Kapitel 4 – Cloud & Dienste

TeamBusinessCloud
Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessCloud-Umgebung des Kunden.
Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Nextcloud-Plattform, den verwendeten Apps, Benutzergruppen, Speichergrößen und Besonderheiten der Kundenumgebung.
Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Erweiterungen und Fehlerbehebungen.
Plattformübersicht
Feld
Wert
Plattform
TeamBusinessCloud
Status
Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung
IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn
08.10.2026
Kundenserver
FRANZI-Cloud01
Erreichbarkeit
Dienst
URL
Cloud
https://cloud.franzi-management.de
Office
https://office.franzi-management.de
Talk
https://talk.franzi-management.de
Statusmonitor
https://status.franzi-management.de/status/kunde-statusmonitor
Beispiel
Dienst
URL
Cloud
https://cloud.kundendomain.de
Office
https://office.kundendomain.de
Talk
https://talk.kundendomain.de
Statusmonitor
https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor
Benutzer
Feld
Wert
Benutzeranzahl
2
Aktive Benutzer
2
Administratorkonten
1
Gruppen
Gruppe
Beschreibung
GF
GF
FranziManagement
GF, Pool
Beispiel
Gruppe
Beschreibung
Geschäftsführung
Management
Verwaltung
Büro
Vertrieb
Außendienst
Mitarbeiter
Standardgruppe
TeamFolder
TeamFolder
Berechtigte Gruppen
GF
GF
Pool
Pool
Beispiel
TeamFolder
Berechtigte Gruppen
Allgemein
Mitarbeiter
Buchhaltung
Buchhaltung
Projekte
Verwaltung, Vertrieb
Speicher
Feld
Wert
Gesamtvolumen
146,5 GB
Belegt
9,88 GB
Frei
136,71 GB
Erweiterungen
Storage Add-On
Beispiel
Feld
Wert
Gesamtvolumen
500 GB
Belegt
185 GB
Frei
315 GB
Erweiterungen
Storage Add-On
Installierte Apps
Bitte markieren:
☐ Files☐ Kalender☐ Kontakte☐ Mail☐ OnlyOffice☐ Talk☐ Whiteboard☐ Passwords☐ TeamFolder☐ Client Push
OnlyOffice
Feld
Wert
Aktiv
Ja
URL
https://office.franzi-management.de
Funktionstest durchgeführt
Ja
Nextcloud Talk
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Signaling Server
Ja / Nein
TURN Server
Ja
Externe Gespräche
Ja / Nein
URLs
Dienst
URL
Talk
https://talk.franzi-management.de
TURN
https://turn.franzi-management.de
Whiteboard
Feld
Wert
Aktiv
Nein
Funktion geprüft
Nein
Besonderheiten
Mail App
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Anzahl Konten
App-Passwort erforderlich
Ja / Nein
Sicherheit
Bitte markieren:
☐ HTTPS aktiv☐ HSTS aktiv☐ MFA verfügbar☐ MFA verpflichtend☐ Backup aktiv☐ Monitoring aktiv
Backup
Feld
Wert
Backup vorhanden
Ja
Lösung
Terra Cloud Backup
Letzte Kontrolle
Monitoring
Feld
Wert
Monitoring aktiv
Ja
SSL Überwachung
Ja 
Statusseite vorhanden
Ja
Bekannte Besonderheiten
Talk wird intensiv genutzt.Whiteboard für Projektarbeit aktiv.OnlyOffice Standardeditor.Mail-App mit TeamBusinessMail verbunden.
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.
Organisation: 17065_FRANZI Management_Bad Waldsee 
Kategorie:TeamBusinessCloud
Dokumentationsverweise
→ TeamBusinessMail→ Benutzer→ Gruppen→ Backup→ Monitoring→ Externe Zugänge
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
07.10.2026
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch
David Glaser
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Für jede TeamBusinessCloud-Umgebung sollten mindestens die URLs, Benutzergruppen, TeamFolder, Speichergröße und aktivierten Apps dokumentiert werden.
Besonders wichtig sind die Konfiguration von OnlyOffice, Talk, Whiteboard und der Mail-App, da diese häufig Supportanfragen verursachen.
Änderungen an Gruppen, Speichergrößen, Apps oder Sicherheitsfunktionen sollten zusätzlich im Änderungsprotokoll dokumentiert werden.

