hersteller-Supportfälle.

Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert.

Portalübersicht

Portal	Hersteller	Zweck	Status

---

Beispiel

Portal	Hersteller	Zweck	Status
Microsoft 365 Admin Center	Microsoft	Benutzer & Lizenzen	Aktiv
WatchGuard Cloud	WatchGuard	Firewall Management	Aktiv
Terra Cloud Portal	Terra Cloud	Backup Verwaltung	Aktiv
UniFi Site Manager	Ubiquiti	Netzwerkverwaltung	Aktiv

---

Microsoft

Microsoft 365 Admin Center

Feld	Wert
Portal vorhanden	Ja / Nein
Tenant
Zuständig
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Verwendet für

BenutzerverwaltungLizenzverwaltungExchange OnlineEntra IDMicrosoft Teams

---

WatchGuard

WatchGuard Cloud

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Geräte
AuthPoint	Ja / Nein
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Verwendet für

Firewall VerwaltungFirmware UpdatesMonitoringLizenzverwaltungVPN Verwaltung

---

Terra Cloud

Terra Cloud Portal

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Backup Agenten
Backup Speicher
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Verwendet für

Backup KontrolleBackup WiederherstellungAgent UpdatesLizenzverwaltung

---

Ubiquiti

UniFi Site Manager

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Controller
Geräteanzahl
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Verwendet für

SwitchesAccess PointsNetzwerk MonitoringFirmware Updates

---

Veeam

Veeam Backup & Replication

Feld	Wert
Aktiv	Ja / Nein
Lizenzportal
Backup Server
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Verwendet für

Backup JobsRestore TestsLizenzverwaltungMonitoring

---

Domainprovider

DNS Verwaltung

Feld	Wert
Anbieter
Domains
Zugangsdaten	Vaultwarden

---

Beispiel

IONOSHetznerALL-INKLnetcup

---

Sicherheitslösungen

Hersteller	Portal

---

Beispiel

Hersteller	Portal
Panda Security	Panda AD360
WatchGuard	EPDR Portal
Microsoft	Defender Portal

---

Branchensoftware

Hersteller	Portal

---

Beispiel

Hersteller	Portal
Lexoffice	Lexoffice Portal
DATEV	Unternehmen Online
Dampsoft	Dampsoft Kundenportal

---

Supportportale

Hersteller	Portal

---

Beispiel

Hersteller	Portal
HPE	HPE Support Center
QNAP	QNAP Support
Synology	Synology Account
APC	Schneider Electric Portal

---

Garantieportale

Hersteller	Verwendet für

---

Beispiel

Hersteller	Verwendet für
HPE	Servergarantie
Lenovo	Notebookgarantie
Dell	Arbeitsplatzgarantie

---

Zugangsdaten

Alle Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Herstellerportale

---

Besonderheiten

Global-Administratoren ausschließlich für IT-Systeme Glaser.WatchGuard Cloud wird zentral verwaltet.UniFi Controller wird durch IT-Systeme Glaser betrieben.Backupverwaltung erfolgt über Terra Cloud Portal.

---

Dokumentationsverweise

→ Externe Zugänge→ Lizenzübersicht→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ Backup→ Monitoring

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite dient als zentrale Übersicht aller Hersteller- und Verwaltungsportale des Kunden.

Dokumentiert werden sollten insbesondere:

• Microsoft 365
• WatchGuard Cloud
• Terra Cloud Backup
• UniFi Site Manager
• Veeam
• Domainprovider
• Branchensoftware-Portale

Zugangsdaten und Lizenzschlüssel werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Die Kundendokumentation dient nur der organisatorischen und technischen Übersicht.

Kapitel 6 – Dokumente & Pläne

Netzwerkpläne

Diese Seite dient als zentrale Übersicht der gesamten Netzwerkstruktur des Kunden.

Sie enthält Netzwerkdiagramme, VLAN-Strukturen, WLAN-Planungen, Serverschrankdokumentationen und Standortübersichten.

Die Seite bildet den zentralen Einstiegspunkt für die Netzwerkinfrastruktur des Kunden.

Netzwerkübersicht

Infrastruktur

Bereich	Status
Internetanschluss	Aktiv
Firewall	Aktiv
Switches	Aktiv
WLAN	Aktiv
Server	Aktiv
NAS	Aktiv
VPN	Aktiv

---

Hauptstandort

Feld	Wert
Standort	Hauptsitz
Adresse	Musterstraße 1, 88348 Bad Saulgau
Arbeitsplätze	15
Serverschrank	Ja
Server vorhanden	Ja

---

Außenstellen

Standort	Verbindung
Lagerhalle	Site-to-Site VPN
Homeoffice Geschäftsführung	SSL VPN

---

Logischer Netzwerkaufbau

Telekom Glasfaser│WatchGuard T45│USW-24-PoE├── HOST-HV01├── NAS-01├── Drucker├── Access Points└── Arbeitsplätze

---

Netzwerkbereiche

Bereich	Netzwerk
Server	192.168.10.0/24
Clients	192.168.20.0/24
WLAN	192.168.30.0/24
Gäste	192.168.40.0/24
Management	192.168.99.0/24

---

Aktuelle Netzwerkpläne

Dokument	Version	Stand
Hauptnetzwerk	1.3	15.06.2026
VLAN Übersicht	1.2	15.06.2026
WLAN Planung	1.1	15.06.2026
Serverschrank	1.0	15.06.2026

---

Hauptnetzwerk

Beschreibung

Übersicht des gesamten Kundennetzwerks.Darstellung von:- Internetanschluss- Firewall- Switches- Server- NAS- WLAN- Drucker- Telefonie

---

Anlagen

Netzwerkplan.pdfNetzwerkplan.drawioNetzwerkplan.vsdx

---

VLAN Übersicht

VLAN	Bezeichnung	Netzwerk
10	Server	192.168.10.0/24
20	Clients	192.168.20.0/24
30	WLAN	192.168.30.0/24
40	Gäste	192.168.40.0/24
99	Management	192.168.99.0/24

---

WLAN Planung

Access Points

Gerät	Modell	Standort
AP-01	UniFi U7 Pro	Flur EG
AP-02	UniFi U7 Pro	Besprechungsraum OG
AP-03	UniFi U7 Pro	Lagerhalle

---

WLAN Übersicht

WLAN	VLAN	Zweck
Firma	20	Mitarbeiter
Gäste	40	Besucher
IoT	50	Geräte

---

Abdeckung

EG:- Büro- Empfang- BesprechungsraumOG:- Verwaltung- ArchivLager:- Kommissionierung- Versand

---

Serverschrank

Aufbau

19" ServerschrankPatchpanel 24 PortWatchGuard T45USW-24-PoEHOST-HV01NAS-01APC Smart-UPS 1500

---

Rackbelegung

Höheneinheit	Gerät
HE 1	Patchpanel
HE 2	WatchGuard T45
HE 3	USW-24-PoE
HE 4-6	HOST-HV01
HE 7-8	NAS-01
HE 9-10	APC USV

---

Standortpläne

Hauptstandort

Büro EG- 8 Arbeitsplätze- 1 Drucker- 1 Access PointBesprechungsraum- 1 Access Point- PräsentationsbildschirmServerraum- Serverschrank- NAS- Firewall

---

Außenstelle Lager

- 3 Arbeitsplätze- 1 Drucker- 1 Access PointVPN Verbindung zum Hauptstandort

---

VPN Verbindungen

Verbindung	Typ	Status
Geschäftsführung	SSL VPN	Aktiv
Lagerhalle	Site-to-Site VPN	Aktiv

---

Besondere Konfigurationen

Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Management VLAN nur für Administratoren.VPN Zugriff nur mit MFA.Firewall übernimmt DNS und Routing.