TeamBusinessMail
Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessMail-Umgebung des Kunden.
Sie enthält alle relevanten Informationen zu Domains, Postfächern, Aliassen, Verteilerlisten, Sicherheitsfunktionen und Besonderheiten der Mailplattform.
Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Migrationen und Fehlerbehebungen.
Plattformübersicht
Feld
Wert
Plattform
TeamBusinessMail
Status
Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung
IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn
Mailserver
Erreichbarkeit
Dienst
URL
Webmail
SMTP
IMAP
POP3
Beispiel
Dienst
URL
Webmail
https://mail.kundendomain.de
SMTP
mail.kundendomain.de
IMAP
mail.kundendomain.de
POP3
mail.kundendomain.de
Domains
Domain
Status
Beispiel
Domain
Status
musterfirma.de
Aktiv
musterfirma.com
Alias
Postfächer
E-Mail-Adresse
Benutzer
Größe
Beispiel
E-Mail-Adresse
Benutzer
Größe
info@musterfirma.de
Verwaltung
10 GB
max.mustermann@musterfirma.de
Max Mustermann
10 GB
Funktionspostfächer
Postfach
Verwendung
Beispiel
Postfach
Verwendung
info@
Allgemeine Anfragen
rechnung@
Eingangsrechnungen
support@
Kundenservice
Aliase
Alias
Ziel
Beispiel
Alias
Ziel
kontakt@musterfirma.de
info@musterfirma.de
chef@musterfirma.de
max.mustermann@musterfirma.de
Verteilerlisten
Verteiler
Mitglieder
Beispiel
Verteiler
Mitglieder
mitarbeiter@musterfirma.de
Alle Mitarbeiter
verwaltung@musterfirma.de
Verwaltung
Freigegebene Postfächer
Postfach
Berechtigte Benutzer
Beispiel
Postfach
Berechtigte Benutzer
info@musterfirma.de
Verwaltung
rechnung@musterfirma.de
Buchhaltung
Sicherheitsfunktionen
Bitte markieren:
☐ HTTPS aktiv☐ TLS aktiv☐ DKIM aktiv☐ SPF aktiv☐ DMARC aktiv☐ 2FA aktiviert☐ App-Passwörter aktiviert
DNS Konfiguration
Eintrag
Status
MX
OK
SPF
OK
DKIM
OK
DMARC
OK
Mailclients
Bitte markieren:
☐ Outlook☐ eM Client☐ Thunderbird☐ Apple Mail☐ Nextcloud Mail☐ Smartphone
App-Passwörter
Feld
Wert
Aktiviert
Ja / Nein
Verpflichtend bei 2FA
Ja / Nein
Verwendet für
LexofficeNextcloud MailScannerDruckerMobilgeräte
Spam & Virenschutz
Feld
Wert
Spamfilter aktiv
Ja / Nein
Virenschutz aktiv
Ja / Nein
Quarantäne aktiv
Ja / Nein
Backup
Feld
Wert
Mailserver Backup
Ja / Nein
Kontrolle durchgeführt
Letzte Prüfung
Monitoring
Feld
Wert
SMTP Überwachung
Ja / Nein
IMAP Überwachung
Ja / Nein
SSL Überwachung
Ja / Nein
Bekannte Besonderheiten
Lexoffice nutzt SMTP Versand.Scanner versendet Dokumente per E-Mail.Mehrere Benutzer greifen auf info@ zu.App-Passwörter bei allen Mobilgeräten aktiv.
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:TeamBusinessMail
Dokumentationsverweise
→ TeamBusinessCloud→ Externe Zugänge→ DNS→ Backup→ Monitoring→ Benutzer
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Für jede TeamBusinessMail-Umgebung sollten mindestens Domains, Postfächer, Aliase, Verteilerlisten und die DNS-Konfiguration dokumentiert werden.
Besonders wichtig sind DKIM, SPF und DMARC, da diese direkten Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mails haben.
App-Passwörter, Scanner-Konfigurationen und Drittanbieter-Anbindungen (z.B. Lexoffice) sollten ebenfalls dokumentiert werden, da sie häufig Ursache von Supportfällen sind.

TeamBusinessDocs
Diese Seite dokumentiert die TeamBusinessDocs-Umgebung des Kunden.
Sie enthält alle relevanten Informationen zur bereitgestellten Dokumentenmanagement-Plattform, den verwendeten Funktionen, Benutzern, Speichergrößen, E-Rechnungsverarbeitung und Besonderheiten der Kundenumgebung.
Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Wartung, Updates, Erweiterungen und Fehlerbehebungen.
Plattformübersicht
Feld
Wert
Plattform
TeamBusinessDocs
Status
Aktiv / Inaktiv
Bereitstellung
IT-Systeme Glaser
Vertragsbeginn
 
Kundenserver
 
Plattformbasis
Paperless-ngx
Gebuchter Speicher
 
Erreichbarkeit
Dienst
URL
TeamBusinessDocs
 
E-Rechnungs-XML
 
Statusmonitor
 
Beispiel
Dienst
URL
TeamBusinessDocs
https://docs.kundendomain.de
E-Rechnungs-XML
über TeamBusinessDocs
Statusmonitor
https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor
Benutzer
Feld
Wert
Benutzeranzahl
 
Aktive Benutzer
 
Administratorkonten
 
Technischer Administrator
IT-Systeme Glaser
Benutzergruppen und Berechtigungen
Gruppe / Benutzer
Berechtigung
Beschreibung
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Beispiel
Gruppe / Benutzer
Berechtigung
Beschreibung
Geschäftsführung
Lesen / Bearbeiten
Zugriff auf Geschäftsunterlagen
Buchhaltung
Lesen / Bearbeiten
Zugriff auf Rechnungen
Mitarbeiter
Lesen / Bearbeiten
Allgemeine Dokumente
ITSG-Admin
Administration
Technische Administration
Speicher
Feld
Wert
Gesamtvolumen
 
Belegt
 
Frei
 
Erweiterungen
 
Beispiel
Feld
Wert
Gesamtvolumen
100 GB
Belegt
25 GB
Frei
75 GB
Erweiterungen
Storage Add-On
Dokumentenimport
Bitte markieren:
☐ Weboberfläche
☐ Importordner
☐ TeamBusinessCloud / Nextcloud
☐ E-Mail-Import
☐ Sonstiger Import
Feld
Wert
Importordner
 
Nextcloud-Anbindung
Aktiv / Inaktiv
E-Mail-Import
Aktiv / Inaktiv
Import getestet
Ja / Nein
Letzter Funktionstest
 
OCR und Volltextsuche
Feld
Wert
OCR aktiv
Ja / Nein
OCR Deutsch
Ja / Nein
OCR Englisch
Ja / Nein
Volltextsuche aktiv
Ja / Nein
Funktionstest durchgeführt
Ja / Nein
Letzter Funktionstest
 
Dokumenttypen
Dokumenttyp
Verwendung
Automatische Zuordnung
Rechnung
Rechnungen
E-Rechnungsverarbeitung
 
 
 
 
 
 
Tags
Tag
Verwendung
Automatisch
E-Rechnung
Factur-X-/ZUGFeRD-Rechnung
Ja
 
 
 
 
 
 
E-Rechnungsverarbeitung
Feld
Wert
E-Rechnungsverarbeitung aktiv
Ja / Nein
Factur-X-Erkennung
Ja / Nein
ZUGFeRD-Erkennung
Ja / Nein
Post-Consume aktiv
Ja / Nein
XML-Viewer aktiv
Ja / Nein
Rechnungsanhänge
Ja / Nein
Positivtest durchgeführt
Ja / Nein
Negativtest durchgeführt
Ja / Nein
Letzte Prüfung
 
E-Rechnungsfelder
Feld
Aktiv
Rechnungsnummer
Ja / Nein
Rechnungsdatum
Ja / Nein
Nettobetrag
Ja / Nein
Steuerbetrag
Ja / Nein
Bruttobetrag
Ja / Nein
E-Rechnungs-XML
Ja / Nein
E-Rechnungs-Anhänge
Ja / Nein
TeamBusinessCloud-Anbindung
Feld
Wert
TeamBusinessCloud vorhanden
Ja / Nein
Anbindung aktiv
Ja / Nein
Importordner
 