---

Änderungsverlauf

Datum	Änderung
15.06.2026	Netzwerkplan erstellt
20.06.2026	AP-03 Lagerhalle ergänzt
10.07.2026	VLAN 50 IoT hinzugefügt

---

Dokumentationsverweise

→ Internetanschluss→ Router / Firewall→ Switches→ WLAN→ Drucker / Scanner→ Serverliste→ NAS Systeme

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum	15.06.2026
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis	Netzwerkplan aktuell

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am	15.06.2026
Zuletzt aktualisiert	10.07.2026
Aktualisiert durch	David Glaser

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Zu jeder Kundenumgebung sollte mindestens ein aktueller Netzwerkplan, eine VLAN-Übersicht und eine Serverschrankdokumentation vorhanden sein. Änderungen an Firewall, VLANs, Switches, WLAN oder VPN-Verbindungen sind zeitnah in den Plänen nachzuführen. Ein aktueller Netzwerkplan verkürzt die Fehleranalyse erheblich und ist eine der wichtigsten Dokumentationen einer professionellen IT-Umgebung.

Installationsanleitungen

Diese Seite dient als zentrale Übersicht über die Installations-, Konfigurations- und Wiederherstellungsanleitungen der Kundenumgebung.

Hier werden keine vollständigen Handbücher gespeichert, sondern Verweise auf relevante Dokumentationen, Besonderheiten und kundenspezifische Konfigurationen dokumentiert.

Die Seite unterstützt Support, Wartung, Neuinstallationen und Disaster-Recovery-Szenarien.

Server

Hyper-V Host

Dokumentation

Windows Server 2025Hyper-V HostHostname:HOST-HV01

---

Installationsanleitung

→ Serverliste→ Backup→ Recovery Maßnahmen→ Herstellerportale

---

Besonderheiten

Hyper-V Host darf nur außerhalb der Geschäftszeiten neu gestartet werden.Automatischer Start aller produktiven VMs aktiviert.

---

NAS Systeme

QNAP NAS

Dokumentation

QNAP TS-464RAID 510,8 TB Nutzkapazität

---

Installationsanleitung

→ NAS Systeme→ Backup→ Herstellerportale

---

Besonderheiten

NAS dient als lokales Backupziel.SMART Überwachung aktiviert.

---

Firewall

WatchGuard

Dokumentation

WatchGuard T45Total Security SuiteWatchGuard Cloud

---

Standardvorgehen

1. Konfigurationsbackup erstellen2. Firmware aktualisieren3. Neustart durchführen4. VPN prüfen5. Monitoring prüfen

---

Besonderheiten

VPN Benutzer mit AuthPoint geschützt.SSL VPN über Port 10443.

---

Netzwerk

UniFi

Komponenten

USW-24-PoEUSW-Lite-8-PoEUniFi U7 Pro

---

Standardvorgehen

1. Gerät anschließen2. Adoption durchführen3. VLAN Profil zuweisen4. Firmware aktualisieren5. Funktion prüfen

---

TeamBusinessCloud

Nextcloud

Installation

URL:cloud.kundendomain.deDocker Umgebung

---

Komponenten

NextcloudOnlyOfficeRedisPostgreSQLTalkWhiteboard

---

Besonderheiten

Talk Signaling aktiviertTURN Server aktiviertClient Push aktiviertHSTS aktiviert

---

OnlyOffice

URL

office.kundendomain.de

---

Kontrolle

Dokument öffnenBearbeitung testenSpeichern prüfen

---

Nextcloud Talk

URL

talk.kundendomain.de

---

Kontrolle

Websocket Verbindung aktivAudio testenVideo testenBildschirmfreigabe testen

---

TeamBusinessMail

Mailcow

URL

mail.kundendomain.de

---

Dienste

PostfixDovecotRspamdSOGoMariaDB

---

Kontrolle

SMTP testenIMAP testenDKIM prüfenSPF prüfenDMARC prüfen

---

Besonderheiten

Lexoffice nutzt SMTP Versand.Scanner versendet Dokumente per Mail.App-Passwörter aktiviert.

---

Microsoft 365

Standardvorgehen

Benutzer anlegenLizenz zuweisenMFA aktivierenOutlook konfigurieren

---

Kontrolle

Anmeldung prüfenOutlook testenTeams testenOneDrive testen

---

Backup

Terra Cloud Backup

Standardvorgehen

Agent InstallationBackupjob prüfenBackupstatus prüfenWiederherstellung testen

---

Besonderheiten

Agent Updates über backup.terracloud.deMonatliche Backupkontrolle

---

Veeam

Standardvorgehen

Backupjob prüfenRepository prüfenRestore-Test durchführen

---

Besonderheiten

3-2-1 BackupstrategieJährlicher Restore-Test

---

Monitoring

Uptime Kuma

Kontrolle

Statusseite erreichbarSSL Zertifikate gültigBenachrichtigungen funktionieren

---

Besonderheiten

Betreiberseite nur für IT-Systeme Glaser.Kundenstatusseite öffentlich erreichbar.

---

Dokumentenablage

Verfügbare Dokumente

InstallationsprotokolleHerstelleranleitungenProjektunterlagenAbnahmeprotokolleRecovery DokumentationKonfigurationssicherungen

---

Dokumentationsverweise

→ Netzwerkpläne→ Serverliste→ NAS Systeme→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Microsoft 365→ Backup→ Monitoring

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite dient als zentraler Einstiegspunkt für Installations- und Konfigurationsanleitungen. Herstellerhandbücher und detaillierte Anleitungen sollten als PDF oder Link hinterlegt werden. Kundenspezifische Besonderheiten und Abweichungen vom Standard sind hier zusätzlich zu dokumentieren. Dadurch können Neuinstallationen, Migrationen und Wiederherstellungen deutlich schneller durchgeführt werden.

Projektunterlagen

Diese Seite dient als zentrale Übersicht über alle Projekte, Erweiterungen, Migrationen und größeren Änderungen innerhalb der Kundenumgebung.

Sie dokumentiert den Projektverlauf von der Planung über die Umsetzung bis zur Abnahme und dient als Nachweis für durchgeführte Arbeiten.

Projektübersicht

Projekt	Zeitraum	Status

---

Beispiel

Projekt	Zeitraum	Status
Einführung TeamBusinessCloud	01.06.2026 - 10.06.2026	Abgeschlossen
Netzwerkmodernisierung	15.08.2026 - 20.08.2026	Abgeschlossen
Microsoft 365 Migration	01.10.2026 - 15.10.2026	Abgeschlossen

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Projektstammdaten

Projektname

Feld	Wert
Projekt
Kunde
Projektleiter	David Glaser
Startdatum
Abschlussdatum
Status	Geplant / Laufend / Abgeschlossen

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Projektbeschreibung

Ziel

Beschreibung des Projektziels.Welche Anforderungen sollen erfüllt werden?Welche Systeme werden eingeführt oder geändert?

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Beispiel

Einführung einer TeamBusinessCloud Umgebung.Bereitstellung von:- Nextcloud- OnlyOffice- TeamBusinessMail- Monitoring- Backupfür 15 Benutzer.