Zielordner nach Verarbeitung
 
Letzte Prüfung
 
E-Mail-Anbindung
Feld
Wert
E-Mail-Import aktiv
Ja / Nein
Postfach
 
Anhänge importieren
Ja / Nein
Letzte Prüfung
 
Besonderheiten
 
Backup
Feld
Wert
Backup vorhanden
Ja / Nein
Lösung
Terra Cloud Backup
Sicherungsintervall
täglich
Aufbewahrung
30 täglich + 12 monatlich
Letzte Kontrolle
 
Letzter erfolgreicher Lauf
 
Restore getestet
Ja / Nein
Die ausführliche Backup-Konfiguration wird auf der Seite Backup dokumentiert.
Monitoring
Feld
Wert
Monitoring aktiv
Ja / Nein
HTTPS-Überwachung
Ja / Nein
Speicherüberwachung
Ja / Nein
Statusseite vorhanden
Ja / Nein
Letzte Kontrolle
 
Softwarestand
Diese Tabelle würde ich unbedingt aufnehmen. Damit kannst du nach jedem Update sofort sehen, welchen Stand die Kundeninstanz hat.
Komponente
Version
Letztes Update
Bemerkung
Ubuntu Server
 
 
 
Docker Engine
 
 
 
Docker Compose
 
 
 
Paperless-ngx
 
 
 
PostgreSQL
 
 
 
Valkey
 
 
 
Tika
 
 
 
Gotenberg
 
 
 
Caddy
 
 
 
XML-Viewer
ITSG
 
 
E-Rechnungs-Parser
ITSG
 
 
Bei deiner aktuellen Referenzinstallation wäre beispielsweise Paperless-ngx 
5.2.16. Bei der Kundenvorlage würde ich die Versionsfelder aber leer lassen, damit du immer den tatsächlichen Kundenstand einträgst.
Update- und Wartungsprotokoll
Das würde ich ebenfalls fest auf jeder TeamBusinessDocs-Kundenseite vorsehen.
Datum
Komponente
Alt
Neu
Tätigkeit / Änderung
Ergebnis
Durchgeführt von
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Beispiel
Datum
Komponente
Alt
Neu
Tätigkeit / Änderung
Ergebnis
Durchgeführt von
01.10.2026
Paperless-ngx
5.x.x
5.x.x
Update durchgeführt
Erfolgreich
David Glaser
01.10.2026
E-Rechnung
–
–
Positiv- und Negativtest
Erfolgreich
David Glaser
Damit kannst du später sehr schnell nachvollziehen: Wann wurde aktualisiert? Was wurde aktualisiert? Von welcher auf welche Version? Wurde danach getestet?
Funktionsprüfung nach Update
Prüfung
Ergebnis
Datum
TeamBusinessDocs erreichbar
OK / Fehler
 
Anmeldung möglich
OK / Fehler
 
Dokumentenupload
OK / Fehler
 
OCR
OK / Fehler
 
Volltextsuche
OK / Fehler
 
E-Rechnung erkannt
OK / Fehler
 
Custom Fields gesetzt
OK / Fehler
 
XML-Viewer
OK / Fehler
 
Rechnungsanhänge
OK / Fehler
 
Normales PDF ohne Fehlklassifizierung
OK / Fehler
 
Backup
OK / Fehler
 
Monitoring
OK / Fehler
 
Das finde ich für TeamBusinessDocs besonders wichtig, weil ein Update von Paperless durchaus funktionieren kann, während beispielsweise Post-Consume oder die E-Rechnungsverarbeitung anschließend ein Problem hat.
Bekannte Besonderheiten
Datum
Bereich
Beschreibung
 
 
 
 
 
 
Beispiele:
kundenspezifische Dokumenttypen
spezielle Workflows
besondere Berechtigungen
Nextcloud-Anbindung
E-Mail-Import
individuelle E-Rechnungsverarbeitung
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.
Organisation: [Kundenname]
Kategorie: TeamBusinessDocs
Zugangsdaten, Kennwörter, API-Token und andere Geheimnisse werden nicht direkt in dieser Dokumentation gespeichert.
Dokumentationsverweise
→ TeamBusinessCloud
→ TeamBusinessMail
→ Benutzer
→ Backup
→ Monitoring
→ Externe Zugänge
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
 
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
 
Nächste Prüfung
 
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
 
Zuletzt aktualisiert
 
Aktualisiert durch
 
Dokumentationsstand
Aktuell / Prüfung erforderlich
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Für jede TeamBusinessDocs-Umgebung sollten mindestens URL, Benutzer, Berechtigungen, Speichergröße, Dokumenttypen, Importwege und E-Rechnungsverarbeitung dokumentiert werden.
Besonders wichtig ist die Dokumentation des Softwarestands. Nach Updates von Paperless-ngx oder den abhängigen Komponenten sollte zusätzlich eine Funktionsprüfung durchgeführt werden.
Änderungen an Versionen, Dokumenttypen, Tags, Custom Fields, Importwegen, E-Rechnungsverarbeitung oder Berechtigungen sollten im Update- und Wartungsprotokoll dokumentiert werden.

Microsoft 365
Diese Seite dokumentiert die Microsoft-365-Umgebung des Kunden.
Sie enthält alle relevanten Informationen zum Tenant, den Lizenzen, Administrationskonten, Sicherheitsfunktionen und den eingesetzten Microsoft-Diensten.
Die Dokumentation dient als Grundlage für Support, Lizenzverwaltung, Migrationen und Sicherheitsprüfungen.,
Tenant Übersicht
Feld
Wert
Tenant Name
Tenant ID
Standarddomäne
Erstellt am
Status
Aktiv / Inaktiv
Beispiel
Feld
Wert
Tenant Name
Muster GmbH
Tenant ID
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
Standarddomäne
musterfirma.onmicrosoft.com
Status
Aktiv
Domains
Domain
Status
Beispiel
Domain
Status
musterfirma.de
Aktiv
musterfirma.com
Aktiv
Administrationskonten
Konto
Funktion
Beispiel
Konto
Funktion
admin@musterfirma.de
Global Administrator
david.glaser@musterfirma.de
IT-Systeme Glaser
Lizenzen
Lizenz
Anzahl
Beispiel
Lizenz
Anzahl
Microsoft 365 Business Standard
7
Exchange Online Plan 1
6
Exchange Online Plan 2
1
Microsoft Copilot
1
Benutzer
Feld
Wert
Aktive Benutzer
Freigegebene Postfächer
Gruppen
Freigegebene Postfächer
Postfach
Berechtigte Benutzer
Beispiel
Postfach
Berechtigte Benutzer
info@musterfirma.de
Verwaltung
rechnung@musterfirma.de
Buchhaltung
Sicherheitsfunktionen
Bitte markieren:
☐ MFA aktiviert☐ Security Defaults aktiv☐ Conditional Access aktiv☐ Self-Service Password Reset aktiv☐ App-Passwörter deaktiviert☐ Global Admin getrennt vom Benutzerkonto
Microsoft Dienste
Bitte markieren:
☐ Exchange Online☐ Microsoft Teams☐ OneDrive☐ SharePoint☐ Intune☐ Entra ID☐ Defender☐ Copilot
Exchange Online
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Hybrid Setup
Ja / Nein
Anzahl Postfächer
SPF eingerichtet
Ja / Nein
DKIM eingerichtet
Ja / Nein
DMARC eingerichtet
Ja / Nein
Microsoft Teams
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Telefonie
Ja / Nein
Gastzugriffe
Ja / Nein
OneDrive
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Standardspeicher
Besonderheiten
Intune
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Verwaltete Geräte
Compliance Richtlinien
Ja / Nein
Backup
Feld
Wert
Microsoft 365 Backup vorhanden
Ja / Nein
Lösung
Letzte Kontrolle
Beispiel
Microsoft 365 wird aktuell nicht separat gesichert.Daten befinden sich ausschließlich in Microsoft 365.
Externe Integrationen
Bitte markieren:
☐ Lexoffice☐ DATEV☐ Teams Telefonie☐ Nextcloud☐ Outlook☐ Mobilgeräte
Bekannte Besonderheiten
Global Administrator nur für IT-Systeme Glaser.MFA für alle Benutzer verpflichtend.Copilot Lizenz für Geschäftsführung aktiv.Exchange Online wird ausschließlich für E-Mail genutzt.
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Microsoft 365
Dokumentationsverweise
→ TeamBusinessMail→ Arbeitsplätze & Notebooks→ Mobilgeräte→ Externe Zugänge→ Lizenzen & Software
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Bei Microsoft 365 sollten insbesondere Tenant-Daten, Lizenzübersicht, Administrationskonten und Sicherheitsfunktionen dokumentiert werden.
Global-Administrator-Konten sollten ausschließlich für administrative Tätigkeiten verwendet werden und immer durch MFA geschützt sein.
Änderungen an Lizenzen, Domains, Sicherheitsrichtlinien oder Administrationskonten sind zusätzlich im Änderungsprotokoll festzuhalten.