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Projektumfang

Bitte markieren:

☐ Netzwerk☐ Firewall☐ Server☐ NAS☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme

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Projektplanung

Geplante Arbeiten

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Beispiel

Installation KundenserverDNS EinrichtungNextcloud KonfigurationMailcow EinrichtungMonitoring KonfigurationKundenschulung

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Verwendete Systeme

System	Änderung

---

Beispiel

System	Änderung
WatchGuard T45	Neuinstallation
TeamBusinessCloud	Neuinstallation
TeamBusinessMail	Neuinstallation
Uptime Kuma	Monitoring eingerichtet

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Dokumente

Angebotsunterlagen

Angebot.pdfKalkulation.xlsxLeistungsbeschreibung.pdf

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Auftragsunterlagen

Auftragsbestätigung.pdfBestellung.pdf

---

Technische Dokumentation

Netzwerkplan.drawioKonfigurationsdokumentation.pdfInstallationsprotokoll.pdf

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Abnahme

Abnahmeprotokoll

Feld	Wert
Abnahme erfolgt	Ja / Nein
Datum
Ansprechpartner Kunde
Durchgeführt von	David Glaser

---

Bemerkungen

Projekt erfolgreich abgeschlossen.Kunde wurde eingewiesen.System produktiv übernommen.

---

Kundenschulung

Feld	Wert
Schulung durchgeführt	Ja / Nein
Datum
Teilnehmer

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Schulungsinhalte

NextcloudMailOnlyOfficePasswortverwaltungMobile Geräte

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Nacharbeiten

Offene Punkte

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Beispiel

Zusätzliche Benutzer anlegenDrucker anbindenSmartphone Synchronisation einrichten

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Lessons Learned

Erkenntnisse

Firewallregel bereits vor DNS Umstellung vorbereiten.Kundenschulung direkt nach Projektabschluss durchführen.Monitoring sofort aktivieren.

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Projektabschluss

Feld	Wert
Projekt abgeschlossen	Ja / Nein
Abschlussdatum
Dokumentation vollständig	Ja / Nein
Monitoring aktiv	Ja / Nein
Backup aktiv	Ja / Nein

---

Dokumentationsverweise

→ Änderungsdokumentation→ Wartungsprotokolle→ Netzwerkpläne→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Backup→ Monitoring

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

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Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

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Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Für größere Projekte sollte zusätzlich ein eigenes Kapitel oder Unterseiten angelegt werden, z. B.:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Projektplanung
• Installationsprotokolle
• Abnahmeprotokolle
• Kundenschulungen

Dadurch bleibt die eigentliche Kundendokumentation übersichtlich, während alle projektbezogenen Informationen nachvollziehbar archiviert werden.

Kapitel 7 – Besonderheiten

Kundenbesonderheiten

Diese Seite dokumentiert alle kundenindividuellen Besonderheiten, Sonderregelungen, technischen Abhängigkeiten und organisatorischen Anforderungen, die nicht in die Standarddokumentation passen.

Sie dient dazu, wichtige Informationen schnell auffindbar zu machen und Fehlkonfigurationen oder Missverständnisse bei Support, Wartung und Projekten zu vermeiden.

Allgemeine Besonderheiten

---

---

Beispiel

Geschäftsführung arbeitet regelmäßig im Homeoffice.Wartungsfenster nur außerhalb der Öffnungszeiten.Änderungen an Firewall und Internetanschluss nur nach Freigabe durch die Geschäftsführung.

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Technische Besonderheiten

Infrastruktur

---

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Beispiel

FritzBox arbeitet ausschließlich als Modem.WatchGuard übernimmt Routing und VPN.NAS dient gleichzeitig als Backupziel und Dateiserver.

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Netzwerk Besonderheiten

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Beispiel

Gastnetz vollständig vom Firmennetz getrennt.Management VLAN nur für Administratoren erreichbar.VPN Zugriff ausschließlich mit MFA möglich.

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TeamBusinessCloud Besonderheiten

---

---

Beispiel

Nextcloud Talk wird intensiv genutzt.Whiteboard für Projektarbeit aktiviert.Mail-App mit mehreren Postfächern eingerichtet.

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TeamBusinessMail Besonderheiten

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Beispiel

Lexoffice nutzt SMTP Versand über TeamBusinessMail.Scanner versendet Dokumente per E-Mail.Mehrere Benutzer greifen auf info@ zu.

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Microsoft 365 Besonderheiten

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Beispiel

Global-Administrator nur für IT-Systeme Glaser.MFA für alle Benutzer verpflichtend.Copilot Lizenz nur für Geschäftsführung.

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Software Besonderheiten

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Beispiel

eM Client ist Standard-Mailprogramm.Dampsoft Updates ausschließlich durch Dampsoft.DATEV Betreuung erfolgt durch externen Steuerberater.

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Externe Dienstleister

Dienstleister	Zuständigkeit

---

Beispiel

Dienstleister	Zuständigkeit
Steuerberater Müller	DATEV
Dampsoft Support	Praxissoftware
Telekom	Internetanschluss

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Organisatorische Besonderheiten

---

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Beispiel

Supportanfragen grundsätzlich über Frau Muster.Wartungsarbeiten nur nach vorheriger Ankündigung.Keine Änderungen während der Monatsabrechnung.

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Bekannte Risiken

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Beispiel

Nur ein Domänencontroller vorhanden.NAS besitzt keine Replikation.Internetanbindung ohne Backup-Leitung.

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Empfehlungen von IT-Systeme Glaser

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Beispiel

Zweiten Internetanschluss als Backup vorsehen.USV Batterie im nächsten Jahr ersetzen.Zusätzlichen Domänencontroller bereitstellen.

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Wichtige Hinweise für Techniker

Vor Änderungen immer aktuelles Backup prüfen.Firewall-Konfiguration vor Updates sichern.Produktivsysteme nur außerhalb der Geschäftszeiten neu starten.

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Dokumentationsverweise

→ Ansprechpartner→ Netzwerkpläne→ Serverliste→ Wartungsverträge→ Änderungsprotokoll→ Projektunterlagen

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

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Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

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Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite ist eine der wertvollsten Seiten der gesamten Kundendokumentation. Hier werden Informationen festgehalten, die man sonst erst nach langer Einarbeitung oder Rückfragen beim Kunden erfährt.

Besonders sinnvoll sind:

• technische Sonderlösungen
• Ansprechpartner-Regeln
• Wartungsfenster
• externe Dienstleister
• bekannte Schwachstellen
• Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen

Ein neuer Techniker sollte nach dem Lesen dieser Seite sofort die wichtigsten Besonderheiten des Kunden kennen.

Bekannte Probleme

Diese Seite dokumentiert wiederkehrende Fehler, bekannte Einschränkungen und technische Besonderheiten der Kundenumgebung.

Die Dokumentation dient als Wissensdatenbank für Support, Wartung und Fehlerbehebung und reduziert den Analyseaufwand bei wiederkehrenden Störungen erheblich.

Aktive Probleme

Problem	Priorität	Status

---

Beispiel

Problem	Priorität	Status
Scanner verliert SMTP Verbindung	Mittel	Beobachtung
WLAN Lagerhalle schwach	Niedrig	Geplant
NAS Speicherplatz knapp	Hoch	Offen

---

Netzwerk

Problem

Beschreibung des Problems

Ursache

Bekannte Ursache

Lösung

Durchgeführte oder empfohlene Lösung

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Beispiel

WLAN Lagerhalle

Problem

Schwaches WLAN Signal im hinteren Lagerbereich.

Ursache

Access Point zu weit entfernt.

Lösung

Zusätzlichen Access Point installieren.

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Firewall / VPN

Problem

Beschreibung des Problems

Ursache

Bekannte Ursache

Lösung

Durchgeführte Lösung

---

Beispiel

SSL VPN Verbindung

Problem

Benutzer kann sich nicht mit SSL VPN verbinden.

Ursache

MFA Token nicht synchronisiert.

Lösung

AuthPoint Token neu registrieren.

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TeamBusinessCloud

Problem

Beschreibung des Problems

Ursache

Bekannte Ursache

Lösung

Durchgeführte Lösung

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Beispiel

Nextcloud Talk Websocket Fehler

Problem

Anrufe funktionieren nur eingeschränkt.Warnung in der Nextcloud Administration vorhanden.

Ursache

Signaling Server oder Websocket Verbindung nicht korrekt konfiguriert.

Lösung

Websocket URL:wss://talk.kundendomain.de/spreedim Signaling Server eintragen.Docker Container neu starten.

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trusted_proxies Warnung

Problem

Warnung in der Nextcloud Administration.

Ursache

Reverse Proxy nicht als trusted_proxies eingetragen.

Lösung

config.php anpassen:'trusted_proxies' => ['172.20.0.0/16'];

---

Whiteboard Verbindungsprobleme

Problem

Whiteboard kann nicht geladen werden.

Ursache

Whiteboard Backend nicht erreichbar.

Lösung

Whiteboard Container prüfen.Browsercache leeren.Nextcloud App aktualisieren.

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TeamBusinessMail

Beispiel

DKIM / SPF / DMARC Fehler

Problem

E-Mails landen im Spam.

Ursache

DNS Einträge fehlerhaft oder unvollständig.

Lösung

SPF prüfenDKIM prüfenDMARC prüfenDNS Propagation abwarten

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Lexoffice SMTP Fehler

Problem

Rechnungen können nicht versendet werden.

Ursache

2FA aktiv und normales Passwort verwendet.

Lösung

Mailcow App-Passwort erstellen.Dieses in Lexoffice hinterlegen.

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Backup

Beispiel

Veeam Backup fehlgeschlagen

Problem

Backupjob schlägt fehl.

Ursache

Repository voll oder Netzwerkfehler.

Lösung

Speicherplatz prüfen.Repository erweitern.Job erneut starten.

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Terra Cloud Backup Fehler

Problem

Backup Agent meldet Fehler.

Ursache

Agent nicht erreichbar oder Dienst gestoppt.

Lösung

Agent Dienst neu starten.Backupportal prüfen.

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Monitoring

Beispiel

SSL Zertifikat Warnung

Problem

Monitoring meldet Zertifikatsablauf.

Ursache

Automatische Verlängerung fehlgeschlagen.

Lösung

Caddy Logs prüfen.DNS Erreichbarkeit prüfen.Zertifikat erneuern.

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Server & NAS

Beispiel

NAS Speicherplatz knapp

Problem

Weniger als 10 % freier Speicher.

Ursache

Datenwachstum oder fehlende Bereinigung.

Lösung

Speicher erweitern.Alte Daten archivieren.

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USV Batteriewarnung

Problem

USV meldet Batteriestörung.

Ursache

Batterien verschlissen.

Lösung

Batterien ersetzen.USV Selbsttest durchführen.

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Historische Probleme

Datum	Problem	Lösung

---

Beispiel

Datum	Problem	Lösung
15.06.2026	DKIM Fehler	DNS korrigiert
20.06.2026	Nextcloud Talk Fehler	Websocket eingerichtet
10.07.2026	SSL Warnung	Zertifikat erneuert

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Workarounds

Scanner neu starten wenn SMTP Fehler auftritt.Bei Outlook-Problemen neues Profil anlegen.Vor Firewall-Updates immer Konfigurationsbackup erstellen.

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Dokumentationsverweise

→ Änderungsprotokoll→ Wartungsprotokolle→ Netzwerkpläne→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Backup→ Monitoring

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

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Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

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Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Diese Seite sollte ausschließlich für bekannte und wiederkehrende Probleme verwendet werden. Ziel ist es, dass ein Techniker bei einer Störung zuerst hier nachsehen kann, bevor er eine aufwendige Fehlersuche startet.

Besonders wertvoll sind dokumentierte Lösungen für:

• Nextcloud Talk
• Mailcow
• DNS-Probleme
• WatchGuard VPN
• Backupfehler
• SSL-Zertifikate
• Scanner und SMTP-Versand

Mit der Zeit entsteht daraus eine kundenindividuelle Wissensdatenbank für den laufenden Betrieb.

Lessons Learned

Diese Seite dokumentiert wichtige Erkenntnisse, Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge aus Projekten, Störungen, Wartungen und dem laufenden Betrieb.

Ziel ist es, wiederkehrende Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und Wissen dauerhaft für zukünftige Arbeiten verfügbar zu machen.

Im Gegensatz zur Seite „Bekannte Probleme“ werden hier nicht Fehler dokumentiert, sondern die daraus gewonnenen Erkenntnisse.

Übersicht

Datum	Thema	Kategorie

---

Beispiel

Datum	Thema	Kategorie
15.06.2026	Nextcloud Talk Einführung	TeamBusinessCloud
20.06.2026	DNS Umstellung	Netzwerk
10.07.2026	Veeam Restore Test	Backup

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Netzwerk

Erkenntnis

-

---

Beispiel

VLAN Planung

Situation

Nachträgliche Einführung eines Gäste-WLANs.

Erkenntnis

Bereits bei der Erstinstallation ausreichend VLANs vorsehen.

Empfehlung

Mindestens folgende VLANs einplanen:- Server- Clients- WLAN- Gäste- Management

---

Firewall & VPN

Beispiel

WatchGuard SSL VPN

Situation

Port 443 wurde für SSL VPN genutzt.Später wurde ein Webserver veröffentlicht.

Erkenntnis

VPN Port frühzeitig auf 10443 umstellen.

Empfehlung

HTTPS grundsätzlich für Webdienste reservieren.

---

TeamBusinessCloud

Beispiel

Nextcloud Talk

Situation

Videokonferenzen funktionierten nur eingeschränkt.

Erkenntnis

Talk sollte immer mit Signaling Server und TURN Server installiert werden.

Empfehlung

Nextcloud Talk nie mehr ohne:- Signaling- Coturn- Websocketbereitstellen.

---

Nextcloud Whiteboard

Situation

Whiteboard funktionierte nach Updates nicht mehr zuverlässig.

Erkenntnis

Whiteboard direkt nach Updates testen.

Empfehlung

Funktionsprüfung in Wartungscheckliste aufnehmen.

---

TeamBusinessMail

Beispiel

Lexoffice SMTP

Situation

E-Mail Versand aus Lexoffice funktionierte nicht.

Erkenntnis

Bei aktiver 2FA werden App-Passwörter benötigt.

Empfehlung

Lexoffice immer mit Mailcow App-Passwort konfigurieren.

---

DKIM / SPF / DMARC

Situation

E-Mails wurden als Spam eingestuft.