Backup
Diese Seite dokumentiert die Datensicherungsstrategie des Kunden.
Sie enthält Informationen zu eingesetzten Backup-Lösungen, Sicherungszielen, Wiederherstellungsverfahren und Kontrollmechanismen.
Die Dokumentation dient als Grundlage für Recovery-, Disaster-Recovery- und Wiederherstellungsmaßnahmen.
Backup Übersicht
System
Lösung
Status
Beispiel
System
Lösung
Status
Hyper-V Host
Veeam
Aktiv
Dateiserver
Veeam
Aktiv
TeamBusinessCloud
Terra Cloud Backup
Aktiv
TeamBusinessMail
Terra Cloud Backup
Aktiv
Backup Lösung
Primäre Backupsoftware
Bitte markieren:
☐ Veeam Backup & Replication☐ Terra Cloud Backup☐ QNAP HBS3☐ Synology Active Backup☐ Microsoft 365 Backup☐ Sonstige
Sicherungsumfang
Server
System
Backup
Virtuelle Maschinen
VM
Backup
NAS
System
Backup
Microsoft 365
Dienst
Backup
Exchange Online
Ja / Nein
OneDrive
Ja / Nein
SharePoint
Ja / Nein
Teams
Ja / Nein
Backupziele
Ziel
Typ
Beispiel
Ziel
Typ
NAS-01
Lokales Backup
Terra Cloud
Offsite Backup
Hetzner Storage Box
Cloud Backup
Backup Zeitplan
System
Intervall
Beispiel
System
Intervall
Hyper-V Host
Täglich 22:00 Uhr
Dateiserver
Täglich 22:00 Uhr
Microsoft 365
Täglich
Veeam Backup
Server
Feld
Wert
Veeam Server
Version
Lizenz
Repository
Gesicherte Systeme
HOST-HV01DC01FILE01VEEAM01
Terra Cloud Backup
Agent
Feld
Wert
Installiert
Ja / Nein
Letzte Kontrolle
Status
Gesicherte Systeme
CloudserverNextcloudMailcowDocker Umgebung
Wiederherstellung
Letzter Restore-Test
Feld
Wert
Datum
System
Ergebnis
Recovery Dokumentation
Recovery Maßnahmen werden im Kapitel:Wartungsprotokolle → Recovery Maßnahmendokumentiert.
3-2-1 Backup Regel
Bitte markieren:
☐ 3 Datenkopien☐ 2 unterschiedliche Medien☐ 1 externe Sicherung
Monitoring
Feld
Wert
Backup Monitoring
Ja / Nein
Alarmierung
Ja / Nein
Benachrichtigung an
Bekannte Besonderheiten
Veeam sichert lokale Hyper-V Umgebung.Terra Cloud Backup sichert Cloudserver.Backupkontrolle erfolgt monatlich.Jährlicher Restore-Test vorgesehen.
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Backup
Dokumentationsverweise
→ Serverliste→ NAS Systeme→ Microsoft 365→ Recovery Maßnahmen→ Wartungsverträge
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Die Dokumentation sollte unabhängig von der eingesetzten Lösung geführt werden.
Lokale Umgebungen werden typischerweise mit Veeam gesichert, Cloudserver mit Terra Cloud Backup.
Für jedes gesicherte System sollten Sicherungsintervall, Backupziel, Wiederherstellungsverfahren und letzter erfolgreicher Restore-Test dokumentiert werden.
Ein Backup gilt erst dann als zuverlässig, wenn eine erfolgreiche Wiederherstellung nachgewiesen wurde.