Erkenntnis

DNS Einträge direkt nach Inbetriebnahme prüfen.

Empfehlung

MXToolbox Prüfung in die Abnahme aufnehmen.

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Backup

Beispiel

Restore Test

Situation

Backup vorhanden, Wiederherstellung nie getestet.

Erkenntnis

Ein Backup ist erst nach erfolgreichem Restore-Test verifiziert.

Empfehlung

Mindestens jährlich Restore-Test durchführen.

---

Veeam

Situation

Backupjob erfolgreich, Repository fast voll.

Erkenntnis

Backuperfolg alleine reicht nicht aus.

Empfehlung

Freien Speicher regelmäßig kontrollieren.

---

Monitoring

Beispiel

SSL Zertifikate

Situation

Zertifikat lief ab.

Erkenntnis

Automatische Verlängerung kann fehlschlagen.

Empfehlung

SSL Überwachung immer aktivieren.

---

Projekte

Beispiel

Kundenserver Einführung

Situation

Mehrere Nacharbeiten nach Projektabschluss.

Erkenntnis

Abnahmecheckliste war unvollständig.

Empfehlung

Vor Übergabe prüfen:- Backup- Monitoring- DNS- SSL- Dokumentation- Kundenschulung

---

Organisatorische Erkenntnisse

Beispiel

Kundenschulung

Situation

Kunde erhielt Zugangsdaten, aber keine Einweisung.

Erkenntnis

Supportaufwand steigt deutlich.

Empfehlung

Immer Kundenschulung nach Projektabschluss durchführen.

---

Dokumentation

Situation

Änderungen wurden nicht dokumentiert.

Erkenntnis

Fehlersuche wird deutlich erschwert.

Empfehlung

Jede relevante Änderung sofort dokumentieren.

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Standardisierung IT-Systeme Glaser

Bewährte Standards

WatchGuard als FirewallUniFi für WLAN und SwitchingVeeam für lokale BackupsTerra Cloud Backup für CloudserverTeamBusinessCloud für ZusammenarbeitTeamBusinessMail für E-MailVaultwarden für PasswörterBookStack für Dokumentation

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Verbesserungsmaßnahmen

Datum	Maßnahme	Status

---

Beispiel

Datum	Maßnahme	Status
01.07.2026	SSL Monitoring standardisieren	Erledigt
15.07.2026	Restore-Test Checkliste erstellt	Erledigt
01.08.2026	Nextcloud Talk Standardpaket definiert	Erledigt

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Dokumentationsverweise

→ Projektunterlagen→ Bekannte Probleme→ Änderungsprotokoll→ Wartungsprotokolle→ Installationsanleitungen

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Seite „Lessons Learned“ ist die persönliche Wissensdatenbank von IT-Systeme Glaser. Hier werden Erfahrungen aus Projekten, Fehlern und Wartungen festgehalten, damit dieselben Probleme nicht mehrfach gelöst werden müssen.

Besonders wertvoll sind Erkenntnisse aus:

• Nextcloud- und Mailcow-Projekten
• WatchGuard-Installationen
• Backup- und Recovery-Tests
• Microsoft-365-Migrationen
• Kundenübergaben und Schulungen

Mit der Zeit entsteht daraus ein standardisierter Best-Practice-Katalog für alle zukünftigen Kundenprojekte.

Kapitel 8 – Wartungsprotokolle

Wartungsarbeiten

Diese Seite dokumentiert alle durchgeführten Wartungs-, Update- und Optimierungsarbeiten innerhalb der Kundenumgebung.

Sie dient als Nachweis für erbrachte Leistungen, erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen und unterstützt bei Fehleranalysen sowie zukünftigen Wartungsmaßnahmen.

Im Gegensatz zum Änderungsprotokoll werden hier gezielt Wartungen, Updates und regelmäßige Kontrollen dokumentiert.

Wartungsübersicht

Datum	Wartung	Durchgeführt von

---

Beispiel

Datum	Wartung	Durchgeführt von
15.06.2026	Nextcloud Update	David Glaser
20.06.2026	Firewall Firmware Update	David Glaser
01.07.2026	Backupkontrolle	David Glaser

---

Wartungseintrag

Allgemeine Informationen

Feld	Wert
Datum
Beginn
Ende
Techniker	David Glaser
Kategorie

---

Kategorie

Bitte markieren:

☐ Server☐ NAS☐ Firewall☐ Netzwerk☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme

---

Durchgeführte Arbeiten

---

---

Beispiel

Nextcloud auf Version 33.0.5 aktualisiertOnlyOffice Konnektor geprüftTalk Signaling getestetWhiteboard Funktion geprüft

---

Betroffene Systeme

System	Status

---

Beispiel

System	Status
TeamBusinessCloud	Erfolgreich
OnlyOffice	Erfolgreich
Talk	Erfolgreich

---

Funktionsprüfung

Kontrolle durchgeführt

☐ Anmeldung geprüft☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ SSL geprüft☐ Benutzerfunktion geprüft

---

Ergebnis

Alle Funktionen erfolgreich getestet.Keine Auffälligkeiten festgestellt.

---

Backupkontrolle

Prüfung

Feld	Wert
Backup erfolgreich	Ja / Nein
Letzte Sicherung
Restore-Test erforderlich	Ja / Nein

---

Beispiel

Terra Cloud Backup erfolgreich.Letzte Sicherung:15.06.2026 22:00 UhrKeine Fehler vorhanden.

---

Sicherheitsprüfung

Kontrolle

☐ Updates installiert☐ Virenschutz aktiv☐ MFA aktiv☐ SSL Zertifikate gültig☐ Firewall aktuell

---

Festgestellte Probleme

---

---

Beispiel

ClamAV hohe CPU-Auslastung festgestellt.Analyse durchgeführt.Keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

---

Empfehlungen

---

---

Beispiel

Speicherplatz NAS beobachten.USV Batterietest innerhalb der nächsten 6 Monate durchführen.Zusätzlichen Access Point im Lager einplanen.

---

Verwendete Dokumentation

→ Netzwerkpläne→ Serverliste→ Backup→ Monitoring→ Herstellerportale

---

Wartungsnachweis

Feld	Wert
Wartung erfolgreich abgeschlossen	Ja / Nein
Kunde informiert	Ja / Nein
Dokumentation aktualisiert	Ja / Nein

---

Historie

Datum	Wartung	Ergebnis

---

Beispiel

Datum	Wartung	Ergebnis
15.06.2026	Nextcloud Update	Erfolgreich
20.06.2026	WatchGuard Update	Erfolgreich
01.07.2026	Backupprüfung	Erfolgreich
15.07.2026	SSL Kontrolle	Erfolgreich

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Dokumentationsverweise

→ Änderungsprotokoll→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Backup→ Monitoring→ Projektunterlagen

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Jede geplante Wartung sollte hier dokumentiert werden. Dazu gehören Updates, Backupkontrollen, Sicherheitsprüfungen, Firmwareupdates und Funktionskontrollen.

Besonders bei Managed-Service-Kunden dient diese Seite als Nachweis der erbrachten Leistungen und kann bei Jahresgesprächen oder SLA-Auswertungen herangezogen werden.

Nach jeder Wartung sollten geprüft werden:

• Backupstatus
• Monitoringstatus
• SSL-Zertifikate
• Benutzeranmeldung
• Kernfunktionen der Systeme

Dadurch entsteht eine lückenlose Wartungshistorie der gesamten Kundenumgebung.