Monitoring
Diese Seite dokumentiert die Überwachung der Kundenumgebung.
Sie enthält Informationen zu den eingesetzten Monitoring-Systemen, überwachten Diensten, Alarmierungen und Statusseiten.
Die Dokumentation dient der frühzeitigen Erkennung von Störungen und unterstützt einen proaktiven Betrieb der IT-Infrastruktur.
Monitoring Übersicht
Feld
Wert
Monitoring aktiv
Ja / Nein
Betreiber-Monitoring
Ja / Nein
Kundenstatusseite
Ja / Nein
Alarmierung aktiv
Ja / Nein
Monitoring Systeme
Bitte markieren:
☐ Uptime Kuma☐ PRTG☐ Grafana☐ Prometheus☐ WatchGuard Cloud☐ Microsoft 365 Monitoring☐ Sonstige
Uptime Kuma
Erreichbarkeit
Feld
Wert
Betreiberseite
Kundenstatusseite
Status
Aktiv
Beispiel
Feld
Wert
Betreiberseite
https://status.kundendomain.de
Kundenstatusseite
https://status.kundendomain.de/status/kunde-statusmonitor
Status
Aktiv
Überwachte Systeme
Server
System
Status
Netzwerk
System
Status
Cloud-Dienste
Dienst
Status
Beispiel
Dienst
Status
TeamBusinessCloud
Aktiv
TeamBusinessMail
Aktiv
OnlyOffice
Aktiv
Nextcloud Talk
Aktiv
SSL Überwachung
Dienst
Überwachung
Beispiel
Dienst
Überwachung
cloud.kundendomain.de
Aktiv
mail.kundendomain.de
Aktiv
office.kundendomain.de
Aktiv
Überwachte Domains
Domain
Zweck
Beispiel
Domain
Zweck
cloud.kundendomain.de
Nextcloud
mail.kundendomain.de
Mailcow
office.kundendomain.de
OnlyOffice
talk.kundendomain.de
Talk Signaling
Alarmierung
Benachrichtigungen
Bitte markieren:
☐ E-Mail☐ Telegram☐ Microsoft Teams☐ Push Nachricht☐ SMS
Empfänger
Empfänger
Funktion
Beispiel
Empfänger
Funktion
info@its-glaser.de
Betreiber
david.glaser@its-glaser.de
Administrator
WatchGuard Monitoring
Feld
Wert
WatchGuard Cloud
Ja / Nein
Lizenz aktiv
Ja / Nein
Alarmierung aktiv
Ja / Nein
Microsoft 365 Monitoring
Feld
Wert
Tenant Überwachung
Ja / Nein
Sicherheitswarnungen
Ja / Nein
MFA Überwachung
Ja / Nein
Backup Monitoring
Feld
Wert
Backup Überwachung
Ja / Nein
Letzte Kontrolle
Alarmierung aktiv
Ja / Nein
Prüfrhythmus
Bereich
Intervall
SSL Zertifikate
Täglich
Server
5 Minuten
Webseiten
5 Minuten
Backup
Täglich
Mailserver
5 Minuten
Bekannte Besonderheiten
Kundenstatusseite öffentlich erreichbar.Betreiberseite nur für IT-Systeme Glaser.SSL Zertifikate werden automatisch überwacht.Backupstatus wird täglich kontrolliert.
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Monitoring
Dokumentationsverweise
→ Backup→ TeamBusinessCloud→ TeamBusinessMail→ Serverliste→ Externe Zugänge→ Wartungsprotokolle
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Jede produktive Kundenumgebung sollte überwacht werden.
Mindestens folgende Komponenten sollten im Monitoring enthalten sein:
Internetanschluss
Firewall
Server
NAS-Systeme
TeamBusinessCloud
TeamBusinessMail
SSL-Zertifikate
Backupstatus
Ziel des Monitorings ist die frühzeitige Erkennung von Problemen, bevor diese den Kundenbetrieb beeinträchtigen. Die Kundenstatusseite dient dabei der transparenten Information des Kunden, während die Betreiberseite für die technische Überwachung durch IT-Systeme Glaser genutzt wird.

Weitere Cloud-Dienste
Diese Seite dokumentiert alle Cloud-Dienste, SaaS-Anwendungen und externen Plattformen des Kunden, die nicht über TeamBusinessCloud, TeamBusinessMail oder Microsoft 365 abgedeckt werden.
Die Dokumentation dient als Übersicht für Support, Lizenzverwaltung, Sicherheitsprüfungen und die Verwaltung externer Dienste.
Cloud-Dienst Übersicht
Dienst
Anbieter
Verwendung
Status
Beispiel
Dienst
Anbieter
Verwendung
Status
Lexoffice
Haufe
Buchhaltung
Aktiv
DATEV Unternehmen Online
DATEV
Steuerberater
Aktiv
Dampsoft Connect
Dampsoft
Zahnarztsoftware
Aktiv
TeamViewer
TeamViewer
Fernwartung
Aktiv
Lexoffice
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Firmenname
Benutzer
Steuerberater angebunden
Ja / Nein
E-Mail Versand eingerichtet
Ja / Nein
Besonderheiten
SMTP Versand über TeamBusinessMailApp-Passwort erforderlichRechnungsversand automatisiert
DATEV
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Unternehmen Online
Ja / Nein
Steuerberater
Schnittstellen vorhanden
Ja / Nein
Dampsoft
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Serverstandort
TI Anbindung
Ja / Nein
Ansprechpartner
TeamViewer
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Lizenztyp
Geräte registriert
Benutzerkonto
Zoho
Feld
Wert
Aktiv
Ja / Nein
Verwendete Produkte
Benutzer
Beispiel
Zoho WorkplaceZoho NotebookZoho Mail
Banking Software
Feld
Wert
Produkt
Hersteller
Benutzer
Beispiel
StarMoney BusinessVR-NetWorldSFirm
Telefonie Cloud
Feld
Wert
Anbieter
Cloud TK-Anlage
SIP Trunk
Ja / Nein
Beispiel
3CXNFONPlacetelTelekom CompanyFlex
Branchensoftware
Software
Verwendung
Beispiel Zahnarztpraxis
Software
Verwendung
Dampsoft
Praxisverwaltung
Ti-Messenger
Kommunikation
KIM
Sichere Kommunikation
Beispiel Kindergarten
Software
Verwendung
KiTaPlus
Verwaltung
Little Bird
Platzverwaltung
Beispiel Pfarramt
Software
Verwendung
DRS Meldewesen
Mitgliederverwaltung
DRS Personal
Personalverwaltung
Schnittstellen
Dienst
Verbindung zu
Beispiel
Dienst
Verbindung zu
Lexoffice
TeamBusinessMail
Outlook
Microsoft 365
Nextcloud
DAVx5
DATEV
Unternehmen Online
Zugangsdaten
Zugangsdaten befinden sich in Vaultwarden.Organisation:[Kundenname]Kategorie:Cloud-Dienste
Lizenzübersicht
Dienst
Laufzeit
Bekannte Besonderheiten
Lexoffice verwendet SMTP Versand über TeamBusinessMail.DATEV wird durch externen Steuerberater betreut.Dampsoft Support erfolgt direkt über Dampsoft.Cloud-Dienste werden teilweise durch externe Dienstleister verwaltet.
Dokumentationsverweise
→ Externe Zugänge→ Wartungsverträge→ Microsoft 365→ TeamBusinessMail→ Ansprechpartner
Letzte Prüfung
Feld
Wert
Datum
Durchgeführt von
David Glaser
Ergebnis
Dokumentenstatus
Feld
Wert
Erstellt am
Zuletzt aktualisiert
Aktualisiert durch
Empfehlung von IT-Systeme Glaser
Hier sollten alle Cloud-Dienste dokumentiert werden, die geschäftskritisch sind oder regelmäßig administriert werden.
Besonders wichtig sind:
Lexoffice
DATEV
Dampsoft
Zoho
TeamViewer
Cloud-Telefonanlagen
Branchensoftware
Die Zugangsdaten werden ausschließlich in Vaultwarden gespeichert. Die Kundendokumentation dient lediglich als technische und organisatorische Übersicht.