Updates

Diese Seite dokumentiert alle durchgeführten Software-, Firmware-, Sicherheits- und Versionsupdates innerhalb der Kundenumgebung.

Sie dient als zentrale Übersicht über den Aktualisierungsstand der eingesetzten Systeme und ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen, Fehlern und Versionsständen.

Im Gegensatz zur Seite „Wartungsarbeiten“ werden hier ausschließlich Updates dokumentiert.

Updateübersicht

Datum	System	Version alt	Version neu

---

Beispiel

Datum	System	Version alt	Version neu
15.06.2026	Nextcloud	33.0.4	33.0.5
20.06.2026	WatchGuard T45	12.11.1	12.11.2
01.07.2026	Mailcow	Mai 2026	Juni 2026

---

Updateeintrag

Allgemeine Informationen

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Kategorie
Wartungsfenster	Ja / Nein

---

Kategorie

Bitte markieren:

☐ Betriebssystem☐ Server☐ NAS☐ Firewall☐ Netzwerk☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme

---

Betroffene Systeme

System	Hersteller	Status

---

Versionsänderung

Feld	Wert
Vorherige Version
Neue Version
Updatequelle

---

Beispiel

Feld	Wert
Vorherige Version	Nextcloud 33.0.4
Neue Version	Nextcloud 33.0.5
Updatequelle	Docker Image

---

Durchgeführte Arbeiten

---

---

Beispiel

Docker Images aktualisiertContainer neu erstelltDatenbankmigration durchgeführtFunktionstest durchgeführt

---

Funktionsprüfung

Bitte markieren:

☐ Anmeldung erfolgreich☐ Dienste erreichbar☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ SSL Zertifikate geprüft☐ Benutzerfunktion geprüft

---

Ergebnis

Update erfolgreich durchgeführt.Keine Fehler festgestellt.

---

Probleme während des Updates

---

---

Beispiel

OnlyOffice Container startete verzögert.Container Neustart durchgeführt.Fehler behoben.

---

Rollback erforderlich

Feld	Wert
Rollback durchgeführt	Ja / Nein
Ursache
Ergebnis

---

TeamBusinessCloud Updates

Beispiel

Komponente	Version
Nextcloud
OnlyOffice
Talk
Whiteboard
PostgreSQL
Redis

---

TeamBusinessMail Updates

Beispiel

Komponente	Version
Mailcow
Postfix
Dovecot
Rspamd
SOGo

---

Firewall & Netzwerk Updates

Beispiel

Komponente	Version
WatchGuard Fireware
UniFi Controller
UniFi Switches
UniFi Access Points

---

Server & NAS Updates

Beispiel

System	Version
Windows Server
Ubuntu Server
QNAP QTS
Synology DSM

---

Microsoft 365 Änderungen

LizenzänderungenMFA AnpassungenBenutzeränderungenSicherheitsrichtlinien

---

Empfehlungen nach dem Update

---

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Beispiel

Backupkontrolle innerhalb 24 Stunden durchführen.Monitoring besonders beobachten.Benutzer über Änderungen informieren.

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Dokumentationsverweise

→ Wartungsarbeiten→ Änderungsprotokoll→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Backup→ Monitoring

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Historie

Datum	Update	Ergebnis

---

Beispiel

Datum	Update	Ergebnis
15.06.2026	Nextcloud 33.0.5	Erfolgreich
20.06.2026	WatchGuard 12.11.2	Erfolgreich
01.07.2026	Mailcow Juni Update	Erfolgreich
15.07.2026	UniFi Controller	Erfolgreich

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Seite „Updates“ dient als technische Versionshistorie aller Systeme des Kunden. Sie ergänzt die Wartungsdokumentation und ermöglicht eine schnelle Nachverfolgung von Versionsständen.

Besonders wichtig sind Updates von:

• Nextcloud & OnlyOffice
• Mailcow
• WatchGuard Firewalls
• UniFi Infrastruktur
• Windows Server
• NAS-Systemen
• Backup-Systemen

Nach jedem Update sollten Funktionsprüfung, Backupkontrolle und Monitoringkontrolle dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine vollständige Updatehistorie der Kundenumgebung.

Störungen

Diese Seite dokumentiert alle Störungen, Ausfälle und Supportfälle innerhalb der Kundenumgebung.

Sie dient als Nachweis für den laufenden Betrieb, unterstützt die Ursachenanalyse und hilft dabei, wiederkehrende Probleme frühzeitig zu erkennen.

Im Gegensatz zur Seite „Bekannte Probleme“ werden hier konkrete Ereignisse und Vorfälle dokumentiert.

Störungsübersicht

Datum	Störung	Priorität	Status

---

Beispiel

Datum	Störung	Priorität	Status
15.06.2026	Internetausfall	Hoch	Behoben
20.06.2026	Nextcloud nicht erreichbar	Hoch	Behoben
10.07.2026	Scanner Versand fehlerhaft	Mittel	Behoben

---

Störungseintrag

Allgemeine Informationen

Feld	Wert
Datum
Uhrzeit Beginn
Uhrzeit Ende
Bearbeiter	David Glaser
Priorität	Niedrig / Mittel / Hoch / Kritisch

---

Betroffene Systeme

Bitte markieren:

☐ Internetanschluss☐ Firewall☐ Switches☐ WLAN☐ Server☐ NAS☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Arbeitsplatzsysteme

---

Fehlerbeschreibung

Beschreibung der StörungAuswirkungen auf den KundenBetroffene Benutzer oder Systeme

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Beispiel

Kunde konnte keine E-Mails versenden.Empfang funktionierte weiterhin.Alle Benutzer betroffen.

---

Ursache

Bekannte oder ermittelte Ursache

---

Beispiel

SMTP Authentifizierung fehlgeschlagen.App-Passwort nach Passwortänderung ungültig geworden.

---

Analyse

Durchgeführte PrüfungenLogsMonitoringTests

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Beispiel

Mailcow Logs geprüft.SMTP Anmeldung getestet.Benutzerkonto geprüft.App-Passwort ungültig.

---

Lösung

Durchgeführte Maßnahmen

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Beispiel

Neues App-Passwort erstellt.In Lexoffice hinterlegt.Funktion erfolgreich getestet.

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Ausfallzeit

Feld	Wert
Beginn
Ende
Dauer

---

Betroffene Benutzer

Benutzer	Auswirkung

---

Beispiel

Benutzer	Auswirkung
Verwaltung	Kein E-Mail Versand
Geschäftsführung	Kein E-Mail Versand

---

Monitoring

Feld	Wert
Alarm ausgelöst	Ja / Nein
Monitoring erkannt	Ja / Nein
Ticket erstellt	Ja / Nein

---

Beispiel

Uptime Kuma meldete SMTP Fehler.Benachrichtigung per E-Mail erhalten.

---

Dokumentation der Behebung

Welche Schritte wurden durchgeführt?Welche Systeme wurden geändert?

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Beispiel

SMTP Konfiguration geprüft.App-Passwort erneuert.Funktionsprüfung durchgeführt.

---

Lessons Learned

Welche Erkenntnisse ergeben sich aus der Störung?

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Beispiel

App-Passwörter nach Änderungen dokumentieren.Funktionsprüfung nach Passwortänderungen durchführen.

---

Präventionsmaßnahmen

Wie kann die Störung künftig vermieden werden?

---

Beispiel

Änderungen an Mailkonten künftig dokumentieren.Monatliche SMTP Funktionsprüfung durchführen.

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Anhänge

ScreenshotsLogdateienMonitoring MeldungenHerstellerinformationen

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Historie

Datum	Störung	Lösung

---

Beispiel

Datum	Störung	Lösung
15.06.2026	DKIM Fehler	DNS korrigiert
20.06.2026	Nextcloud Talk Fehler	Websocket eingerichtet
10.07.2026	Lexoffice SMTP Fehler	App-Passwort erstellt
15.07.2026	Internetausfall Telekom	Provider behoben

---

Dokumentationsverweise

→ Bekannte Probleme→ Wartungsarbeiten→ Updates→ Lessons Learned→ Monitoring→ Änderungsprotokoll

---

Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

---

Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

---

Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Jede größere Störung sollte hier dokumentiert werden – unabhängig davon, ob sie durch den Kunden, einen Provider oder die eigene Infrastruktur verursacht wurde.

Besonders wichtig sind:

• Ursache
• Ausfallzeit
• Lösung
• Präventionsmaßnahmen
• Lessons Learned

Zusammen mit den Seiten Bekannte Probleme, Wartungsarbeiten und Lessons Learned entsteht dadurch eine vollständige Betriebshistorie der Kundenumgebung.

Recovery Maßnahmen

Diese Seite dokumentiert Wiederherstellungsverfahren (Recovery), Notfallmaßnahmen und Disaster-Recovery-Szenarien der Kundenumgebung.

Sie dient als zentrale Anleitung für die Wiederherstellung von Systemen, Diensten und Daten nach Ausfällen, Hardwaredefekten, Cyberangriffen oder Fehlkonfigurationen.

Das Ziel ist die schnellstmögliche Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs.

Recovery Übersicht

System	Recovery vorhanden	Letzter Test

---

Beispiel

System	Recovery vorhanden	Letzter Test
Hyper-V Host	Ja	15.06.2026
NAS	Ja	15.06.2026
TeamBusinessCloud	Ja	20.06.2026
TeamBusinessMail	Ja	20.06.2026

---

Notfallkontakte

Funktion	Ansprechpartner
IT Betreuung	IT-Systeme Glaser
Kunde
Internetprovider
Hardwarelieferant

---

Prioritäten

Kritische Systeme

1. Internetanschluss2. Firewall3. Server4. NAS5. E-Mail6. Cloud Dienste7. Arbeitsplatzsysteme

---

Hyper-V Recovery

Ausfall eines virtuellen Servers

Vorgehen

1. Hyper-V Host prüfen2. VM Status kontrollieren3. VM starten4. Ereignisprotokolle prüfen5. Funktionstest durchführen

---

Wiederherstellung aus Veeam

Vorgehen

1. Veeam öffnen2. Restore auswählen3. Wiederherstellungspunkt wählen4. VM wiederherstellen5. Funktion prüfen

---

NAS Recovery

NAS ausgefallen

Vorgehen

1. Stromversorgung prüfen2. RAID Status prüfen3. SMART Status prüfen4. Backupstatus prüfen5. Herstellerdiagnose durchführen

---

Totalausfall

Vorgehen

1. Ersatzgerät bereitstellen2. Backup wiederherstellen3. Freigaben prüfen4. Benutzerberechtigungen prüfen5. Funktionstest durchführen

---

TeamBusinessCloud Recovery

Nextcloud Container ausgefallen

Vorgehen

docker compose psdocker compose restartdocker compose logs

---

Komplettausfall

Vorgehen

1. Docker Umgebung wiederherstellen2. PostgreSQL wiederherstellen3. Nextcloud Daten wiederherstellen4. Redis starten5. Funktionstest durchführen

---

Funktionsprüfung

AnmeldungDateiuploadOnlyOfficeTalkWhiteboardMail App

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TeamBusinessMail Recovery

Mailcow ausgefallen

Vorgehen

docker compose psdocker compose restart

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Komplette Wiederherstellung

Vorgehen

1. Mailcow Server bereitstellen2. Backup einspielen3. DNS prüfen4. SMTP testen5. IMAP testen6. DKIM/SPF/DMARC prüfen

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Microsoft 365 Recovery

Benutzerkonto kompromittiert

Vorgehen

Passwort zurücksetzenMFA neu registrierenAnmeldungen prüfenSicherheitsprotokolle prüfen

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Gelöschte Daten

Vorgehen

Papierkorb prüfenExchange WiederherstellungOneDrive WiederherstellungBackup prüfen

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Backup Recovery

Terra Cloud Backup

Vorgehen

1. Backup Portal öffnen2. Sicherung auswählen3. Wiederherstellung starten4. Daten prüfen

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Veeam

Vorgehen

1. Restore Point auswählen2. Dateiwiederherstellung starten3. Integrität prüfen4. Benutzer informieren

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Netzwerk Recovery

Firewall Defekt

Vorgehen

1. Konfigurationsbackup einspielen2. Firmware prüfen3. WAN testen4. VPN testen

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Switch Defekt

Vorgehen

1. Ersatzswitch bereitstellen2. Konfiguration übernehmen3. VLANs prüfen4. Funktionstest durchführen

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Internet Recovery

Internetausfall

Vorgehen

1. Providerstatus prüfen2. Router prüfen3. Firewall prüfen4. Ticket eröffnen5. Monitoring kontrollieren

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Ransomware / Cyberangriff

Sofortmaßnahmen

1. Systeme isolieren2. Netzwerk trennen3. Backupstatus prüfen4. Schadensanalyse durchführen5. Wiederherstellung planen

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Wiederherstellung

Nur geprüfte Backups verwenden.Passwörter ändern.MFA prüfen.Monitoring aktivieren.

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Recovery Tests

System	Letzter Test	Ergebnis

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Beispiel

System	Letzter Test	Ergebnis
Veeam VM Restore	15.06.2026	Erfolgreich
Terra Cloud Backup	20.06.2026	Erfolgreich
Mailcow Backup	20.06.2026	Erfolgreich

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Recovery Dokumente

Backup DokumentationNetzwerkpläneInstallationsanleitungenHerstellerportaleWartungsprotokolle

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Lessons Learned

Ein Backup ist erst nach erfolgreichem Restore-Test verifiziert.Mindestens jährlich vollständigen Restore-Test durchführen.Recovery Dokumentation aktuell halten.

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Dokumentationsverweise

→ Backup→ Serverliste→ NAS Systeme→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Netzwerkpläne→ Installationsanleitungen→ Herstellerportale

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

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Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

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Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Recovery-Maßnahmen gehören zu den wichtigsten Dokumentationen überhaupt. Im Notfall darf niemand überlegen müssen, wie ein System wiederhergestellt wird.

Für jede Kundenumgebung sollten mindestens folgende Bereiche dokumentiert sein:

• Server Recovery
• NAS Recovery
• TeamBusinessCloud Recovery
• TeamBusinessMail Recovery
• Backup Recovery
• Firewall Recovery
• Internet Recovery
• Cyberangriff / Ransomware Recovery

Zusätzlich sollte mindestens einmal jährlich ein dokumentierter Restore-Test durchgeführt und hier festgehalten werden. Dies ist die einzige Möglichkeit, die tatsächliche Wiederherstellbarkeit der Systeme nachzuweisen.

Änderungsdokumentation

Diese Seite dokumentiert sämtliche Änderungen an der Kundenumgebung.

Hierzu zählen technische, organisatorische und infrastrukturelle Änderungen an Hardware, Software, Netzwerk, Cloud-Diensten, Benutzern, Sicherheitssystemen und sonstigen IT-Komponenten.

Die Änderungsdokumentation dient als zentrale Historie aller Anpassungen und ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Kundenumgebung.

Änderungsübersicht

Datum	Kategorie	Änderung	Bearbeiter

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Beispiel

Datum	Kategorie	Änderung	Bearbeiter
15.06.2026	Netzwerk	Gäste-WLAN eingerichtet	David Glaser
20.06.2026	Hardware	Notebook ersetzt	David Glaser
01.07.2026	TeamBusinessCloud	TeamFolder erstellt	David Glaser
15.07.2026	Microsoft 365	Benutzer angelegt	David Glaser

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Neuer Änderungseintrag

Allgemeine Informationen

Feld	Wert
Datum
Uhrzeit
Bearbeiter	David Glaser
Kategorie
Priorität	Niedrig / Mittel / Hoch
Kundenfreigabe erforderlich	Ja / Nein

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Kategorie

Bitte markieren:

☐ Hardware☐ Arbeitsplatz☐ Mobilgerät☐ Drucker / Scanner☐ Netzwerk☐ Firewall☐ Switches☐ WLAN☐ Internetanschluss☐ Server☐ NAS☐ USV☐ TeamBusinessCloud☐ TeamBusinessMail☐ Microsoft 365☐ Backup☐ Monitoring☐ Telefonie☐ Benutzer☐ Sicherheit☐ Sonstiges

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Änderungsbeschreibung

Was wurde geändert?

Beschreibung der durchgeführten Änderung

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Beispiel

Neues VLAN 40 für Gäste-WLAN eingerichtet.SSID "Gast" erstellt.Zugriff auf interne Netzwerke blockiert.

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Grund der Änderung

Warum wurde die Änderung durchgeführt?

KundenanforderungSicherheitsanforderungErweiterungFehlerbehebungOptimierung

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Beispiel

Kunde benötigt separates WLAN für Besucher und externe Dienstleister.

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Betroffene Systeme

System	Änderung

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Beispiel

System	Änderung
WatchGuard T45	VLAN ergänzt
USW-24-PoE	Portprofile angepasst
UniFi Controller	WLAN erstellt

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Hardwareänderungen

Beispiel

Notebook Austausch

Altgerät:Lenovo ThinkPad E14Neugerät:Lenovo ThinkPad E16Benutzer:Max MustermannDaten erfolgreich übernommen.

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Neue USV

APC Smart-UPS 1500 installiert.Server und NAS abgesichert.Automatische Shutdown-Funktion eingerichtet.

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Neuer Drucker

Brother MFC-L8690CDW installiert.Feste IP vergeben.Scan-to-Mail eingerichtet.

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Netzwerkänderungen

Beispiel

VLAN Erweiterung

VLAN 50 für IoT Geräte eingerichtet.Firewallregeln angepasst.Routing getestet.

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Neuer Access Point

UniFi U7 Pro installiert.Standort:LagerhalleWLAN Ausleuchtung verbessert.

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Firewall Änderung

Portweiterleitung für Webserver eingerichtet.HTTPS Freigabe aktiviert.Funktion erfolgreich getestet.

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Serveränderungen

Beispiel

Neue VM

VM FILE02 erstellt.2 vCPU8 GB RAM500 GB DatenspeicherBackup eingerichtet.

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Servererweiterung

Arbeitsspeicher erweitert.Von:32 GBAuf:64 GB

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TeamBusinessCloud Änderungen

Beispiel

Neuer TeamFolder

TeamFolder "Projekte" erstellt.Berechtigung:VerwaltungVertrieb

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Nextcloud App

Whiteboard aktiviert.Funktion geprüft.Benutzer informiert.

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TeamBusinessMail Änderungen

Beispiel

Neues Postfach

rechnung@kundendomain.de erstellt.Postfachgröße:10 GBBerechtigung:Buchhaltung

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Alias angelegt

kontakt@kundendomain.deWeiterleitung auf:info@kundendomain.de

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Microsoft 365 Änderungen

Beispiel

Neuer Benutzer

Benutzer angelegt.Business Standard Lizenz zugewiesen.MFA aktiviert.

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Lizenzänderung

Exchange Online Plan 1aufMicrosoft 365 Business Standardgeändert.

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Telefonie Änderungen

Beispiel

Neues Mobilteil

Yealink W73H eingebunden.Benutzer:Frau MüllerFunktion getestet.

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SIP Trunk Anpassung

Neue Rufnummer hinzugefügt.Ein- und ausgehende Telefonie geprüft.

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Auswirkungen

Geplante Auswirkungen

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Beispiel

Kurze Unterbrechung des WLANs während der Umstellung.Keine Auswirkungen auf Serverbetrieb.

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Rollback

Rückfallmöglichkeit

Beschreibung der Rücksicherung

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Beispiel

Alte Firewall-Konfiguration vorhanden.Konfigurationsbackup erstellt.Wiederherstellung innerhalb 10 Minuten möglich.

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Funktionsprüfung

Bitte markieren:

☐ Funktion geprüft☐ Backup geprüft☐ Monitoring geprüft☐ Benutzer informiert☐ Dokumentation aktualisiert

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Ergebnis

Änderung erfolgreich durchgeführt.Keine Auffälligkeiten festgestellt.

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Kundeninformation

Feld	Wert
Kunde informiert	Ja / Nein
Freigabe erhalten	Ja / Nein
Ansprechpartner

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Anhänge

ScreenshotsKonfigurationsbackupProjektunterlagenHerstellerdokumentationNetzwerkplan

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Historie

Datum	Kategorie	Änderung	Ergebnis

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Beispiel

Datum	Kategorie	Änderung	Ergebnis
15.06.2026	Netzwerk	Gäste-WLAN eingerichtet	Erfolgreich
20.06.2026	Hardware	Notebook ersetzt	Erfolgreich
01.07.2026	TeamBusinessCloud	TeamFolder erstellt	Erfolgreich
15.07.2026	Microsoft 365	Benutzer angelegt	Erfolgreich
20.07.2026	Telefonie	Mobilteil eingerichtet	Erfolgreich

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Dokumentationsverweise

→ Wartungsarbeiten→ Updates→ Störungen→ Bekannte Probleme→ Lessons Learned→ Projektunterlagen→ Netzwerkpläne

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Letzte Prüfung

Feld	Wert
Datum
Durchgeführt von	David Glaser
Ergebnis

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Dokumentenstatus

Feld	Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch

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Empfehlung von IT-Systeme Glaser

Die Änderungsdokumentation ist die technische Historie des Kunden und sollte jede relevante Änderung enthalten – unabhängig davon, ob sie Hardware, Netzwerk, Cloud-Dienste, Server, Benutzer oder Sicherheitslösungen betrifft.

Ziel ist die vollständige Nachvollziehbarkeit:

• Was wurde geändert?
• Warum wurde es geändert?
• Wer hat die Änderung durchgeführt?
• Welche Systeme waren betroffen?
• Wie kann die Änderung rückgängig gemacht werden?

Diese Seite ist häufig die erste Anlaufstelle bei Störungen, Audits oder späteren Erweiterungen der Kundenumgebung.